SIO | Faire appel à une secrétaire indépendante pour participer aux appels d’offres de marchés publics

Qu’est-ce qu’un marché public ?

Pour bien comprendre le sujet de cet article il convient de définir ce qu’est un marché public. Celui-ci se définit par 3 dimensions :

1. Il est conclu par un opérateur économique (public ou privé)
2. Il est conclu par un pouvoir adjudicateur (Etat, régions, autorités locales…)
3. Il porte sur un objet particulier visé par la réglementation de la commande publique (travaux, fournitures, services …)

En tant que secrétaire indépendante, vous serez très sollicitée par des artisans qui souhaitent pouvoir profiter des enjeux et des chiffres d’affaires que représentent les marchés publics pour développer leur activité. Pour prétendre y participer et mettre les chances de leur côté, ils doivent impérativement maîtriser la forme spécifique et la réponse dématérialisée en vigueur pour ce type de marché public. En effet pour beaucoup de PME et d’artisans, il paraît très difficile de répondre aux appels d’offres de marchés publics et beaucoup abandonnent devant la complexité apparente de la forme à adopter ou suite à une disqualification de leur dossier après irrégularité. Nous verrons dans cet article pourquoi il est important de respecter certaines étapes pour éviter les disqualifications automatiques.

Par quelles étapes passe un appel d’offre public ?

1.       Consulter la publicité de marché

Pour les petits marchés de quelques milliers d’euros il est souvent de coutume pour les acheteurs publics de ne consulter qu’un sérail restreint d’entreprises compétentes tout en se réservant la capacité de faire jouer la concurrence dans une objectif de levier de négociation via des avis d’appels publics à concurrence.

Lors de sommes plus conséquences, les annonces de marchés publics apparaissent sous différentes formes comme le journal d’annonces légales, les revues spécialisées ou les sites internet publics ou privés. Un exemple qui fait référence pour les sites publics est le Bulletin Officiel des Annonces de Marchés Publics (BOAMP) avec une obligations des pouvoirs adjudicateurs de publier leurs annonces de marchés de plus de 90 000 euros sur cette plateforme dédiée.

De nombreux autres sites privés connus existent comme par exemple :

https://www.boamp.fr/recherche/avancee
https://centraledesmarches.com/
https://www.travaux.com/professionnel/inscription/appel-d-offres?gclid=EAIaIQobChMI5M-po4DE7QIVg4XVCh3i2QUqEAAYAiAAEgJ62fD_BwE
https://www.marches-publics.gouv.fr/?page=entreprise.AccueilEntreprise

1.       Avoir accès au dossier de consultation

Le dossier de consultation dans les appels d’offres de marchés publics est en quelque sorte le brief qui reprend l’ensemble des attentes liées à la demande :

·         Type de marché

·         Descriptif du besoin

·         Lieu

·         Durée et deadlines

·         Critères de sélection

1.       La réponse à l’appel d’offre

Via un panel de documents à remplir, vous allez devoir donner l’identité de l’entreprise et prouver qu’elle est capable par ses résultats financiers et par son organisation interne et ses résultats passés de répondre au besoin en limitant le risque de défaillance pour l’acheteur public. Il faut alors prouver que l’entreprise est viable. Enfin on doit montrer comment on va répondre au besoin :  Dans le cadre d’un marché publics pour des travaux par exemple, il convient comment on va s’organiser pour effectuer les travaux à travers des chiffres précis. 

Comment envoyer notre réponse ?

A noter que la réponse aux marchés publics de manière dématérialisée a été rendue obligatoire pour les marchés de plus de 25000 euros HT depuis le 01.10.18 

1.       Analyse des offres par les acheteurs

Une fois toutes les offres reçues, les acheteurs publics notes chaque offre selon les critères mentionnés expressément dans le dossier de consultation avant d’effectuer un classement.

2.       Négociation

Selon la nature de l’appel d’offre et si c’est annoncé dans le dossier de consultation, il est possible que l’acheteur public entre dans une phase de négociation qui peut porter sur chacune des composantes de votre offre (pas seulement le prix).

