Comment fixer ses prix en de prestations de secrétariat freelance en micro-entreprise ?

Quels paramètres prendre en comptes pour fixer ses prix de secrétaire indépendante ?

1. Prendre en compte le marché et la cible dans lesquels on souhaite évoluer

Si vous décidez de lancer votre entreprise de secrétaire indépendante aujourd’hui en micro entreprise, vous allez être réorientée sauf surprise par le guichet entreprise vers la CMA de votre département pour une inscription comme artisan. Il faudra bien évidemment prendre en compte ce paramètre important par rapport aux cotisations sociales que nous aborderons plus tard. L’un des premiers réflexes à avoir va donc être de regarder les prix pratiqués sur le marché du secrétariat freelance sur votre expertise. J’insiste sur cette notion d’expertise car au regard des dernières évolutions du métier, certains profils sont bien plus recherchés que d’autres. Par exemple, les secrétaires qui s’adressent aux responsables de e-commerce vont être plus spécifiques que des secrétaires administratives généralistes pour les PME. Au sein d’une expertise similaire, il convient de prendre en compte d’autres critères importants :

1. 1. La cible clients (exemple du e-commerce) ou à défaut partir sur la secrétaire généraliste
2. 2. L’offre proposée. Ajoutez vous beaucoup de valeur à votre client par rapport à ce qui se pratique déjà sur le marché ? (ex d’une maîtrise de logiciel particulière et rare par exemple)
3. 3. Le panel de services proposés (Est-ce que je suis capable de maîtriser toute la demande ou est ce que je dois sous-traiter une partie du sujet)
4. 4. Le niveau d’expertise et le nombre d’années d’expériences.
5. 5. Si vous avez déjà une expérience salariée ou non que vous pouvez « commercialiser » comme savoir faire
6. 6. Des éventuelles recommandations de vos clients – prises avec leur accord .
   

La réponse à ces questions doit nécessairement impacter le prix que vous allez proposer. Si vous débuter en freelance mais vous avez déjà une grande expérience salariée derrière vous, une superbe maîtrise de logiciels spécifiques et des anciens patrons prêts à vous recommander 1000 fois pour votre autonomie, votre rigueur et votre sérieux, il serait complétement étrange de fixer des prix trop bas par rapport au marché cible. L’incohérence et le doute amèneraient peut être même de la méfiance. Il faudrait alors penser à une fourchette haute par rapport au marché et aux concurrents du marché visé. 

2. Prendre en considérations le tarif fixé par les autres secrétaires freelance

Bien évidemment on parle ici de cohérence. Dans la première étape on détermine son type de positionnement par rapport à la qualité de notre offre. Dans cette deuxième partie on regarde dans quelle fourchette il va nous être permis d’évoluer pour rester dans son marché.

Regardez donc bien :

1. 1. Les prix pratiqués par les secrétaires sur votre région
2. 2. Les prix pratiqués par les assistantes freelance sur votre cible clients

La réponse à des deux questions permettra de faire mouliner la machine et déterminer une fourchette entre A et B, A étant le prix le plus bas et B le prix le plus élevé. Ma recommandation est donc de rester cohérent jusqu’au bout et vous aligner sur cette méthode avec un prix qui correspond à la qualité de votre offre et inclus dans la fourchette A-B. Plus votre offre est forte, plus elle sera proche de B. 

3. Prendre en compte les charges directes et indirectes de votre activité de secrétaire freelance en micro entreprise.

Dans l’absolu, si vous avez décidé de devenir secrétaire indépendante en freelance, c’est que vous souhaitez soit obtenir un complément de revenus pour adoucir la vie, soit en vivre complétement. Dans cette seconde optique, il convient de s’assurer que les prix que vous allez pratiquer par aux heures que vous êtes disposée à travailler vont couvrir vos frais d’activité et vous permettre de vous dégager un salaire suffisant pour couvrir vos frais de vie.

Pour vous permettre de faire l’analyse de vos différents postes de coûts liés à votre activité, vous pouvez vous servir d’une business plan dédiée à l’activité d’assistante administrative freelance en micro entrepreneur.   

