Contracter avec une secrétaire indépendante : Quel risque de requalification en CDI ?

Quels avantages une société a-t-elle à faire appel à une secrétaire indépendante ?

Les avantages à faire appel à une assistante administrative en Freelance sont nombreux pour une société et ce peu importe sa taille. En effet, il pèse sur ces dernières un poids administratif certain et des charges liées aux contrats de travail classiques. Dans le cas d’un contrat de type CDI, le droit du travail français s’applique et impose un certain nombre d’obligations sur l’employeur : obligations administratives, obligations liées au cadre de travail, charges importantes et difficultés certaines à se séparer des profils difficiles de par les engagements contractuels réciproques (risque de licenciement abusif). Le CDI est donc aujourd’hui un type de contrat qui, s’il peut être évité, va l’être volontiers au profil des secrétaires freelance qui sont capables d’effectuer des prestations de qualité et d’apporter leur expertise pour répondre à des pics d’activité ou besoins ponctuels assurant une rémunération au regard d’un travail effectué en toute consistance. On paye pour la prestation convenue et c’est tout. 

Néanmoins, on constate de nombreuses dérives qui tendent à montrer que les relations effectives entre le freelance et la société mandataire sont de nature à penser un lien de subordination. Dans ce cas de figure, il y a de sérieux risques de requalification en contrat de travail si le dossier est porté aux prud’hommes. Contrairement à ce que l’on pense, ce lien n’est pas l’unique résultat d’une potentielle dépendance économique de la secrétaire indépendante vis-à-vis d’un unique client, c’est à fortiori le cas au départ de l’activité. Même si cette dépendance doit être évitée au maximum avec des règles de vigilance, le lien de subordination peut être démontré par un faisceau d’indices qui peuvent être divers comme l’obligation du freelance de travailler dans les locaux du co-contractant, le respect des heures de travail de l’entreprise, la fixation des tarifs de l’indépendant par l’entreprise, et d’autres pratiques sur lesquelles nous reviendrons dans cet article.  

Quels sont les risques liés à la requalification en contrat de travail ?

Sur le volet civil, ils sont nombreux, à commencer par les conséquences prud’homales qui engloberaient les rappels de salaire, d’indemnités compensatrices de préavis, d’indemnité légale ou conventionnelle (si convention collective) de licenciement, l’indemnité pour licenciement sans cause réelle et sérieuse, l’indemnité forfaitaire de 6 mois de salaire pour travail dissimulé, les rappels d’heures supplémentaires et l’application du statut conventionnel (source editions-legislatives.fr).

Sur le plan pénal, les peines peuvent aller jusqu’à 500 000 euros pour les personnes morales et dix ans d’emprisonnement sous certaines conditions.

Enfin, l’URSSAF effectue des redressements des cotisations en appliquant des majorations de retard.

On comprend donc bien qu’il s’agit ici de ne pas jouer avec le feu et d’appliquer les bonnes pratiques lorsqu’on cherche à « recruter » un freelance pour ses compétences. 

Comment éviter le risque de requalification en CDI lorsqu’on traite avec une secrétaire administrative freelance ?

Le fait de contacter avec un freelance n’est pas dangereux si on le fait dans les bonnes règles. Il faut bien comprendre ici qu’on fait appel à une personne qui a un savoir faire spécifique et qui peut donc délivrer une prestation de services en toute autonomie. Il est donc important d’être vigilant sur différents angles, d’autant que le faire qu’une secrétaire freelance évolue depuis son domicile n’épargne en rien le risque juridique de requalification de la prestation en contrat de travail si les bonnes attitudes ne sont pas adoptées.

Soignez les mots employés et les attitudes adoptées

Lorsque vous traiter avec votre secrétaire freelance, évitez les termes liés aux rapports de subordination comme par exemple le mot « tâche » au profil du « prestation ». De la même façon parlez de « besoin » plutôt que de « devoirs ou d’instructions ». En effet, l’assistante freelance est missionnée pour délivrer une prestation et non pour remplacer une salariée.

Au-delà des simples mots qui pèsent déjà beaucoup sur le plan juridique, il est important de comprendre que les attitudes peuvent parler. Par exemple, un chef d’entreprise qui aurait tendance à demander sans cesse des comptes et à justifier d’une sorte de pouvoir de sanction (pression pour finir plus tôt …) aurait une attitude complétement déplacée vis-à-vis de la nature du contrat de prestations qui lie les deux co-contractants. D’autres manières plus nobles et adaptées peuvent répondre au besoin de visibilité sur la progression par rapport à une mission comme par exemple le fait de préciser dans le devis des tranches de livrables qui sont comme des points de validations intermédiaires ou encore poser la question de la capacité du freelance à intervenir pour effectuer la prestation dans le temps imparti.

Assurez - vous que la mission soit correctement définie et claire pour les deux parties.


Clarifier le contrat de prestation de services

Le premier réflexe à avoir si vous devez contracter avec une secrétaire indépendante pour des missions d’externalisation administrative, c’est de définir avec précision le périmètre de la prestation à effectuer (quel volet du secrétariat administratif, quel type de livrable …).
-Sa durée, avec la possibilité dans le cadre d’une prestation plus complexe et longue d’inclure des tranches de livrables dans le contrat afin de garantir l’autonomie de la prestataire.
-Les conditions de facturation doivent être explicitées pour caractériser la mission
-Les modalités de renouvellement ou de résiliation de la prestation (source tlmr-avocats).

Evitez l’exclusivité et assurez vous de l’indépendante économique de la secrétaire freelance

On le sait, le statut micro-entrepreneur est très présent sur le métier d’assistante administrative. C’est un statut qui peut s’avérer relativement précaire à ses débuts il faut donc être particulièrement vigilant. La jurisprudence définit la dépendance économique comme une situation dans laquelle «  une entreprise se trouve dans l’impossibilité de substituer à son donneur d’ordre un ou plusieurs autres donneurs d’ordre lui permettant de faire fonctionner son entreprise dans des conditions techniques et économiques comparables.”
Dans les faits, cette dépendance économique s’entend comme la concentration d’une majorité du chiffre d’affaires sur une minorité de clients (source freelances.com).

Attention toutefois, l’entreprise qui contracte n’est pas l’unique responsable. En effet, la partie dépendante (dans l’exemple la secrétaire freelance) doit tout mettre en œuvre pour diversifier sa clientèle et ses stratégies commerciales afin de ne pas se retrouver dans cette situation (participation à des plateformes de visibilité comme SIO, prospection, etc etc).

Enfin, il est important de mentionner que la longévité des contrats peut avoir de l’importance en ce sens qu’un contrat qui se développerait peut prendre de l’ampleur dans une relation B2B sans en prendre totalement conscience de telle sorte qu’il devient parfois exclusif. Il est donc important d’échanger en amont sur l’indépendance économique des parties.

Si vous avez des doutes sur les pratiques à adopter, vous pouvez consultez un avocat spécialisé qui saura proposer un cadre fiable à la relation des co-contractants.