Travailler à domicile comme secrétaire indépendante - les 10 bonnes habitudes à mettre en place

Cet article s’adresse à toutes les néo secrétaires indépendantes ou secrétaires confirmées devant accentué leur présence à domicile dans le cadre des règles d’hygiène recommandées par l’état suite à la crise du COVID 19. Il est également très ciblé pour les personnes qui passent du statut salarié à celui d’autoentrepreneur.

Travailler efficacement à domicile peut être un défi. Il y a des tonnes de distractions, moins de responsabilité et moins de communication que lorsque vous travaillez au bureau. Mais cela ne veut pas dire que c'est impossible. Il existe de nombreuses façons de travailler de manière productive, quel que soit l'endroit où l'on se trouve.

Que vous travailliez à la maison tous les jours, plusieurs fois par semaine, ou même si vous travaillez simplement à la maison pendant que vous vous rétablissez d'une maladie, ces conseils peuvent vous aider à tirer le meilleur parti de vos heures de travail à distance. Vous n'en reviendrez pas de tout ce que vous pouvez faire en une journée !

1. Respectez les horaires de travail habituels

Horloge de travail à domicile

C'est la première étape pour assurer la productivité tout en travaillant à domicile. Il est tentant de se donner une flexibilité totale quant au moment où l'on commence, où l'on prend des pauses et où l'on s'arrête. Mais vous vous rendez un mauvais service si vous ne vous efforcez pas de faire preuve d'une certaine cohérence. En vous fixant des horaires cohérents, vous vous rendez compte à vous-même et à votre patron. Cela vous permet d'avoir plus de chances de faire tout votre travail et de vous contacter plus facilement.

Voici les facteurs importants à prendre en compte lorsque vous établissez un horaire de travail à domicile pour votre activité d’assistante Freelance.

-          Les heures où vous devez rester joignable en cohérence avec le type de mission réalisée.

-          Les heures d’ouvertures ou de présence des personnes que vous devez contacter dans le cadre de la mission

-          Les heures auxquelles vous savez que vous êtes au sommet de votre productivité.

Attention soyons bien clairs. Cela ne signifie pas que vous devez travailler de 9h à 17h tous les jours. Vous devez travailler aux moments de la journée où vous êtes le plus productif. Cependant, il est bon de savoir quand votre patron et dans notre cas le mandataire a vraiment besoin que vous soyez au travail. Par exemple, il peut être important que vous consultiez vos e-mails chaque matin ou que vous soyez disponible par téléphone l'après-midi. Sinon, choisissez des moments de la journée où vous avez le plus de chances de travailler. Communiquez ces heures de disponibilité à toute personne qui pourrait avoir besoin de vous contacter, et vous serez en route pour des journées de travail productives et régulières.

2. Séparez le temps de travail et le temps personnel

Tout comme il est important de travailler efficacement au bon moment de la journée, il est important de vous accorder du temps libre pour garder un bon équilibre. Si vous vous fixez une heure de fin de journée à 18H par exemple car vous considérez que passer cette heure il est important d’accorder une plus grande attention à la famille, respectez votre engagement personnel ! Dans le cadre d’une activité de secrétaire indépendante nouvellement crée avec la découverte finalement du travail à domicile, le fait de s’imposer des règles est absolument primordial pour garer un équilibre familial sain et une gestion de votre activité efficace.

3. Planifiez votre flux de travail

Planificateur de travail à domicile

Un moyen sûr de maintenir la productivité est de planifier intelligemment sa journée de travail. Avant même de commencer à travailler, assurez-vous de savoir quelles sont vos priorités pour la journée, combien de temps vous pensez qu'il vous faudra pour tout faire et sur quoi vous travaillerez si vous avez du temps supplémentaire.

