Télésecrétaire : pourquoi avoir un excellent niveau rédactionnel ?

Pourquoi est-il indispensable d'avoir un excellent niveau rédactionnel en tant que télésecrétaire ? 

La télésecrétaire est votre assistante administrative au quotidien. Elle assure pour votre compte nombre de tâches, notamment la rédaction de contenus à destination de vos clients, mais également des tâches annexes comme des parutions sur les réseaux sociaux dans le cadre de missions de marketing digital simple. Spécialisée dans la belle écriture, nous allons découvrir pourquoi il est indispensable d’avoir un excellent niveau rédactionnel en tant que télésecrétaire. 

Quel est le rôle de la télésecrétaire ?

Avant d’aller plus loin dans la nécessité d’être une télésecrétaire indépendante aux qualités rédactionnelles irréprochables, faisons le point sur les missions que l’entreprise peut être amenée à lui confier et auxquelles elle apporte toutes ses compétences. 

L’assistance administrative, le premier métier de la télésecrétaire

Le temps est aujourd’hui bien loin où le rôle de la secrétaire se cantonnait à taper de simples lettres sous la dictée de son patron. Si la rédaction de courriers est toujours d’actualité, la télésecrétaire est amenée à travailler avec de nombreux outils informatiques comme Google Drive, Notion ou Trello qui permettent des échanges à distance faciles et une organisation agile de tout premier ordre avec son client. 

Si une télésecrétaire n’est pas, à proprement parler, une rédactrice web qui écrit des contenus pour les sites internet de ses clients, elle intervient dans la gestion du quotidien de l’entreprise : 

• rédaction de courriers, 
• classement et tri de documents divers ;
• émission de factures ; 
• relance des impayés ;
• création de devis.

Ces tâches peuvent être réalisées en présentiel ou à distance, grâce au développement du télétravail. Celui-ci permet un hébergement des travaux réalisés dans le cloud pour un classement indispensable et sécurisé.

Prise de rendez-vous et SAV téléphonique, l’autre mission de la télésecrétaire

Une télésecrétaire peut posséder des qualités relationnelles téléphoniques. Cette aisance lui permet ainsi de prendre des rendez-vous auprès de clients de l’entreprise ou d’effectuer certaines tâches de prises en notes d’intervention pour le service technique ou commercial. 

Tous les talents de la télésecrétaire en matière de gestion de contacts sont alors mis en avant et apportent une aide précieuse à l’entrepreneur qui peut ainsi se consacrer à ses autres obligations. 

Le démarchage téléphonique, une qualité de la télésecrétaire indépendante

Démarcher des clients est un véritable métier. Selon l’expérience de la télésecrétaire, celle-ci peut être amenée à réaliser du démarchage téléphonique pour le compte de son client. C’est équipée d’un casque et d’un microphone qu’elle effectue ses appels téléphoniques et possède une liste de contacts, généralement fournis par l’entreprise. 

La prise de notes et la transcription de réunions

Certaines télésecrétaires assurent pour leur entreprise cliente la prise de notes de réunions et les transcrivent ensuite par écrit. Puisque nous nous intéressons dans cet article sur l’excellent niveau rédactionnel de la télésecrétaire, nous voici ici au cœur d’un métier qui implique une excellente orthographe, sans oublier un esprit de synthèse. 

L’esprit de synthèse de la télésecrétaire consiste à : 

• être à même de prendre des notes ;
• avoir l’esprit vif pour identifier les points importants à mettre en avant ; 
• ordonner et classer les informations recueillies ; 
• rédiger le rapport le plus fidèlement possible. 

Pour cela, la télésecrétaire peut assister à distance à la réunion en visioconférence et enregistrer celle-ci dans son ordinateur. Elle n’aura ensuite qu’à réécouter ce qui a été communiqué pour en extraire les points importants et rédiger son compte-rendu qui sera adressé à chaque destinataire par courrier électronique. 

Le niveau rédactionnel de la secrétaire est ici mis en avant puisqu’il est absolument primordial de rédiger un texte exempt de toute faute et adapté au ton employé au cours de la réunion. 

La transcription peut également être réalisée par la rédaction de l’ensemble des échanges, sans prise de notes, mais en tapant purement et simplement l’intégralité de la réunion ou de la vidéo. Cette transcription est nommée transcription verbatim.

Il existe plusieurs niveaux de transcription pouvant être assurés par une télésecrétaire formée à cette activité : de la transcription synthétisée à la transcription intégrale.

Faire appel à une télésecrétaire pour la rédaction web 

Le métier de rédacteur web consiste à rédiger des textes destinés au site internet du client. Ce métier demande des compétences en rédaction technique et des connaissances en référencement SEO. 

Une télésecrétaire formée à la rédaction web peut tout à fait rédiger vos courriers classiques que prendre en charge tout ou partie de vos besoins en rédaction optimisée pour le web. S’il s’agit, bien évidemment d’un métier à part entière, une télésecrétaire polyvalente peut réellement vous apporter l’aide nécessaire dans le développement de votre activité par une présence et une visibilité sur internet. 

Lorsque vous recrutez une télésecrétaire indépendante, n’oubliez donc pas de lui demander si elle possède des compétences en rédaction web ou à lui proposer de suivre une formation si vous en avez la possibilité. Vous créerez ainsi un véritable lien professionnel au service de votre entreprise. 

Comment travailler la qualité de sa rédaction en télésecrétariat ?

Être télésecrétaire ne se résume pas à aimer écrire, classer et assister un chef d’entreprise. Chacune des tâches confiées doit faire l’objet de compétences : 

• rédaction de courriers ; 
• prise de notes rapide ; 
• élaboration de rapports ; 
• assistance comptable ; 
• assistance commerciale. 

S’intéresser à la rédaction en tant que télésecrétaire peut faire l’objet de formations particulièrement utiles à l’entreprise et qui feront foi de sa qualité rédactionnelle. Parmi ces certifications, on trouve le certificat Voltaire qui atteste du niveau en orthographe, en expression française et grammaire. 

Une télésecrétaire peut également suivre une formation en rédaction web si elle a pour objectif d'améliorer ses compétences en rédaction pure. Peu importe si elle désire se spécialiser uniquement en rédaction de contenus, elle aura néanmoins acquis des compétences utiles dans la rédaction d’articles de blog, de pages de contenus, mais également de livres blancs qui sont très souvent plébiscités par l’entreprise.

Comment trouver une télésecrétaire ayant d’excellentes qualités rédactionnelles ?

Le recrutement d’une télésecrétaire se fait à partir d’un CV ou d’un site internet décrivant l’ensemble de ses compétences. Vous avez ainsi la possibilité de demander à la future personne recrutée de rédiger un texte dans une thématique liée à votre activité. Vous pourrez donc, à la fois, vérifier son niveau de rédaction et ses connaissances de votre métier. 

N’oubliez pas qu’une télésecrétaire est plus ou moins polyvalente selon son expérience professionnelle. Si vous recherchez plutôt une assistante virtuelle pour du démarchage, ses connaissances en rédaction seront moins importantes. 

Si, par contre, vous êtes à la recherche de la perle rare qui sera à même de rédiger des courriers techniques et, pourquoi pas, de gérer le contenu de votre site internet, vous devrez alors trouver une télésecrétaire ayant été formée à la rédaction web.

Il existe de nombreuses formations de rédaction web en ligne qui viennent compléter les compétences de la télésecrétaire indépendante. Cette formation lui permet ainsi d'intervenir comme télésecrétaire classique, mais lui ouvre également les portes du travail d’assistante en rédaction de contenus pour le site internet de l’entreprise. Vous avez donc tout à y gagner.