Secrétaire indépendante : comment gérer ma facturation et les acomptes de factures de manière optimale?

Avant d’accepter une mission, toute secrétaire indépendante a la possibilité de demander un acompte à son client. Il faudra lui donner une facture pour attester de ce paiement afin de ne pas se tromper plus tard dans l’émission de la facture de clôture, remise à la fin de la prestation. Comment gérer au mieux cette facturation ?

Quelques points à savoir pour mieux gérer les acomptes de facture

Pour mieux rédiger une facture d’acompte, il faudrait déjà comprendre ce qu’est réellement l’acompte et en quoi il est nécessaire de la facturer au client.

L’acompte : quel est son intérêt ?

Dans votre mission de secrétaire indépendante, vous serez amenée à demander le paiement d’un acompte avant le début d’une mission. Cette procédure est recommandée, car elle vous protège, vous, mais aussi celui qui fait appel à vos services. En versant l’acompte, le mandataire signe un accord qui l’engage avec vous et ne pourra plus annuler la commande. A contrario, si vous ne livrez pas la mission alors que l’acompte est versé, vous devrez évidemment remboursé le client de manière intégrale voire même de payer des dommages et intérêts. Il est donc absolument nécessaire de stipuler votre cadre de travail dans vos conditions générales de prestations de services.

Différence entre acomptes et arrhes pour l’achat de prestations de services  :

Vous pourrez entendre parler également d’arrhes sur l’achat de prestations de services et la différences entre les acomptes et les arrhes n’est pas si évidente. Permettons nous un petit rappel. Les arrhes sont aussi une sommes versée d’avance sur l’achat d’une prestation de services ou de marchandises mais elles n’obligent pas le consommateur ou le mandataire à acheter. C’est plus risqué car les arrhes sont complétement perdues si le mandataire décide d’annuler la mission, exception faite d’une clause spécifique dans le contrat qui prévoit de récupérer les sommes versées. Côté prestataire vous avez un risque plus prononcé : si une fois les arrhes versées vous n’effectuez pas la prestation, vous risquez de devoir rembourser les sommes *2 au mandataire. Pour plus d’informations vous pouvez vous référer aux articles de lois et au code de la consommation : Code de la consommation : articles L214-1 à L214-4 

Qu’en est-il de l’avoir en cas de défaut de réalisation de la prestation de secrétariat ?

Si vous n’avez pu effectuer la mission pour X raison et souhaitez proposer un avoir égal à la valeur de la prestation qui aurait du être faite, vous pouvez proposer mais le mandataire a la liberté de refuser et d’exiger le remboursement si vous êtes en tors avéré.  

Un autre avantage de l’acompte : une trésorerie plus souple.

Le fait de demander des acomptes permet aussi de lisser votre trésorerie, surtout en cas de grosse commande sur plusieurs jours. Cela permet d’étaler les sommes dues dans la durée, évitant ainsi l’accumulation des impayés, vous vous prémunissez donc d’un risque plutôt commun sur ce métier.  Le principe de l’acompte est simple : Avant de commencer une mission, vous demandez à votre client de régler une partie du montant total de la prestation. Cette somme sera, par la suite, déduite de la facture finale.

Facture d’acompte : que dit la loi ?

Demander un acompte n’est pas une obligation légale, mais elle est recommandée. Toutefois, depuis le 1er janvier 2004, si vous demandez un acompte à votre client, vous devez émettre une facture pour toutes les sommes perçues. L’article 289 du code général des impôts stipule clairement que « tout assujetti est tenu de s’assurer qu’une facture est émise par lui-même, ou en son nom et pour son compte, par son client ou par un tiers (…) pour tous les acomptes qui lui sont versés… »

La loi stipule également que vous devez mentionner le fait de demander un acompte dans le devis que vous faites parvenir à votre client. Si ce dernier signe le devis, il devra verser cette somme avant le début de la prestation. Le montant de cette somme peut être signifié en pourcentage ou en euros (toutes taxes comprises). Dès que le client a signé le devis, vous pouvez donc lui faire parvenir votre facture d’acompte.

Que mettre dans ma facture d’acompte ?

La facture d’acompte est en tout point similaire à une facture classique. Elle doit ainsi contenir toutes les obligations légales stipulées dans la facturation classique. La facture doit ainsi contenir la date de son émission ainsi que votre nom et adresse, votre logo. L’identité de votre client doit aussi être indiquée dans la facture. Si vous êtes assujetti à la TVA, le numéro d’identification à la TVA doit être mentionné dans la facture d’acompte. Vous devez aussi stipuler dans votre facture que le paiement du premier acompte doit se faire au début des travaux.

Outre ces généralités, la facture d’acompte doit contenir certains points spécifiques permettant de le différencier des autres types de factures :

• La mention « facture d’acompte » : il permet de mieux l’identifier 
• Le numéro de facturation : il s’inscrit dans la suite chronologique des autres factures. Vous devez mettre généralement « Acompte, selon devis n° xxx ». Si vous devez émettre plusieurs acomptes pour un même devis, vous devez mettre « acompte n° 1, selon devis n° xxx » 
• La date de versement de l’acompte : si vous la connaissez déjà, vous devez la mettre, si ce n’est pas le cas, ce n’est pas une obligatio
• L’objet de la mission doit aussi être inscrit dans la facture.

À titre d’exemple, si votre mission consistait à retranscrire 30 entretiens d’une heure chacune, vous devez le mentionner clairement dans votre facture. Vous devez y inscrire le montant hors taxe, puis le montant TTC (toutes taxes comprises).

Exemple de facture d’acompte

Pour vous donner une réelle idée de ce que doit contenir une facture d’acompte, voici un exemple de facture d’acompte que vous pourriez personnaliser en fonction de vos besoins.

*source : probatiment.com 

Qu’en est-il de la facture de solde ?

Quand vos prestations sont terminées, vous devez émettre une facture finale appelée facture de solde. Cette facture doit faire état de toutes les sommes que vous avez perçues jusqu’alors. Elle indiquera à votre client le montant qu’il devra encore s’acquitter.

Que doit contenir la facture de solde ?

Ainsi elle doit mentionner les différents acomptes que vous avez déjà encaissés. Vous devez indiquer dans cette facture le numéro de la facture d’acompte émise, ainsi que le montant de la somme perçue correspondante.

Comme toute facture, cette dernière facture doit reprendre toutes les mentions obligatoires, inhérentes à une facture normale. Vous devez ainsi y inscrire la date de la prestation de service. Vous devez aussi y détailler la quantité et la dénomination des services que vous avez fournis à votre client. Le prix unitaire, en hors taxe, ainsi que les éventuelles réductions que vous avez consenties à votre client, doivent aussi être mentionnées dans cette facture.

Les précautions à prendre

Vous devez gérer au mieux toutes vos factures d’acomptes afin d’éviter d’en omettre un ou plusieurs dans la facture de solde. Chaque ligne doit correspondre à une facture d’acompte bien numérotée. Il faut aussi vous assurer de ne prélever la TVA qu’une seule fois. Ainsi, mettez d’abord les montants hors-taxes, avant d’intégrer la TVA.

En espérant que ces quelques lignes vous aideront, bonnes prestations à toutes et à tous.