Secrétaire freelance : comment mieux gérer les deadlines ?

Dans votre activité de secrétaire Freelance, un des challenges sérieux à appréhender est la gestion du temps et le respect des fameuses deadlines, sources de stress et anxiété pour beaucoup. Alors comment faire pour mieux accepter ces temps impartis et délivrer ses prestations de services avec succès ?

Nous expliquerons ici en quoi fixer des délais est par nature nécessaire pour les mandataires et pour les organisations et envisagerons les bonnes pratiques pour respecter vos deadlines et aider les autres à le faire, notamment dans le cadre de missions de prestations de services partagées.

L'importance des délais : en général nous fixons des délais pour les raisons suivantes :

Pour garantir l'achèvement de notre travail. Il est facile de retarder ou d'oublier une tâche qui n'a pas de point final convenu. Les délais permettent d'éviter cela.

Pour favoriser un déroulement harmonieux du travail. Les délais nous aident à collaborer en vue d'atteindre un objectif commun et à maintenir les projets complexes et à plusieurs étapes sur la bonne voie. C’est notamment le cas lorsqu’une mission nécessite les contributions

Pour fixer des attentes. Les délais précisent clairement ce que nous devons livrer et quand. Cela signifie que nous pouvons prendre le contrôle de notre travail, sans confusion.

Le non-respect d'une échéance peut également avoir de graves conséquences. Sur le plan personnel, cela peut nuire à votre réputation et à vos perspectives de carrière - surtout si cela se produit plus d'une fois.

Le non-respect d’une échéance peut avoir des impacts financiers dans le cadre de votre mission de prestation. En effet, si le traitement des délais éventuels n’est pas envisagé dans vos conditions générales de prestations de services, vous vous exposez délibérément à de sérieux risques de poursuites et pénalités financières en cas de non livraison. Pour vous procurer un modèle crée par un avocat spécifiquement pour vous protéger dans votre activité de secrétaire indépendante, cliquez- ici.

Il y a deux domaines principaux sur lesquels il faut se concentrer lorsque vous devez respecter une date limite : la gestion de la date limite et la gestion de soi.

Gérer une date limite

Il y a de fortes chances que la plupart d'entre nous acceptent simplement le délai qui nous est imparti. Mais il est important de bien l'envisager avant de l'accepter.

Les gens sous-estiment souvent le temps qu'il faut pour mener à bien un projet, de sorte que la date limite qui vous a été fixée peut être irréaliste. Et parfois, les délais sont fixés inutilement tôt pour éviter que des problèmes ne surviennent en cas de retard de livraison ! C’est particulièrement vrai dans le cadre de nouvelles missions de secrétariat Freelance avec un prospect pour une collaboration que les deux parties appréhendent pour la première fois.

Quelles sont les 5 étapes nécessaires avant d’accepter une deadline sur une mission de secrétariat Freelance ?

1. Évaluez ce qui est nécessaire

Tout d'abord, vous devez comprendre exactement en quoi consiste la tâche qui vous est proposée. Si votre date limite est fixée pour une tâche ou un projet compliqué, prenez du recul afin de bien en capturer toutes les dimensions.

Idéalement, la personne qui a fixé la date limite aura pris en compte la complexité du travail mais ce n’est pas toujours le cas, que ce soit intentionnel ou non. Par malice, il peut arriver en effet que certains mandataires sous-évaluent volontairement les délais de réalisation d’une tâche pour être capable de contester vos prix une fois les délais dépassés (à envisager dans vos CGS).

2. Obtenir les bonnes ressources

Ensuite, assurez-vous que vous disposez de ce dont vous avez besoin pour effectuer le travail rapidement. Disposerez-vous à temps des personnes, du soutien technique, de l'équipement, de la formation ou du matériel nécessaires ? Si ce n'est pas le cas, vous devrez peut-être proposer un calendrier plus long ou une diminution de la qualité ou de la quantité du travail que vous livrerez à temps.

3. Tenir compte des problèmes

Les choses ne se passent pas toujours comme prévu, il est donc sage de réfléchir aux problèmes potentiels. Par exemple, comment une maladie, une panne d'équipement ou une tâche concurrente urgente et importante inattendue affecterait-elle vos plans ?

Réfléchissez aux plans d'urgence que vous pourriez élaborer pour en minimiser l'impact. Vous pourriez, par exemple, envisager d'informer un collègue de travail afin qu'il puisse vous remplacer ou remplacer un autre membre de votre équipe en cas d'urgence. Là encore c’est un scénario à envisager dans vos conditions générales de prestations de services. On pourrait vous reprocher une exécution non conforme à ce qui a été acté dans le cas contraire et vous n’auriez aucun cadre légitime pour vous défendre.

4. Plan en détail

L'étape suivante consiste à établir un calendrier détaillé. Une bonne approche consiste souvent à décomposer les tâches en petits éléments et à fixer des délais pour chacun d'entre eux pour mieux appréhender le besoin global.

Vous pourriez ainsi vous apercevoir que vous aurez besoin de plus de temps que ne le permet le délai global. Assurez-vous de soulever ce problème le plus tôt possible et évitez de vous contenter d’espérer faire « au plus vite ou au mieux ». Le « au mieux »ne vous paiera pas les pénalités de retard pour non livraison.

5. Limiter les dégâts d'une date limite non respectée

Malgré tout votre travail et votre prévoyance, vous pourriez encore manquer une échéance. Si cela se produit, restez calme et faites tout votre possible pour limiter les dégâts.

Tenez vos interlocuteurs informés des progrès réalisés tout au long de votre travail, en soulignant les problèmes qui vous retardent, et montrez que vous mettez en œuvre vos plans d'urgence. Ensuite, si vous ne respectez pas les délais, pensez à recourir à la sous-traitance (qui doit être prévue dans vos CGS) pour limiter l’impact temps et livrer au plus tôt.

Dans une telle situation, il est préférable de traiter rapidement le problème immédiat, de se mettre d'accord et de respecter un nouveau délai. Ensuite, procédez à un examen du projet pour identifier ce qui n'a pas fonctionné et pour éviter que la situation ne se reproduise.

Toutefois, le non-respect d'une date limite peut avoir des conséquences plus importantes. Par exemple, comme nous l'avons déjà mentionné, si vous travaillez avec un client ou un organisme extérieur, vous risquez une pénalité financière. Cela peut également nuire à votre réputation. Dans tous les cas, veillez à assumer vos responsabilités, à éviter de vous excuser et à vous efforcer de faire ce que vous pouvez dès que possible.