Quels sont les avantages de la sous-traitance pour vos missions de secrétariat freelance ?
La sous-traitance pour soulager son activité de secrétaire indépendante, en confiance
Devenir secrétaire indépendante et lancer son activité à son propre compte est souvent une aventure dont on se souvient, tant elle est jalonnée de challenges au démarrage. En effet, dans les débuts, bien que l’enthousiasme soit moteur de tout la création de structure de l’activité, le fait de trouver des clients sérieux et qui correspondent à notre client idéal est très régulièrement source de doutes, de difficultés, voire même d’abandon. Certaines personnes ne sont juste pas faites pour être des entrepreneurs, c’est un fait. Mais d’autres le sont et parviennent à tirer leur épingle du jeu avec expertise, abnégation et une énergie suffisante pour passer ce cap de doute et véritablement lancer leur activité de secrétaire freelance.
Lorsque la clientèle est installée, régulière et fidèle (ce qui est souvent le cas lorsque les missions sont exécutées avec excellence) alors la secrétaire peut se retrouver avec un emploi du temps très chargé. Super me diriez vous ! Et bien non, car cette dernière peut implicitement penser que sa clientèle reste fidèle sur le prisme de sa présence, ce qui l’invite constamment à repousser ce qui est pourtant nécessaire dans toute activité : les vacances et le repos.
Si vous avez la chance d’évoluer sur vos compétences clés et sur le métier que vous aimez tout en vous dégageant des revenus suffisants pour prendre des congés, faites le. Pour pouvoir partir en vacances sereinement, 2 questions vous se poser : Ai-je contractuellement le droit de sous-traiter les missions que j’ai déjà signées et à qui puis-je le faire toute confiance ?
La question des contrats pour la sous-traitance de missions de secrétaire indépendante
Pour pouvoir sous-traiter simplement il convient de vous assurer que vous avez obtenu l’accord de sous-traitance dans vos CGVs initialement signées par votre client (vous trouverez un modèle de CGV complet pour secrétaire indépendante ici, en lien de fin d’article). Ainsi donc vous obtenez l’accord client final. Mais pour vous protéger intégralement sur les notions de qualité d’exécution, délais et RGPD, vous devez également signer un contrat de sous-traitance avec la secrétaire en question. C’est essentiel.
Le conseil est de signer ces deux contrats proprement et d’identifier de la manière la plus claire possible la partie que vous souhaitez déléguer, tout en identifiant des livrables distincts de telle sorte à ce qu’aucune ambigüité ne soit permise.
Comment choisir la secrétaire à qui déléguer les missions de secrétaire indépendante ?
La première tentation aujourd’hui pour déléguer revient à interroger son cercle direct, qui peut malheureusement s’avérer parfois restreint ou tout simplement non compétent eu égard à la spécificité de la mission proposée.
Pour remédier à cette problématique, la solution SIO entend créer un réseau de secrétaires professionnelles animées par les mêmes valeurs de professionnalisme et d’entraide, de telle sorte à ce que chaque type de mission puisse être déléguer au réseau, sereinement avec confiance et respect, dans une totale notion d’entraide créatrice. Une option spécifique est d’ailleurs prévue à cet effet, dans l’espace secrétaire pour opérer en confidentialité et avec les secrétaires du réseau exclusivement.
Mais qu’en est-il de la secrétaire à qui est déléguée la mission ?
En réalité, s’il est bien encadré, ce procédé peut profiter à tout le monde dans une vraie logique professionnelle de partage et d’excellence. En effet, d’un côté l’une des assistantes administratives freelance peut sous-traiter une partie de ses missions en toute sérénité, et de l’autre la secrétaire co-contractante peut accroître son volume horaire facturé et développer son chiffre d’affaires.
Mais alors quel est le rapport financier entre les deux secrétaires concernées par la sous-traitance ?
C’est la question ultime mais qui en toute honnêteté ne devrait pas poser de freins tant elle devient triviale.
Les deux réponses sont possibles : Soit la secrétaire qui délègue choisie de garder un % sur la mission (il est recommandé de ne pas être gourmand dans ce cas là, 10% paraît être un maximum pour couvrir les frais contractuels et générer un léger bénéfice), soit la secrétaire choisie d’appliquer la délégation au prix négocié avec son client final. On ne parle pas ici d’apport d’affaires mais bel et bien de sous-traitance pur, un procédé qui arrange aussi véritablement la secrétaire qui souhaite se délester d’un pan de mission.
Dans tous les cas, ce pilier de la sous-traitance doit être considéré comme une délégation professionnelle effectuée avec bénéfices communs et donc pas crée uniquement par intérêt financier.
