Recruter une secrétaire juridique indépendante : Une nécessite pour les petits avocats

Le service client, le travail administratif au bureau, la gestion des médias sociaux ou encore l’entretien des espaces sont autant de tâches qui sont généralement confiées au personnel du cabinet d'un avocat, mais de nombreux avocats se retrouvent souvent débordés par ces tâches néanmoins obligatoires dont ils préfèreraient s’extraire pour se concentrer sur la maîtrise de leur art. La réalité économiques des métiers juridiques est souvent méconnue en ce sens que l’imaginaire collectif imagine toute de suite faire rimer métier du droit et opulence ce qui est très loin des réalités comme le justifient les nombreuses prises de paroles d’avocats célèbres ou les manifestations récentes sur ce sujet délicat. Face à cette réalité (30% des cabinets d’avocats sont proches d’une situation de faillite), les cabinets d'avocats naissants ou régionaux peuvent rarement se permettre d'engager une réceptionniste à plein temps pour des raisons évidentes de frais de fonctionnement et contraintes budgétaires.  Même lorsque les avocats peuvent dans l’absolu imaginer le recrutement d’assistants dédiés, cela correspond souvent à une dépense non efficiente car les besoins se situent sur des tâches précises qui pour la plupart du temps ne remplissent pas une semaine de travail complète. Ils préfèrent donc en toute logique envisager différentes options.

De nos jours, pour diverses raisons, de nombreux avocats choisissent d'utiliser des assistants virtuels ou autrement appelées secrétaires juridiques indépendantes. Ces supports hors du communs et opérationnels assurent le soutien administratif de votre cabinet d'avocats en ligne, à domicile ou dans vos locaux selon les exigences des prestations demandées. Toutes les tâches que vous déléguez normalement à votre secrétaire personnelle travaillant en CDI pour le cabinet peuvent dans les faits être traitées efficacement hors site. Lorsque vous employez un assistant virtuel ou que vous utilisez un service d'assistants virtuels, vous engagez en fait une personne qui effectue son travail en ligne, en utilisant son propre ordinateur et son propre espace ce qui revêt plusieurs avantages indéniables.

Quels sont les avantages de recruter une secrétaire juridique indépendante ?

Comme de nombreux avocats peuvent en témoigner, l'utilisation d'assistants virtuels à la place ou en conjonction avec des travailleurs engagés peut accroître considérablement l'efficacité de votre bureau. Il y a de nombreux avantages à choisir des assistants virtuels, et l'un des principaux est la promesse de personnalisation. Beaucoup d'entre nous pensent encore en termes d'employés à l'heure : engager un employé à temps plein pour s'occuper de diverses tâches et fonctions. Malheureusement, le coût global d'un seul employé à l'heure peut être prohibitif. Même pour les grandes entreprises, il est facile de voir comment les salaires de plusieurs assistants pourraient être utilisés dans d'autres domaines critiques tels que le marketing ou le suivi des admissions. Il est difficile de justifier le paiement d'une journée complète de salaire à quelqu'un pour remplir une ou deux fonctions essentielles, et de nombreux assistants n'ont tout simplement pas grand-chose à faire.

Le recours aux assistants virtuels vous permet de ne payer que pour les besoins spécifiques de votre cabinet. Vous pouvez choisir les programmes qui rempliront les tâches dont vous avez besoin, ce qui vous permettra de réduire efficacement les coûts. Si vous êtes un avocat solitaire à l'aise pour faire votre comptabilité, mais que vous avez besoin de quelqu'un pour répondre au téléphone, vous pouvez trouver un assistant virtuel pour assumer cette responsabilité particulière. En payant de manière sélective les tâches individuelles plutôt qu'en offrant un salaire horaire aux employés du bureau, vous pouvez rendre le fonctionnement de votre cabinet juridique beaucoup plus efficient. Voici quelques tâches sur mesure que les secrétaires juridiques freelance peuvent prendre en charge :

Les tâches des secrétaires juridiques Freelance (non exhaustives) :

