Quel budget prévoir pour mon activité d'assistante administrative à domicile ?
Si vous lisez cet article c’est que vous souhaitez vous lancer comme assistante administrative à domicile en 2021, vous étant posée beaucoup de questions tout au long de cette année difficile, vous interrogeant sur les retombées de la crise sur votre entreprise et peut être même voulant vous extraire des ambiances moroses au travail. C’est évident, les raisons poussant le secteur du secrétariat externalisé à exploser depuis quelques années sont nombreuses, la première étant la quête de l’autonomie, la liberté du choisir ses périodes de travail et pour les plus téméraires la volonté de déplafonner les salaires et toucher de plus importantes sommes liées à leur travail. Mais avez-vous pensé aux éléments préalables nécessaires avant de quitter votre métier de secrétaire en CDI et vous lancer en indépendante ? Savez vous quel budget est nécessaire pour assurer un lancement d’activité cohérent ?
Dans cet article nous allons envisager les postes de dépenses principaux et donner une première estimation des fourchettes à envisager ainsi qu’aborder le sujet des aides à disposition possibles selon votre région et le statut choisi avec notamment des sites internet très utiles qui peuvent vous proposer des liens vers des aides adaptées.
Les postes de dépenses à intégrer dans votre business plan en secrétariat Freelance
Etant aujourd’hui mentor de plusieurs patrons de start up qui aiment partager leurs challenges, leurs questions et aborder les problèmes sous un angle ouvert, je me suis rendu compte que de nombreux entrepreneurs se lancent dans l’aventure sans avoir une once d’idée de ce qui les attend en termes de responsabilités réelles, pensant au gré des succès ultra visibles sur les réseaux sociaux que tout est plus au moins facile et vient tout seul une fois l’étape du CDI salarié quitté effectuée. Quelle erreur de penser comme tel. Si c’est le cas, je vous invite à de suite changer de braquer pour se mettre à l’esprit que l’aventure entrepreneuriale du secrétariat freelance va être difficile, pleine de challenges et qu’il faudra une sacrée dose de motivation pour poser les jalons d’une démarche saine et pérenne d’un point de vue équilibre familiale et financier.
Prenons l’exemple le plus simple du lancement d’une secrétaire en assistante administrative à domicile sous le statut micro entrepreneur. Quels sont les frais possibles de démarrage d’activité à y associer ?
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Le coût de formation pour la création d’entreprise
Evidemment vous avez accès à des organismes comme la chambre des métiers et de l’artisanat de votre région (CMA) qui vous proposera des éléments généralement de qualité. Vous y trouverez différents modules plus ou moins adaptés selon votre niveau de connaissances initial. Il faut compter entre 200 et 1000 euros selon vos besoins, potentiellement pris en charge par la région selon certaines modalités. La CMA vous aidera à monter les dossiers pour obtenir les subventions adaptées. Ici par exemple est décrit les modes de financement présentés pour la CMA de Bretagne : https://www.artibretagne-formation.bzh/financer-sa-formation avec le prix initial des stages en création d’entreprise proposés :
D’ailleurs à noter qu’aujourd’hui la plupart des secrétaires Freelance sont inviter à s’installer en tant qu’artisan et non plus libéral. L’URSSAF dirige automatiquement vers ce statut qui va automatiquement supposer un stage à l’installation de 4J dont le coût varie selon les régions.
Il existe néanmoins d’autres options plus directes, plus fines et moins onéreuses que ces stages qui ne font somme toute par l’unanimité au sein des secrétaires Freelance tant sur la le fond que sur la forme. Il faut en être conscient. Par exemple vous trouverez sur le site SIO des liens divers vers des formations dédiés aux assistantes administratives sous le statut micro entrepreneur qui vont de la création de la micro entreprise de A à Z, à la compréhension des charges sociales en micro entreprise en passant par les enjeux de la comptabilité et ses obligations sous ce statut spécifique. Le tout étant proposé pour des coûts très abordables avec une pédagogie sans nul équivalent. La formation à la création d’entreprise va vous coûter donc entre 200 et 1000 euros.
A cela s’ajoutent les formations possibles nécessaires sur tous les aspects extra compétence du métier d’assistante digitale. On pense ici à la digitalisation de l’activité, l’usage des réseaux sociaux, la compréhension de techniques de prospection, la formation aux règles de protection des données etc etc. Tout cela a un coût certain qui peut grimper très vite si l’on veut de la qualité. Vous trouverez néanmoins de nombreux modules disponibles en accès gratuit en cherchant bien sur internet. Par exemple, la CNIL propose des stages via 5 modules gratuits sur la protection des données dans le cadre d’une activité nécessitant de la prospection via internet ce qui va être le cas pour les futures secrétaires médicales, secrétaires juridiques ou assistantes administratives freelance.