3.       Décision et notification

Une fois la négociation terminée (si négo il y a, ce n’est pas une étape obligatoire), alors il y a soit acte d’engagement pour que vous deveniez officiellement titulaire du marché ou notification de fin de process pour vous alerter que vous n’êtes par retenu.

Comment éviter la disqualification de nos propositions ?

Comme expliqué plus haut, très souvent les réponses aux appels d’offres sont rejetées lorsque l’on fait l’exercice pour la toute première fois. Il faut comprendre que cet exercice est très cadré et doit respecter des règles disqualifiantes pour ceux et celles qui ne les suivent pas.

1. Vous devez respecter les délais indiqués

Que ce soit un appel d’offre privé ou public, les délais de réponse doivent être respectés. Dans le cadre d’un marché public, la date et l’heure de réception de la réponse font foi. Il est donc fortement conseillé de s’organiser avec proactivité pour ne pas risquer de louper ces heures limites.

2. Penser à fournir tous les documents demandés

SI vous ne respectez pas les documents mentionnées dans le dossier de consultation, vous serez automatiquement disqualifiés par les acheteurs publics.

3. Respecter le formalisme de rigueur

Il vous sera généralement demandé de remplir un certain nombre de documents formels par soucis d’ efficacité pour les acheteurs publics. En outre :

·         Le DC1 : il correspond à la lettre de candidature avec des lignes à remplir à A à G. Ce document indique à l’acheteur qui répond à l’appel d’offre.

·         Le DC 2 : Il correspond à la déclaration du candidat. Il faut un DC2 par entreprise et par lot. Ce document doit prouver que l’on a les capacités requises pour répondre au besoin de marché.

·         Le DC4 : il s’agit de la déclaration de sous-traitance utilisée pour informer l’acheteur public que vous souhaitez sous-traiter une partie de la réponse au besoin avec des rubriques spécifiques de déclaration comme les lots concernés par la sous-traitance par ex.

     Vous pouvez retrouver l’ensemble des documents d’usage du formalisme de réponse d’appels d’offres ici : https://www.economie.gouv.fr/cedef/formulaires-marches-publics

  4. S’assurer d’avoir les capacités suffisantes

Que l’on parles des capacités financières (en général on parle d’un CA moyen des 3 dernières années supérieur ou égal au montant du marché), des techniques de réalisation utilisées et moyens à disposition ou encore du nombre et du sérieux des références fournies, il s’agit d’être un candidat sérieux et crédible pour l’acheteur public.

5. Candidater si on en a le droit

Un certain nombre de facture peuvent disqualifier de facto une réponse à un appel d’offre de marché public. Par exemple :

·         L’entreprise doit être à jour dans ses obligations administratives et fiscales

·         L’entreprise ne doit pas montrer de liquidation judiciaire ou de faillite

·         L’entreprise ne doit pas faire état d’infraction au code du travail

·         Le responsable de l’entreprise ne doit pas avoir fait état de condamnation pénale au cours des 5 années précédentes.

6.Respecter le brief demandé

Il s’agit de bien saisir le besoin de l’acheteur public via le dossier de consultation et rédiger un mémoire technique cohérent et complet.

7. Signer le document avec un logiciel certifié de signature électronique et éviter de signer via le scan d’une signature.

On le comprend facilement, même si remplir un dossier de réponse à un appel d’offre de marché public n’est pas une tâche impossible, il convient d’opérer avec rigueur et dans cette mission délicate, la secrétaire indépendante saura prendre en charge la constitution de votre dossier. Vous aussi comme de nombreux artisans et professionnels souhaitant développer leur chiffre d’affaires sur le secteur public, facilitez vous l’accès à des sources de croissances via une gestion de vos appels d’offres externalisée.

Pour trouver une secrétaire compétente pour assurer la gestion externalisée de la réponses aux appels d'offres auxquels vous souhaitez participer, rendez-vous sur la page d' accueil du site SIO, sélectionnez la bonne compétente et la région de votre choix. Bonne chance à vous !