4 conseils pour réussir vos réunions virtuelles

Les différents conseils abordés ici sont issus d’expériences en entreprises et l’application réelle des applications de réunions virtuelles et leurs conséquences. Le Covid aura montré que toutes les entreprises peuvent en une certaine mesure utiliser ces outils pour une partie de leurs salariés. Les nouvelles compétences recherchées seront donc progressivement axées sur notre capacité à en user et à maitriser les techniques de communication présentielles et virtuelles.

1. Vérifiez votre environnement : matériel, software, connexion …

L'aspect le plus fondamental de la préparation à une réunion virtuelle est de savoir comment utiliser la technologie de réunion en ligne utilisée. Avant la conférence téléphonique, assurez-vous de savoir comment vous connecter à l'appel et comment partager votre écran. Si l'appel est hébergé par une application que vous n'avez jamais utilisée auparavant, prenez une minute pour télécharger l'application ou installer les plugins nécessaires. En effet certains logiciels sont natifs et peuvent s’exécuter directement dans votre navigateur quand d’autres nécessitent l’installation préalable de pluggin.

Ensuite, vous devez toujours vérifier vos paramètres audio et vidéo. La plupart des applications de réunion en ligne disposent d'une fonction de paramétrage qui vous permet de vérifier que votre caméra et votre microphone fonctionnent comme prévu et que votre source audio préférée est sélectionnée (écouteurs ou haut-parleurs). Au cours de ce processus, vous pouvez vérifier le cadrage de votre vidéo et vous assurer que vous disposez d'un éclairage adéquat pour que vous et votre environnement ayez un aspect professionnel. Si vous faites une présentation pendant la réunion, assurez-vous de fermer tous les onglets sans rapport avec la réunion et de mettre en sourdine les notifications sur votre ordinateur portable. Ceci aura aussi pour effet d’éviter les ralentissements très fréquents sur des applications comme Teams dès que les modes vidéos ou partage écran sont activés.

2. Partagez le pre-work ou les dossiers nécessaires à la participation de chacun avant la réunion

Nous allons maintenant passer à l'aspect moins technique de la préparation des réunions virtuelles. Le volume de préparation nécessaire avant la réunion dépend du degré de responsabilité que vous avez pendant la réunion, mais certains principes généraux peuvent accroître considérablement l'efficacité de la réunion virtuelle pour tous les participants. Tout d'abord, chacun doit connaître les sujets abordés et les objectifs de la réunion bien avant le début de la conférence téléphonique. Si vous dirigez la réunion virtuelle, veillez à créer un ordre du jour et à l'envoyer à toute votre équipe avant le début de la conférence téléphonique. L'ordre du jour abordera les principaux points de discussion et définira le résultat de la réunion afin que chacun puisse venir à la réunion virtuelle informé et préparé.

Les documents d'accompagnement de la réunion doivent également être envoyés avec l'ordre du jour de la réunion. Pour les groupes de travail de projet, il peut être utile de créer un dossier de documents partagés ou de créer un canal dans Microsoft Teams pour conserver les documents. Assurez-vous simplement que, quelle que soit votre approche du partage, vous le faites en toute sécurité et, idéalement, selon une stratégie de sécurité "zéro-confiance". C’est particulièrement vrai dans le cadre d’une activité de télésecrétaire où la protection des données est requise par nature. C’est la raison pour laquelle le site SIO proposera des options anti-fishing pour se protéger et évoluer dans un environnement plus sécurisé.

Si vous participez à une réunion et que vous n'avez pas reçu d'ordre du jour avant le début de la conférence téléphonique, contactez l'organisateur de la réunion pour lui demander quels sujets et quels documents seront abordés pendant la réunion. Pour que les présentations et les réunions virtuelles soient efficaces, il faut que tout le monde lise les documents de la réunion et se prépare à l'avance. Le temps est la seule ressource au monde que l’homme ne peut acheter, il est donc la plus précieuse pour tous.

3. Préparez les commentaires justes à forte valeur ajoutée et répétez votre intervention

La pré-lecture des documents relatifs à la réunion n'est qu'un début. Vous devez également prendre le temps de réfléchir à vos opinions sur les sujets de la réunion et préparer les questions, remarques et commentaires. Vous n'êtes pas obligé d'avoir toutes les réponses. Parfois, il suffit d'avoir des questions qui font réfléchir et d'être capable d'expliquer pourquoi il est important d'explorer ces questions pour vraiment se démarquer dans une réunion.

En faisant des recherches sur les sujets de la réunion, essayez de trouver de nouvelles idées et de nouvelles stratégies réalistes pour atteindre les objectifs de la réunion.  Si nécessaire, créez des visuels pertinents qui vous aideront à étayer vos commentaires et vos idées et que vous pourrez partager pendant la réunion virtuelle.

Si le sujet de la réunion est vaste ou si vous ne le connaissez pas, essayez de vous concentrer sur une contribution clé que vous pouvez apporter pendant la réunion et faites en sorte que votre commentaire compte. Vous n'avez pas besoin de dire grand-chose pour vous faire remarquer. Soyez plutôt le membre de l'équipe qui apporte des faits, des idées et des solutions de grande valeur sur un sujet spécifique, d'une manière facile à comprendre et à digérer. Votre possibilité de prendre la parole pendant la réunion virtuelle peut être limitée, surtout s'il y a de grandes personnalités à l'appel, alors préparez-vous à faire des commentaires courts et précis.

Pour être efficace dans une réunion virtuelle, il faut apprendre à s'exprimer, comme c'est le cas pour la plupart des choses dans le monde des affaires. Avant la réunion, écrivez vos commentaires et entraînez-vous à les dire à voix haute jusqu'à ce que vous puissiez parler facilement du sujet de la réunion et de vos stratégies et idées. N'oubliez pas que c'est en s'exerçant qu'on devient parfait.

4. Prenez le leadership sur les Next Steps

Si vous commencez par les étapes préparatoires ci-dessus, vous devriez être bien placé pour parler avec confiance et apporter une contribution précieuse à la réunion. Pendant la conférence téléphonique, écoutez attentivement, prenez des notes si nécessaire et soyez proactif en partageant vos commentaires préparés lorsque le moment est venu. Bien que vous souhaitiez être vu et entendu, il est important de laisser les autres participants à la réunion y contribuer également. N'intervenez que lorsque vous savez que vous pouvez faire des commentaires à valeur ajoutée sur le sujet spécifique qui est discuté.

Toutes les idées et suggestions présentées au cours de la réunion doivent être mises en œuvre. Même si ce n'est pas votre responsabilité, prenez l'initiative d'écrire les prochaines étapes et les besoins potentiels pour atteindre les objectifs du projet et envoyez-les à votre équipe, ce que les sociétés aujourd’hui appellent très souvent les «next steps » ou les «MoM » acronyme de Minutes of Meeting. Si vous désirez un modèle de MoM, n’hésitez pas à laisser un commentaire sous cet article et à le partager.