Les coûts ici varient selon vos besoins. Des formations existent déjà sur les grosses thématiques de la digitalisation de l’activité. Par exemple vous trouverez la formation pour devenir assistante digitale Au Cœur du Web proposée pour un budget de moins de 500 euros et utile tant par son contenu que par l’accès à un groupe d’entraide privé qui y est proposé. D’ailleurs une bonne partie des réponses à toutes les questions que vous vous posez peuvent être trouver via des forums de télésecrétaires ou des groupes facebook d’entraide entre secrétaires privés ou publics.
Le coût des assurances et autres mutuelles :
Pour ces domaines, inutile de rogner. On comprend tous à quel point ils sont utiles. Vous pouvez donc vous rendre sur les multiples comparateurs qui existent sur le web et trouver la solution adaptée à votre activité et à la couverture désirée.
Le coût de l’encadrement juridique pour le lancement de votre activité de prestations de services
Pour l’installation sur ce métier spécifique, il faut considérer que vous allez passer d’un statut salarié confortable où les risques sont majoritairement pris par l’entreprise qui vous emploie à une position de pleine responsabilité et une poste de chef d’entreprise à rapidement adopter. Ce nouveau vous donnera des responsabilités civiles et pénales certaines au regard des enjeux des prestations que vous allez vendre et effectuer. Les questions sont nombreuses et généralement sur les forums, on retrouve des interrogations liées à la contractualisation des prestations : Comment faire le devis ? est ce que le devis suffit ? Dois-je faire un contrat ? Comment faire en sorte d’éviter les impayés ? Etc etc.
Pour faire rédiger un contrat de prestation de services pour assistante administrative autrement appelé CGV lié à votre activité de secrétaire Freelance, il faut compter environ 1500 à 2500 euros pour une rédaction faite par un avocat. A ce titre, n’oubliez pas que seuls les avocats en France et certaines professions très réglementées sont en mesure de vous proposer du conseil juridique. Dans le cas contraire on parle d’information juridique (par les juristes des assurances par exemple). Vous pouvez sinon vous procurer des modèles à adapter sur internet pour votre métier en accès payant ou gratuit mais à vos risques et périls. Ils peuvent s’avérer plus dangereux que protecteurs si mal maîtrisés par les personnes qui les portent.
Si vous souhaitez déposer votre marque de secrétaire Freelance, vous devez passer par des organismes spécifiques comme l’INPI pour la France et compter un budget de 250 euros environ (hors accompagnement avocat pour recherche d’antériorités).
Les coûts inhérents à l’activité d’assistante digitale
La vitrine digitale :
Pour digitaliser son activité il faut immédiatement penser aux frais annexes possibles liés à cette dimension digitale. On pense par exemple à la création d’un blog ou d’un site professionnel lié à votre activité pour être capable de réceptionner des demandes de devis, collecter des adresses e-mails de prospects dans le respect des règles RGPD et effectuer des démarches de relances commerciales pour vendre vos premières prestations à des clients ciblés. Sur ce domaine, attention aux arnaques ! Si vous souhaitez vendre vos prestations directement en ligne via le site internet et un système de vente comme Paypal ou Stripe, vous devez automatiquement produire des documents juridiques obligatoires comme les CGVs, une facture licite, des mentions légales, une politique de confidentialité ou encore une répertoire RGPD. Tout cela vous demandera d’assurer une conformité RGPD pas évidente et qui a un coût certain car les potentiels développeurs de vos sites internet ne connaissent presque jamais la règlementation en vigueur (99 articles de loi RGPD de 25 mai 2018). Si vous optez par exemple pour les blogs professionnels gratuits proposés sur SIO, vous pouvez commencer à gagner en visibilité sans complications juridiques contraignantes. Gardez malgré tout en tête qu’un site internet coûte entre 800 et 1500 euros pour une version simple dite site vitrine sur un CMS comme Wordpress. Pour une mise en conformité RGPD, il faudra compter au bas mot 1000 euros.
Enfin, pour ce qui est du site, n’oubliez pas les frais inhérents à ce produit que sont le prix du nom de domaine environ 20 euros par an et les frais d’hébergement entre 50 et 150 euros par an. Renseignez-vous auprès de votre webmaster pour obtenir les meilleurs options.
Le référencement naturel dit SEO
Avoir un site internet bien construit et conforme au RGPD c’est une superbe étape. Avoir un site visible dans les moteurs de recherche pour être contactée par ce biais, c’est encore mieux. C’est souvent l’image de la Ferrari avec un moteur de 2CV. C’est inutile. Donc autant réserver un certain investissement sur le pilier fondamental du référencement naturel local sur votre ville en priorité et sur la cible voulue. L’investissement ici sera vu à la fois de manière financière (si besoin d’avoir recours à un expert) ou temporelle car il faudra dans tous les cas de figures y accorder un temps qualitatif certain. Pour maîtriser les bases du référencement naturel, vous pouvez suivre les cours proposés sur le site SIO ou encore vous rendez sur des sites de référence qui traitent du sujet comme Abondance d’Olivier Andrieu. Pour un départ sur cette thématique du référencement naturel, je vous conseille d’opter pour un blog gratuit proposé aux adhérents du site SIO dont l’architecture à été imaginée intégralement pour faciliter le référencement naturel pour ses utilisateurs. Vous pourrez ainsi vous rapprocher des meilleures méthodes qui existent sur cette expertise, à moindre coût.