Répondre au téléphone

Fixation/confirmation des rendez-vous

Envoi de rappels de rendez-vous

Transcription

Superviser votre emploi du temps

Gestion de la boîte aux lettres électronique

Aide et support à la Comptabilité du cabinet d’avocats

Mise en place et maintenance du site web

Gestion des médias sociaux

Recherche juridique pour la préparation d’actes

Outre la personnalisation, les secrétaires juridiques freelance permettent également de gagner du temps à un prix abordable. Ces avantages tendent à être particulièrement attrayants pour les avocats exerçant seuls et les petits cabinets. Vous pouvez confier à une assistante virtuelle des tâches de moindre importance ou qui prennent beaucoup de temps, afin de vous concentrer sur des aspects plus importants de votre cabinet. Les cabinets d'avocats de part leur fonctionnement criblés de tâches dites non essentiels que certains parviennent par essence à éliminer grâce à l’adhésion à des outils très spécifiques comme Jarvis ou des CRM surpuissants. Dans un fonctionnement commun, Il faut fixer des rendez-vous, répondre au téléphone et transcrire les notes de réunion et j’en passe. Les avocats solitaires se retrouvent souvent débordés par ces tâches, ce qui peut sérieusement affecter leur quotidien et la qualité de ce pourquoi on fait appel à leur service. Pour mettre les choses en perspective : chaque minute que vous passez à rechercher des solutions de lutte contre les parasites pour votre cabinet est un moment que vous ne passez pas avec des clients ou à travailler sur une affaire. Les assistants virtuels peuvent être incroyablement utiles pour ceux qui ont besoin d'un moyen rentable de déléguer les tâches non essentielles d’un cabinet juridique.

Quels sont les inconvénients à faire appel à une secrétaire juridique freelance ?

Alors que les avocats et les cabinets commencent à s'appuyer de plus en plus sur les secrétaires juridiques à domicile, il y a plusieurs inconvénients notables à prendre en compte avant de s'engager dans ce type de dispositif. Parmi les zones à prendre en considération, on peut citer :

Exigences en matière de compétences techniques : si vous n'avez pas l'habitude d'utiliser des logiciels, des applications ou des programmes informatiques pour gérer votre cabinet, vous risquez de ne pas être tout à fait à l'aise avec certaines options proposées par les secrétaires freelance, souvent habituées à user des technologies les plus récentes pour faire leur métier depuis chez elle. De nombreux services d'assistantes virtuelles s'appuient fortement sur des programmes existants tels que Google Agenda pour rationaliser les horaires par exemple. Si vous n'êtes pas complètement convaincu par la technologie mobile ou les logiciels de communication émergents, le recours à des secrétaires indépendantes peut s’avérer être une première expérience rupturiste troublante. A utiliser donc avec parcimonie pour les cabinets « old school ».

Lancer la recherche : comme le marché de l’externalisation administrative est en plein boom, accéléré par le COVID 19, de nombreuses entreprises se sont montées en accéléré pour fournir des services de secrétariat freelance tout inclus. Attention donc car ces services laissent très souvent à désirer et les professionnels se laissent berner par une beau site de façade et une supposée recherche de la perle rare incluse dans un prix très accessible. Lorsqu’on sait qu’en moyenne, les secrétaires freelance facturent 35^ee HT de l’heure pour vivre décemment (ou TTC selon statut) on peut imaginer qu’il y a anguille sous roche sur certaines propositions tarifaires indécemment basses.   Pour y remédier, vous pouvez donc vous rendez sur l’outil de recherche de secrétaires juridiques indépendantes qualifiées SIO et appliquer un filtre sur les compétences recherchées ainsi que la zone géographique en France visée. Vous n’aurez plus qu’ à entrer en contact direct avec la secrétaire de votre choix.

Essais et erreurs : il faudra peut-être plusieurs tentatives pour réorganiser votre pratique quotidienne autour des services fournis par les assistants virtuels. N’ayez pas peur d’itérer, tester, corriger et appliquer pour trouver la bonne manière de travailler efficacement. Une secrétaire juridique freelance compétente saura écouter vos retours pour ajuster sa manière de fonctionner et créer la meilleure harmonie possible.