Ecrire un email professionnel : les erreurs à éviter

Combien d'heures passez-vous chaque jour à communiquer par courrier électronique ? La plupart d'entre nous répondraient : "Trop !"

Selon une étude de McKinsey® & Company, les gens passent 28 % de leur semaine de travail à lire leurs courriels et à y répondre. Cependant, malgré le risque d'être surchargé de messages, il reste l'un des outils de communication les plus puissants et les plus efficaces.

L'utilisation du courrier électronique est un moyen rapide et facile de rester en contact avec les membres de votre équipe, vos clients et les parties prenantes, en particulier celles qui sont géographiquement isolées. Cependant, il peut être très facile d'envoyer des courriers électroniques inefficaces, de créer une mauvaise impression ou même de nuire à votre réputation par des pratiques peu soignées.

Dans cet article, nous examinerons dix erreurs courantes que les gens commettent lorsqu'ils envoient des courriers électroniques, et nous verrons ce que vous pouvez faire pour corriger le tir en bâtissant une image professionnelle dans votre activité de secrétaire freelance. Profitons de ce point de formation en ligne en secrétariat freelance. 

Erreur 1 : Utiliser le mauvais ton

Vous pourriez être tenté d'envoyer rapidement des courriers électroniques lorsque vous êtes pressé, sans réfléchir à votre public, à ce que vous dites ou à la manière dont votre message pourrait passer. Il est donc important de réfléchir à vos interlocuteurs et aux mesures que vous voulez qu'ils prennent, avant de commencer à écrire.

Par exemple, un courrier électronique adressé à un cadre supérieur doit être plus formel qu'une mise à jour rapide adressée à un membre de l'équipe, et un message adressé à un client sera probablement plus enthousiaste et plus poli qu'un échange avec un collègue proche.

Bien que l'objet de votre courriel soit clair pour vous, son destinataire peut ne pas partager vos connaissances ou votre compréhension. Évitez donc d'utiliser des abréviations, du jargon ou du "text speak", et examinez si votre message est approprié avant d'appuyer sur le bouton d'envoi. Votre lecteur comprendra-t-il ce que vous dites ? Et vos informations sont-elles clairement structurées et présentées ?

Une bonne règle à suivre est de s'adresser aux gens dans un courriel comme vous le feriez en personne. Par exemple, faire une demande rapide ou donner des instructions sans "bonjour" ou "merci" sera probablement perçu comme impoli, même si vous êtes très occupé. Veillez donc à ce que tous vos courriels soient courtois et respectueux, et évitez de taper en majuscules, ce qui implique de la colère ou de l'agressivité.

Erreur n°2 : cliquer sur "Répondre à tous".

Combien de fois avez-vous été copié dans un échange de courriels qui ne vous concerne pas et qui ne vous oblige pas à prendre des mesures ? Il y a de fortes chances que cela se produise régulièrement, et vous savez à quel point cela peut être frustrant.

"Répondre à tous" est un outil utile pour tenir au courant plusieurs membres de l'équipe ou pour documenter les décisions du groupe, mais beaucoup de gens l'utilisent sans se soucier de savoir qui devrait recevoir leur courrier électronique.

Recevoir de nombreux courriels non pertinents tout au long de la journée peut être distrayant et prendre beaucoup de temps ; et être connu comme la personne qui répond toujours à tous les courriels peut potentiellement nuire à votre réputation, car cela peut sembler irréfléchi, précipité et non professionnel. Cela peut également suggérer que vous n'êtes pas sûr de prendre des décisions sans l'aide de vos cadres supérieurs.

Alors, demandez-vous si vous devez "répondre à tous" ou seulement à l'expéditeur du courriel. Et demandez-vous s'il ne serait pas plus approprié d'utiliser "cc" (copie carbone) ou "bcc" (copie carbone aveugle) pour inclure certains membres de l'équipe.

Erreur n°3 : trop écrire

Des courriels brefs et succincts qui ne contiennent que les détails importants sont beaucoup plus efficaces que des courriels longs ou verbeux.

Si vous avez du mal à garder votre message court, demandez-vous si le sujet n'est pas trop complexe. Une autre façon de le communiquer serait-elle plus efficace ? Une réunion en face à face ou un appel téléphonique rendrait-il le message plus clair ? Devriez-vous plutôt consigner vos informations dans un document de procédure ? Aujourd’hui depuis la crise du COVID 19 de nouveaux moyens de communication se démocratisent fortement en entreprise et dans l’usage privé comme les réunions formatées par MS Teams. Suivez ce lien pour apprendre comment mener une réunion efficace sur l’outil MS Teams.

Erreur 4 : Vous avez oublié quelque chose ?

Combien de fois avez-vous envoyé un courriel sans y joindre le document pertinent ? Peut-être avez-vous inclus un lien qui n'a pas fonctionné ? Ou même joint le mauvais fichier ?

Ces erreurs peuvent souvent être corrigées rapidement grâce à un courriel de suivi, mais cela ajoute au volume important de messages que les gens reçoivent, et cela peut vite paraître non professionnel, surtout dans le cadre d’une prestation de service en secrétariat Freelance où ces sujets sont supposés parfaitement maîtrisés. Envisagez de joindre des fichiers dès que vous commencez à rédiger votre message, et vérifiez toujours soigneusement tous vos liens.

