Le matériel et les logiciels à avoir pour débuter comme secrétaire indépendante

Quel matériel indispensable pour débuter comme secrétaire indépendante depuis son domicile ?

Mise à jour :

Cliquez ici pour une mise à jour des top logiciels bureautique à connaître pour l'activité d'assistante virtuelle en 2023.
Cliquez ici pour un guide sur l'activité d'assistante virtuelle. 

Se créer un espace bureau chez soi pour ne pas être dérangée et rester concentrée

Travailler comme secrétaire freelance depuis chez toi peut faire rêver, mais on n’imagine pas toujours les perturbations incessantes auxquelles on s’expose. Le confinement lié au COVID s’est avéré révélateur en la matière, de nombreux actifs ont découvert pour la première fois le télétravail et les dérangements liés au bruit de fond, aux enfants qui jouent dans la même pièce et qui empêchent les réunions Teams avec les collègues, l’obligation de poser son ordinateur sur le plan de travail de la cuisine … et j’en passe. On l’aura compris, il faut donc apprendre à mettre en place une certaine routine de travail pour évoluer de cette nouvelle manière et obtenir des résultats convaincants. Parmi les indispensables sur la création de ce cadre de travail général au sein de son chez soi, on notera :

Une bonne chaise
Une bonne chaise ergonomique de bureau aura des accoudoirs, un soutien pour les lombaires, un dossier réglable notamment. 

Une bonne lampe du bureau
Une bonne lampe du bureau doit permettre d’ajuster la luminosité selon l’état de fatigue et le type de travaux effectués avec  un mode lumière naturel pour ne pas trop exciter la rétine avant de dormir.

Un ballon
En alternative à la chaise et pour favoriser les exercices une pratique répandue dans les grandes entreprises consiste à proposer des Swissball ou chaise d’équilibre. 

Une souris ergonomique
Ca ne paraît rien mais sur le long terme, une bonne souris ergonomique peut vous éviter de sérieux problèmes de motricité au niveau du poignet. N’oubliez pas que vous travaillez plusieurs heures par jour dans la même position sur des actions ultra répétitives.

Un tapis de souris ergonomique
Le tapis de souris ergonomique peut aussi faire toute la différence dans le choix du matériel de secrétaire. En effet un repose-poignet intégré permettra d’éviter des douleurs 

Le matériel indispensable à l’activité de secrétaire indépendante

Une fois le cadre de confort et l’environnement de travail crée pour votre activité d’assistante digitale, il convient de s’intéresser au matériel utile spécifiquement dédié à ce métier et les options sont nombreuses.

Un bon ordinateur portable
En tant que secrétaire freelance vous allez être amenée à évoluer depuis chez vous ou sur site avec selon les dispositions votre matériel à déplacer. Pensez donc à l’acquisition d’un bon ordinateur portable 13.3 pouces qui permettra un usage de la bureautique fluide. 

Vous pouvez également penser à la taille de l’écran. Les goûts et usages sont à prendre en compte ici. Le standard du marché est plus aux alentours des 14 pouces mais certaines préfèreront un écran plus large et un ordinateur portable 15.6 pouces performant.

Un sac pour transporter votre matériel en sécurité
La priorité est ici d’opter pour un sac à dos et non une sacoche de telle sorte de pas créer des soucis d’éventuelles tendinites sur le long terme. Optez pour un sac de transport suffisamment large par rapport à la taille de votre ordinateur  et imperméable.

Une bonne imprimante professionnelle
Le choix de l’imprimante va être crucial pour votre activité de secrétaire indépendante, notamment si vous souhaitez proposer l’impression de dossiers dans votre panel de services. Si tel est le cas vous seriez avisée de penser à une imprimante professionnelle Brother Laser et multi chrome. 

Si l’usage est plus limité, une imprimante à jet d’encore classique mais performante peut très bien faire le job.


Un casque pour les télésecrétaires  
Pour le casque qui reste un pilier du matériel de l’assistante administrative, pensez à un casque libre et donc Bluetooth avec l’option réduction de bruit environnent pour pouvoir effectuer des appels même dans un environnement pas 100% insonorisé. Trouvez donc un bon casque adapté au secrétariat à domicile.

Un écran de confidentialité
Vous le savez, la secrétaire freelance est soumise à confidentialité, point acté dans ses conditions générales de prestations de services.  Cet écran doit donc vous permettre de travailler depuis chez votre client ou dans un espace plus ouvert comme un open space sans avoir à vous soucier des regards indiscrets. Cet écran de confidentialité 15.6 pouces est très utilisé par les commerciaux, habitués à travailler dans le train par exemple. La version écran de confidentialité 13.3 pouces est également disponible.

Des clés USB de stockage externes.
C’est la base absolue. Pensez à vous faire un stock de clés USB de stockage dans le cas où votre client ne serait pas encore habitué à utiliser les solutions de cloud ou espaces de stockage virtuels. Un lot de 5 clés USB 16GO devrait suffir au départ, en attribuant une clé par type de client par exemple. 