Il vous sera peut-être utile de prendre quelques minutes avant de vous coucher pour planifier le lendemain et respecter vos engagements contractuels vis-à-vis de votre mission signée. Vous trouverez peut-être que vous dormez mieux sans avoir le stress de la planification en arrière-plan. Si vous trouvez que planifier avant de vous coucher vous tient éveillé, essayez de planifier votre journée en prenant votre petit-déjeuner ou en faisant de l'exercice avant le travail.

Dans votre planification, tenez compte de ce qui suit :

-Garder le cap de l’objectif ultime fixé par votre mandataire. Celui-ci doit évidemment être mesurable et factuel.

-Effectuez d'abord les tâches les plus prioritaires

-Planifiez votre journée en fonction de vos cycles naturels - faites le travail le plus difficile lorsque vous avez le plus d'énergie tout au long de la journée

Prévoyez des récompenses et des pauses tout au long de la journée. En effet, à chaque challenge il est toujours bon de savoir se donner un petit plaisir pour mécaniquement inviter notre cerveau à vouloir se dépasser pour continuer à obtenir ce reward interne. C’est psychologique mais ca marche très bien .

4. Savoir faire la juste pause intelligente.

Collation au travail à domicile

Si vous avez suivi la dernière étape, alors vous aurez déjà prévu des pauses pour vous tout au long de la journée. Veillez à vous lever de votre bureau pendant ces pauses - prenez l'air, prenez une collation saine et parlez avec un autre être humain si possible. Toutes ces activités vous aideront à vous remettre en forme, à faire circuler votre sang et à vous préparer à la prochaine série de tâches.

Soyez productifs !

Essayez de planifier à l'avance la façon dont vous allez passer vos pauses, afin d'avoir quelque chose à attendre avec impatience, rendez les excitantes !  Veillez à décider du temps que vous passerez en pause, afin de ne pas être trop distrait. Dix à trente minutes sont idéales pour les pauses plus courtes, et une heure ou deux sont parfaites pour le déjeuner. Et clairement c’est pas toujours facile de s’octroyer le juste timing lorsque l’on est habitué à la cadence du salariat dans les métiers administratifs. Votre nouvelle routine d’indépendante en externalisation administrative doit réellement être emprunte de discipline pour prendre les bonnes habitudes.

5. Habillez-vous comme si vous étiez au travail

Vêtements de travail à domicile

N’oublions pas en effet que deux configurations existent dans la fiche métier de secrétaire administrative à domicile. Soit vous travaillez depuis chez vous mais restée susceptible d’être contactée par un partenaire ou le mandataire en vidéoconférence, soit vous vous déplacez dans les bureaux du client comme prévu par votre mission. Dans tous les cas de figure, il est prouvé que les vêtements jouent sur la psychologie et notre capacité à trouver la bonne énergie selon la situation. On à tous en tête le travail du commercial. Que serait-il sans son costume ? Ne lui confère-t-il pas une certaine puissance interne sur laquelle joue beaucoup de spécialistes du comportement pour décrire la « power pause », cet instant où l’on s’arrête et on se dit que l’on est irrésistible pour in fine et par effet placebo réellement trouver une nouvelle énergie créatrice.

6. Créer un bureau à domicile

Travail à domicile

Il peut être tentant de travailler depuis votre canapé, votre fauteuil ou même votre lit, mais cela peut nuire considérablement à votre productivité. Essayez de toujours travailler depuis une pièce, un bureau ou une chaise fixe, pour dire à votre cerveau qu'il est temps de travailler et non de se détendre. Pour vous assurer d’avoir le nécessaire chez vous pour débuter comme télésecrétaire et le matériel ou les fournitures de l’assistante Freelance, vous pouvez vous référer à cette liste des indispensables commandables facilement sur une plateforme en ligne comme Amazon.

Vous vous sentirez probablement plus alerte, plus confiant et plus organisé. Essayez d'installer un bureau où vous travaillez toujours. Installez-vous dans un fauteuil confortable et confortable, un bureau spacieux et des outils de travail stables. Veillez à personnaliser votre espace. Après tout, vous y passerez beaucoup de temps !