Parmi les coûts à impérativement prendre en compte dans le calcul des charges à couvrir grâce à votre tarification et chiffre d’affaires , on énumère : 

1. 1. Les coûts liés à l’activité : Achat matériel, coûts de webmarketing récurrents, formations diverses, coûts de site internet, hébergements récurrents, nom de domaines, licences logiciels type Ubicentrex …
2. 2. Les charges générales : Internet, téléphone
3. 3. Les taxes, cotisations sociales (22% hors ACRE) , CFE, impôts … (pour rappel la CFE peut être exonérée la première année).
4. 4. Les coûts de comptes bancaires, assurances, mutuelles, RC Pro…
5. 5. Enveloppe fourre-tout.

Je conseille également vivement d’intégrer une enveloppe de coûts divers à diviser en 12 mois (enveloppe fourre-tout dans l’exemple). Cette enveloppe peut comprendre des frais exceptionnels comme ceux de l’établissement (création de votre logo, dépôt de marque, achats des CGVs, formation création micro entreprise …).

4. Définissez la rémunération de secrétaire indépendante souhaitée qui soit cohérente

Définissez enfin une rémunération cohérente qui doit prendre en compte 2 critères :

1. 1. Vos dépenses de vie (Crédits, logements, Auto, Ecoles des enfants, Impôts fonciers / IR … )
2. 2. Une enveloppe loisirs /dépenses vacances souhaitée
   
   

Vous pouvez dès lors fixer votre tarif horaire de secrétaire freelance

Une fois les éléments précédents donnés, il est plutôt simple de comprendre comment fixer le tarif horaire de ses prestations de services en secrétariat indépendant.

La formule se fait comme suit :

((Sommes des dépenses de l’activité ) + (Rémunération)) / nombre d’heures de travail dans le mois (vous pouvez partir sur une base de 8h par jour de travail réalisé).

Nombre d’heures : Ici il faut faire attention à deux critères :

1. 1. Les vacances que vous souhaitez prendre et qui vont impacter la moyenne d’heures travaillées par mois. 
2. 2. Le temps passé sur la formation, le développement de votre activité (20% minimum, notamment au démarrage de l’activité de secrétaire freelance est qui très exigeant). A vous d’estimer le bon curseur ici selon votre aisance dans la digitalisation de votre activité. 

Par exemple : 

Dépenses « activité »
Ensemble des frais récurrents de l’activité : 400E
Coût mensuel moyen des frais exceptionnels : 300E
Cotisations sociales (Hors ACRE) : 22%
CPF : 0.30%  pour les artisans (exonérée sans certaines conditions)
Impôt Prélèvement libératoire : 1.7% (artisan prestations de services )
Coûts assurances et comptes bancaires : 100E
+
Rémunération mensuelle pour « frais de vie »
Enveloppe salaires : 1900 euros par exemple 

divisé par :

Heures travaillées dans le mois.
(5 jours*4 semaines =20 jours)*89% (= 25 (nombre congés payés en FR en moy /nombres de jours ouvrés 2021)*8H (nombre d’heures travaillés dans la journée)*80% (temps passé à travailler hors formation) = 20*89%*8*80% = 114H

La formule nous donne :

• Rémunération : 1600 (exemple si 1600 couvrent vos frais de vie).
• Cotisations sociales, CPF, prélèvement : 384 (avec les critères micro entreprise artisan hors ACRE)
• Enveloppe frais activités récurrents mensuels : 400 (exemple)
• Enveloppe frais exceptionnels ramenés au mois : 300 (notamment lors de l’installation)
  
  Calcul : (1900 + 384 + 400 +  300) / 114 = 26.17  = coût horaire minimum visé.
  
  

Ainsi dans cet exemple, il faudrait une rémunération minimum de 26.17 euros pour l'activité de secrétaire freelance en micro entreprise sous le statut artisan, hors ACRE. 


En espérant que cet article soit utile pour toutes celles et ceux qui souhaitent créer leur micro entreprise en secrétariat freelance et trouver la bonne méthode pour fixer les tarifs de leurs prestations de secrétariat freelance à leurs clients.