Un tampon encreur personnalisable
Pour signer vos contrats et officialiser certains actes, vous aurez besoin de tampons encreurs encore exigés par certains clients. Un bon tampon encreur n’est pas si cher et peut s’avérer très utile. 

Le kit de retranscription audio si vous en faites une de vos prestations
Selon vos habitudes et votre confort, vous allez quelque fois préférer faire vos retranscriptions audio  à l’aide d’un pédalier. Le Kit de retranscription audio est un système numérique crée pour rendre la retranscription simple et intuitive. Une pédale de commande au pied ergonomique permet de contrôler toutes les fonctions de transcription et de restitution de la voix en texte tout en gardant les mains libres pour une saisie continue,  geste qui reste très apprécié des spécialistes de la retranscription audio. Ce kit est livré avec un logiciel de flux de travail SpeechExec pour une gestion améliorée des données et fonctionne sur PC et MAC. SpeechExec va gérer le flux de fichiers de dictée et autres documents entre l’auteur et le transcripteur afin de suivre l’avancée du travail. Vous pourrez également y configurer les flux et documents prioritaires pour une meilleure organisation de vos missions.

Une fois que l’acquisition du matériel de secrétaire est établie, il ne faut pas négliger les différents outils virtuels et licences nécessaires pour travailler avec confort et fiabilité sur son activité de secrétaire indépendante.

Les solutions et logiciels utiles pour l’activité de secrétaire indépendante.

La solution office, incontournable
La suite Microsoft office business standard propose des logiciels très utiles comme word, excel, powerpoint (pour soigner vos présentations externes), Outlook (solution de messagerie), One Drive (solution de stockage virtuel et partage de liens facilité), Microsoft Teams très utile pour les webinaires ou conférences de débrief, Onenote ou encore Sharepoint. Un must. 

Un bon antivirus pour protéger vos données et celles de vos clients
Au niveau des anti-virus plusieurs solutions existent comme Norton, McAfee et bien d’autres. Mais les spécialistes ont tendance à désigner Kaspersky comme étant la solution du meilleur rapport qualité protection-prix. Ce logiciel vous protégera contre les virus, les intrusions pour demandes de d’argent, vous protégera contre l’hameçonnage, l’espionnage et sécurise les données bancaires lors de vos achats en ligne.

L’option de stockage en ligne Google Drive
Vous pourrez très bien utiliser des liens Microsoft One Drive pour partager des fichiers avec vos clients. Avec Google Drive, vous avez accès à 15 GO de stockage gratuits, un espace utilisé par Gmail, Google photos et donc très optimisé pour Google.

Ubicentrex, l’outil parfait pour se lancer en permanence téléphonique
Cette solution logicielle permet aux secrétaires indépendantes de proposer des prestations de gestions des agendas et permanence téléphonique à leurs clients.  C’est donc un véritable logiciel de standard téléphonique que peut s’utiliser avec une bonne connexion internet et un casque. Vous pourrez également profiter de la fonction d’agenda partagé pour gérer les agendas de tous vos clients (créneaux, notices spécifiques, coordonnées contacts, rappel de rendez-vous par SMS ou tél). Autre point fort, la facturation des clients se génère automatiquement en fonction des paramètres pré établis (à la minute, à l’appel ou au forfait). 

Une solution pour signer vos documents et établir la preuve juridique
Les solutions comme la signature sur PDF sont reconnues mais connaissent des limites. Pour assurer des signatures conformes juridiquement, vous devez faire appel à des procédures de signatures de documents électroniques.

Un bon logiciel de gestion gratuit pour éditer vos devis et factures
Beaucoup de solutions payantes existent mais allons à l'essentiel. Ici la solution de gestion Henrii représentera pour les micro-entrepreneurs le meilleur compromis. Totalement gratuit et totalement adapté aux ME, TPE, PME Henrii sera votre meilleur atout des débuts pour éditer vos devis et factures. 


Un superbe outil pour héberger vos vidéos - parfait pour les organismes de formation Qualiopi

Cet plateforme de vente de formations est accessible, simple d'usage et parfaite pour toute personne disposant d'un savoir et souhaitant le vendre sur internet. De plus son ergonomie permet de se conformer facilement aux exigences du Qualiopi. 

Vous voilà prête pour commencer votre activité avec le bon matériel de secrétariat. Pour aller plus loin et préparer intégralement votre début et vous donner toute la confiance nécessaire, vous pouvez penser à :

Un modèle d'analyse de business pour créer son business plan (CANVAS) 
Un modèle de CGV sécurisant pour votre activité de secrétaire indépendante
Une formation sur la création de micro-entreprise pour les entrepreneurs
Un modèle de contrat de sous-traitance pour sous-traiter votre surplus d’activité
Un modèle de fiche de prospection clients
Un Logo de secrétaire indépendante unique et en ligne avec votre spécialité

Pour voir cet article en vidéo, accédez à la chaîne youtube SIO pour des conseils précieux dans votre aventure entrepreneuriale.

Si cet article vous a été utile, merci de le signaler en commentaire et de le partager via les boutons de partages réseaux sociaux situés sur la gauche de l’écran.