Quel est le rôle de l'Office Manager ?
Le métier d’office manager (anciennement responsable des services généraux et directement rattaché au directeur général) est, bien qu’exceptionnel d’utilité, encore assez méconnu dans l’hexagone.
Quelles sont les principales missions d’un office manager ?
Le rôle de l’office manager pour les PMEs est absolument crucial tant les missions et tâches confiées à cette superstar de la gestion administrative des entreprises sont variées.
La gestion et l’administration des services généraux
Tout d’abord et de part son origine outre atlantique, l’office manager a pour première vocation de gérer l’administration des services généraux de l’entreprise. On y retrouve la gestion générale des échanges administratifs (courriers, colis, réception..) mais aussi des éléments comme la supervision de l’immeuble de travail (réception des loyers, liens avec le service paiement, lien avec les sous-traitants de supervision et ménage, etc).
Un volet support aux ressources humaines
Tout office manager avec un peu d’expérience dans l’entreprise se verra confier des missions relatives aux ressources humaines qui peuvent aller tu tri des CVs, au support pendant les entretiens des candidats en passant par la formation des nouveaux salariés entrants (on boarding).
Un volet happiness manager de plus en plus présent
L’une des nouvelles dimensions des Office managers très appréciées des chefs d’entreprises est le volet bien être au travail, désormais résumé dans la nouvelle appellation « happiness manager ». Il s’agit sur ce pilier d’accompagner les salariés dans la politique bien être de l’entreprise, s’assurer d’une atmosphère de travail correcte, de conditions de sécurité conformes et bien souvent de la mise à disposition de « petits plus » qui aident les salariés à se sentir mieux (mise à disposition de corbeilles de fruits, accès à la salle de sport, organisation de jeux concours dans l’entreprise, etc).
Intégration d’une politique de responsabilité sociale de l’entreprise (RSE)
Avec les nouveaux enjeux environnementaux, les entreprises vont de plus en plus avoir l’obligation d’appliquer des politiques RSE dans l’entreprise avec notamment des nouveaux indicateurs qui voient le jour comme l’objectif de neutralité sur l’emprunte carbone dans l’activité des entreprises. Pour progresser sur ces piliers, les Office Managers peuvent être de bons relais afin de s’assurer de l’application de mesures favorables, en lien avec certains prestataires externes spécialisés sur le sujet.
La mise en place d’une politique de QvT
L’office manager peut également être amené à être garant de la Qualité de Vie au Travail. Dans cette thématique, le rôle des femmes, le respect et la considération de leur charge émotionnelle ainsi que le respect de l’équilibre vie pro, vie perso des femmes et mères salariées est un enjeu majeur.
En résume, l’Office manager a plusieurs missions vitales dans la gestion des PME/TPE
On le comprend bien, le rôle d’Office Manager est un poste à fortes responsabilités dans la gestion administrative de l’entreprise, la bonne gestion des services généraux et le garant des bonnes relations et du confort des salariés de l’entreprise. Véritable bras droit opérationnel du directeur général des PMEs, l’office manager revêt un rôle précieux et très convoité que seuls de rares profils peuvent prétendre endosser.
Quel est le profil de l’Office Manager compétent et efficace ?
Pour exceller dans son rôle de bras droit administratif auprès des leaders de TPE et PME, l’office manager doit avoir des qualités très distinctives :
Une rigueur à toute épreuve
Eu égard à la masse de dossiers à gérer, l’office manager à l’instar de tous les métiers du secrétariat doit montrer des qualités d’organisation et de rigueur dans le travail.
La discrétion
Très en lien avec la direction générale, l’office manager peut être amené à avoir des informations sur des procédures en cours qu’il convient de ne pas révéler.
Des notions en droit/ Droit du travail
Pour suivre certaines procédures RH, l’Office Manager doit avoir des notions assez avancées en droit du travail pour être capable d’interpréter des clauses contractuelles ou soutenir certains angles de discussion auprès de salariés. Idéalement, l’Office manager doit aussi être capable de décoder les fiches de paie et leur structure. Aussi, sur une notion de droit plus large, ce membre central de l’entreprise doit comprendre le traité RGPD et la protection des données personnelles des salariés pour ne pas faire prendre de risques à l’entreprise lors d’éventuels échanges.
Des notions en comptabilité
En tant qu’Office manager, vous pouvez être amené à opérer des opérations de notifications et de rassemblement de pièces comptables avant saisie de l’expert comptable dédié à cette mission. Evidemment, les possibilités de l’assistante se limite avant le périmètre exclusif des métiers gardés et normés comme le conseil juridique réservé à l’avocat ou l’écriture comptable réservée aux experts comptables.
Une parfaite maîtrise des outils bureautique
Evidemment, l’Office manager moderne doit avoir une maîtrise idéale des outils de bureautique classiques (Suite office ..), des logiciels internes de l’entreprise mais aussi des outils de communication modernes (Zoom, Team…).
Quelles formations pour devenir Office Manager pour les PME ?
A ce jour, il n’existe pas de véritables parcours scolaires obligatoires pour prétendre devenir Office Manager. Mais attention, ce rôle est particulièrement exigent et nécessite un véritable bagage de compétences que seule l’expérience peut fournir (pour une parfaite maîtrise). Très souvent, ces positions sont endossées par des professionnels ayant choisi un parcours BTS assistant manager ou assistant de gestion PME-PMI (Bac+2). Les plus téméraires et volontaires qui souhaitent prendre plus de poids dans l’entreprise iront jusqu’au Master 2 dans le management des entreprises avec de l’expérience en tant qu’assistant de direction.
Plus exigeant que la formation pour secrétaire et assistante administrative classique, il existe de fait plusieurs parcours de formation (hors académie) disponibles à ce jour pour répondre aux exigences de ce nouveau rôle, en confiance.