Le logo
Un des éléments fondamentaux de votre visibilité à appliquer sur tous vos supports de communication va être votre logo. Un logo unique peut donner de la valeur à votre entreprise et peut (et on l’oublie souvent) peut également protéger vos créations. Attention. Si vous voulez vraiment faire valoir l’argument juridique avec votre logo, il convient de créer un logo absolument unique et éviter les plateformes de type Canva, certes pratiques mais qui proposent les mêmes solutions à tout le monde. Difficile d’être unique dans ce cas. Il est donc fortement conseillé de passer par un graphiste professionnel tout en demandant lors de votre négociation la cession des droits d’auteur du logo (droit d’auteurs). Pour un logo de bonne facture et unique il en ira d’une enveloppe moyenne de 600 euros environ.
L’inscription à des plateformes de visibilité pour secrétaires indépendantes
Bien évidemment lorsque vous débutez, vous allez rapidement comprendre que toutes les aides possibles en matière de visibilité et création de réseau sont bonnes à prendre. C’est ce que proposent les plateformes générales ou spécialisées de Freelance. Les prix et les intérêts sont très variables. En ce qui concerne SIO, l’accès à la plateforme de référencement et les outils comme le FORUM ou le chat entre secrétaires sont proposés pour un prix de 14.90 euros mensuel HT à prévoir dans votre budget. Coût somme toute raisonnable au regard des services proposés.
L’inscription à des systèmes d’auto répondeur :
Pour effectuer une prospection de qualité et conforme aux règles RGPD, vous pouvez passer par des outils spécialisés qui intègrent des systèmes de CRM et d’emailing automatisés pour gérer votre prospection de manière optimisée. En la matière, le meilleur rapport qualité prix du marché est sans conteste Système.io. Cet outil de prospection parfait pour les secrétaires Freelance qui débutent regroupe tout ce dont vous aurez besoin : Création de landing page pour votre prospection avec pages de récupération d’adresses email, pages de vente, système de vente incrémentale, système de newsletter, possibilité de faire des webinaires et j’en passe. Une solution extrêmement pratique et bien pensée pour les néo entrepreneurs du digital. Pour un forfait de base, il faudra compter une enveloppe de 22.50 euros par mois.
Votre matériel
Comme dans toute profession, vous allez devoir vous équiper si ce n’est pas déjà fait. Et contrairement au statut salarié où l’entreprise se doit légalement de vous fournir tout ce qui est nécessaire à la pratique de votre métier, ici c’est vous qui devez faire le job. Et ca change tout. Le métier d’assistante digitale va vous amener à devoir faire des créations visuelles, de la transcription audio, des sauvegardes de fichier, etc etc et qui engendre potentiellement des coûts. Parmi les principaux postes de dépense en la matière on peut citer : La connexion internet Fibre (30 euros par mois), un bon PC (entre 400 et 800 euros), des clés de stockage (15 euros), une chaise de bureau confortable, un écran de confidentialité si vous êtes amenée à travailler dans des endroits ouverts (40 euros). A cela s’ajoutent des éventuels coûts de licences logiciels comme la suite Office ou des solutions particulières dédiées à votre activité (Ubicentrex par exemple pour la partie permanence téléphonique à 89 euros par mois, très plébiscitée par les secrétaires qui en font leur spécialité).
Vous l’aurez compris, s’installer comme assistante administrative à domicile n’est pas une décision à prendre à la légère en ce sens qu’elle suppose avoir connaissance de coûts certains qu’il va falloir prendre en charge pour démarrer son activité dans de bonnes conditions. Pour vous aider à chiffrer la viabilité de votre entreprise, vous pouvez vous appuyer sur un modèle de business plan pour activité de secrétaire indépendante.
Les aides pour vous aider dans votre installation de secrétaire indépendante
Fort heureusement, en face de ces nombreuses charges se présentent quelques fois de bonnes nouvelles pour nous aider dans les premiers pas de l’activité de secrétaire Freelance. Il existe des sites d’une qualité remarquable pour trouver des ressources appropriées à votre statut et comprendre votre accès potentiel à certaines aides. En la matière il est recommandé de visiter :
https://les-aides.fr/
https://www.aides-entreprises.fr/
En espérant que tous les éléments introduits ici aient pu aider une bonne partie d’entre vous. Pour toute question, n’hésitez pas à laisser un commentaire.