7. Evitez de vous laisser troubler par des présences annexes (famille ou colocataires).

Travailler à domicile pour les enfants

Pour être efficace, le travail à domicile est une question de limites, comme nous l'avons déjà dit. Cela signifie également qu'il faut fixer des limites pour les enfants, les animaux domestiques et votre conjoint ou vos colocataires. Essayez de les encourager à vous laisser tranquille pendant que vous travaillez afin que vous puissiez rester concentré.

Comment éviter de se laisser envahir son nouvel espace de travail de secrétariat à domicile par la famille ou les proches ?

Essayez de maintenir les limites de façon amicale et ludique, mais veillez à les respecter. Une idée amusante est de faire un panneau pour la porte de votre bureau qui indique si vous travaillez ou non.

8. Soyez votre propre concierge

Travail à domicile – la règle d’or de la secrétaire est l’organisation virtuelle mais aussi physique du bureau !

Contrairement au bureau, vous n'avez pas de concierge pour nettoyer après vous, ce qui signifie que vous devez le faire vous-même. En gardant votre bureau à domicile propre, vous pouvez rester concentré, vous organiser et être productif. Même si vous n'êtes pas dérangée par un bureau en désordre, un semblant d'ordre vous aidera à faire en sorte que rien d'important ne passe entre les mailles du filet (ou ne se perde dans une pile de papier, comme c'est plus probable).

Toutefois, ce conseil va au-delà du simple maintien de la propreté de votre bureau à domicile. Une maison en désordre pourrait vous inciter à remettre à plus tard les tâches de travail au profit du nettoyage - ce qui est une mauvaise nouvelle pour votre productivité.

En vous fixant un calendrier de nettoyage hebdomadaire, vous pourrez mieux maîtriser le nettoyage de votre maison et ne serez pas tenté de faire le ménage pendant les heures de travail. Veillez à prévoir un nettoyage régulier de votre bureau à domicile !

9. Soyez à l'écoute de l'inspiration

La musique de Work from Home

Un grand avantage du travail à domicile est que vous ne pouvez pas distraire vos collègues. Allez-y et jouez ces morceaux gonflés à bloc et avec fierté, si c'est ce qui vous fait bouger. Ou essayez une bande sonore plus apaisante, avec des sons de la nature, de la musique instrumentale, ou même en laissant les fenêtres ouvertes pour laisser entrer les sons de l'extérieur. Si vous effectuez des tâches répétitives, un livre audio ou un podcast peut même être ce dont vous avez besoin pour continuer à bouger. Dans un autre style et parce qu’il est toujours très important de continuer à développer ses compétences vous pouvez rechercher des podcasts de développement personnel ou sur un sujet qui vous intéresse.

10. Profitez pour créer du lien et networker.

Travail à domicile

L'un des meilleurs aspects du travail dans un bureau est le potentiel de collaboration et de socialisation. Vous n'avez pas à le perdre juste parce que vous travaillez à la maison. Essayez de prendre contact avec vos collègues au moins deux fois par semaine, que ce soit par courrier électronique, par téléphone, par Skype ou même en personne. Les approches peuvent et doivent même être novatrices. Le COVID a permis ceci de démocratiser l’usage de certains software comme microsoft Teams ou encore Zoom. Profitez-en !

Veillez à rester en contact tant sur le plan personnel que professionnel. Vous pouvez le faire sans prendre beaucoup de temps - partagez simplement les choses les plus importantes et encouragez vos collègues à faire de même.

Si vous parvenez à maîtriser ces dix conseils, vous allez réussir avec brio votre transition de secrétaire salariée à secrétaire indépendante à domicile en autoentrepreneur via une nouvelle routine bonne pour votre efficacité et bonne pour votre bien être.

Quels sont vos conseils pour être efficace en travaillant à domicile ?  Faites-le moi savoir dans les commentaires.