Joindre le mauvais document peut être beaucoup plus grave, surtout s'il s'agit d'un document sensible ou restreint. Rappelons que par nature la secrétaire indépendante est soumise à une obligation de confidentialité à l’égard des données utilisées pour le compte de sa mission. Cet élément doit être clairement explicité dans la rédaction des conditions générales de prestations de services (à joindre au devis avant chaque mission).

Erreur 5 : Envoyer un courriel à la mauvaise personne

Aujourd'hui, les fournisseurs de messagerie électronique utilisent de plus en plus l'"auto-remplissage", le texte prédictif et les "fils de discussion" (ou "vue de la conversation"), qui peuvent tous accroître le risque que vous envoyiez votre message à la mauvaise personne ou pire encore des messages dénaturés dont l’effet peut s’avérer totalement contreproductif.

Cela peut être gênant, mais cela signifie aussi que votre courrier électronique risque de ne pas parvenir à son destinataire, à moins que quelqu'un ne signale votre erreur. Plus grave encore, vous risquez de diffuser des informations sensibles aux mauvaises personnes et de nuire à la réputation de votre organisation. Aussi, prenez toujours le temps d'examiner votre courrier électronique avant de l'envoyer.

Lorsque vous répondez à un courriel ou que vous le transférez dans un fil de discussion, assurez-vous que tous les messages qu'il contient sont appropriés pour le destinataire. Y a-t-il des informations sensibles ? Y a-t-il des commentaires ou des remarques personnelles ?

Erreur n° 6 : être trop émotif

L'un des principaux avantages du courrier électronique est que vous n'avez pas besoin de répondre immédiatement. Il est particulièrement important de retarder votre réponse lorsque vous êtes stressé, en colère ou bouleversé - si vous envoyez un message dans le feu de l'action, vous ne pouvez pas le récupérer (bien que certains clients de messagerie électronique aient une option limitée d'"annulation" ou de "récupération"). Ces courriels pourraient nuire à vos relations de travail, voire être utilisés comme preuve contre vous.

Évitez donc d'envoyer des messages lorsque vous vous sentez ainsi. Attendez de vous calmer et de pouvoir réfléchir de manière claire et rationnelle.

Erreur n° 7 : Ne pas utiliser l'option "Retarder l'envoi"

Il peut être satisfaisant d'envoyer un courriel dès que vous avez fini de l'écrire, de sorte qu'il soit "hors de votre bureau". Toutefois, de nombreux clients de messagerie électronique proposent désormais une fonction de "retard" ou d'"envoi programmé", qui peut être particulièrement utile. C’est le cas sur Outlook comme sur de nombreuses autres solutions.

Par exemple, imaginez que vous rattrapez vos courriels tard dans la nuit ou pendant le week-end. Quelle impression cela donnera-t-il aux clients et aux parties prenantes ? Comment verront-ils votre gestion du temps ? Les membres de l'équipe estimeront-ils qu'ils doivent agir en dehors des heures de travail ?

Sinon, imaginez que vous travaillez sur un projet et que vous souhaitez fournir des informations aux membres de votre équipe à un moment précis. Planifier l'arrivée d'un courrier électronique à une heure précise est un bon moyen de le faire, et cela peut vous aider à gérer votre temps et à organiser votre charge de travail.

Erreur 8 : Utiliser des objets généraux et non orientés

Comme nous l'avons dit, le courrier électronique est plus efficace lorsque votre message est concis et précis (mais pas abrupt). Il est donc important de commencer par un objet clair, afin que les gens sachent à quoi s'attendre lorsqu'ils l'ouvrent.

Quel est l'objet de votre courrier électronique ? Y a-t-il une date limite importante ? Voulez-vous que les gens agissent avant une certaine date ? Est-ce urgent ou non urgent ? Adaptez votre objet en conséquence, afin que votre destinataire puisse accorder à votre courriel le niveau de priorité et d'attention approprié.

Erreur 9 : Ne pas relire avant l’envoi

La vérification de vos e-mails est l'une des choses les plus importantes que vous puissiez faire. Cela ne prend que quelques minutes et vous permet de repérer les fautes de grammaire, d'orthographe et de ponctuation, qui semblent peu professionnelles et négligées

N’ajoutez  le destinataire à votre courriel qu'au dernier moment. Vous éviterez ainsi d'envoyer accidentellement votre message avant d'avoir fini de l'écrire, d'avoir ajouté votre pièce jointe, d'avoir vérifié le courrier électronique et d'avoir repéré les erreurs éventuelles.

Erreur 10 : Envoi de courriels inutiles

Le courrier électronique étant si rapide et pratique, il peut facilement devenir votre moyen de communication par défaut avec votre équipe. Cependant, il est important de se rappeler que le courrier électronique est également impersonnel et que vous risquez de perdre le contact avec les gens si vous vous y fiez trop. Il ne remplace certainement pas les communications en face à face ou même par téléphone.