Les risques de la sous-traitance administrative à une secrétaire indépendante

Les principaux risques de la sous-traitance à une secrétaire administrative indépendante 

1. Ne pas savoir définir son besoin très clairement

Par expérience, dans des cas de prestations de services lorsque des entreprises ou des entrepreneurs individuels font appel à des free-lances, il se pose l’épineuse question de la définition du besoin autrement appelé « brief ». Lorsque celui-ci a été réalisé avec minutie et  le juste niveau d’expertise et de discipline, il est beaucoup plus simple de traduire ce brief en besoin et donc de créer un devis cohérent qui viendra enrichir la discussion voire même la négociation avec votre prestataire. Néanmoins cette bonne pratique est très loin de faire légion et les futurs co-contractants se retrouvent très souvent dans une simulation d’exercice de devis basé sur des informations peu fiables et intangibles ce qui complexifie infiniment la tâche et peut être source de grosses désillusions.

Dans le cas du secrétariat freelance, l’issue la plus probable à ce type de situation est de souscrire à un forfait de plusieurs heures, ne sachant pas réellement expliquer votre besoin. La désillusion risque fortement d’être au rendez-vous. Plus la description du besoin sera floue et peu précise, plus la secrétaire administrative devra rivaliser d’ingéniosité pour comprendre celui-ci, le définir et tout mettre en oeuvre pour trouver des réponses à des questions indirectes. Ne soyez pas surpris d’avoir moins de travail de fait que vous pensiez dans le temps convenu. 

2. Ne pas signer de conditions générales de prestations de services et de devis

Eu égard à la situation précédemment décrite, on comprend bien que la situation peut se tendre assez rapidement. Les discussions peuvent porter sur une prolongation des forfaits prévus, une éventuelle déception sur la qualité des prestations proposées au regard du brief donné ou encore une demande de baisse de prix en cours de prestation. Tous les cas possibles doivent être envisagés par la mise en place formelle d’un cadre juridique.

On l’oublie trop souvent, mais le simple fait d’entrer dans un taxi et lui demander de nous amener d’un point A à un point B fait acte de contrat. Signer n’est pas toujours un impératif contrairement à ce que l’on pense. Ainsi donc le fait de signer des documents vient formaliser un cadre qui pourrait ouvrir des dérives dramatiques si l’une des parties venait à être de mauvaise foi.

Sans même parler de cas difficile, signer des conditions générales de prestations de services et un devis avant toute prestation de secrétariat freelance propose un cadre de confiance et de professionnalisme rassurant pour les deux co-contractants. 

3. Employer un vocabulaire d’entreprise trop insistant

Signer un contrat de CGS avec la secrétaire administrative choisie ne vous épargne pas de respecter des règles inhérentes aux relations entre sociétés et professionnels en free-lance. En effet, la tentation d’engager des assistantes virtuelles sous contrat freelance et les considérer comme des nouveaux membres de ses équipes salariées est très grande en ce sens qu’on y voit un grand avantage lié à l’absence de contrat de travail, des charges beaucoup moins élevées, l’absence de besoin en formation et des résultats très souvent tout aussi impeccables.

Mais il ne faut pas s’y tromper, parler à une secrétaire indépendante comme à votre salariée, exiger des livrables précis, mettre de la pression ou encore imposer des heures est quelque chose à éviter impérativement. En effet, une secrétaire freelance est une prestataire de service en entreprise individuelle ou en société, elle ne vous doit absolument rien. Vous signez avec elle un contrat que chaque partie s’engage à respecter mais votre relation s’arrête là. Elle doit être en mesure et en capacité d’évoluer en autonomie pour délivrer la prestation qui répond à un besoin que l’entreprise mandataire aura formulé.

Les cas de jurisprudence ne manquent pas en ce qui concerne la demande de qualification des différents contrats de prestations de services en CDI pour ces raisons précises. Faites donc très attention au vocabulaire que vous utiliserez pour échanger avec les professionnels du secrétariat administratif. Chaque partie se doit le respect et être considéré comme un professionnel indépendant. 

4. Essayer d’en avoir plus après signature

Enfin, l’un des pièges souvent constatés avec les prestataires en freelance est la demande incessante des co-contractants sur des ajouts qui viennent se greffer en sus de devis et se formuler de manière informelle pour obtenir toujours plus de la part du prestataire. Au delà d’être une pratique malhonnête, c’est également une pratique dangereuse. En effet, vos liens avec la secrétaire indépendante risquent fortement de se détériorer, cette dernière observant des attitudes peu respectueuses de leur valeur ajoutée et du coût de leur travail. Une relation entreprise - secrétaire freelance efficace et respectueuse peut délivrer bien plus de valeur que la bassesse de pratiques trompeuses dont l’effet du gain immédiat s’apparentera au final plus à une illusion qu’un fait. 

En espérant que ces quelques règles et exemples pourront être utiles pour bâtir une relation entre co-contractants respectueuse et efficace pour délivrer toujours plus de valeur à l'ensemble des acteurs de la prestation.