Quel est le juste prix à payer pour s’attacher les services d’une secrétaire indépendante compétente ?
De plus en plus les sociétés vont avoir recours à des services de secrétariat externalisé pour gagner leur liberté administrative et pouvoir exprimer leur plein potentiel sur leur cœur de métier pour délivrer le plus de valeur possible. Parmi les postes généralement visés en priorité en tant de crise en retrouve en effet les services marketing dits traditionnels et les services de secrétariat qui reviennent dans les mains des entrepreneurs. C’est une erreur ! Et les entreprises se rendent compte aujourd’hui que l’alternative des assistants Freelance est fort intéressante.
Le fait d’engager une secrétaire en Freelance épargne la société de nombreux frais et taxes
On a souvent et malheureusement en tête que le Freelance coûte relativement cher sur un tarif horaire prémium par rapport à un salarié. Sans analyse on peut effectivement se faire cette réflexion un peu simplifiée mais la réalité est bien différente. Il faut prendre plusieurs facteurs en compte.
La secrétaire Freelance est opérationnelle, on épargne les temps d’incubation coûteux.
Dans la plupart des cas, le Freelance est spécialisée comme sur SIO où les secrétaires indépendantes choisissent des compétences clés à promouvoir pour se voir assigner des missions cohérentes par rapport à leur qualité : on épargne une bonne dose de formation structurelle même si selon les cas de figures et outils utilisés la formation sera indispensable (exemple de l’utilisation d’un CRM privé non open source). On gagne donc un coût à la formation grâce à une mise en action immédiate.
L’assistante Freelance est déjà équipée et peut travailler depuis chez elle !
Le côté opérationnel prend tout son sens lorsqu’on sait que la plupart des assistantes administratives choisissent de travailler depuis chez elle avec leur équipement ! Pas de PC à prêter ou acheter ni même de cuisine à mettre à disposition pour la pause déjeuner. Vous pouvez tout piloter à distance et mettre en place des indicateurs de suivi, d’autant que les secrétaires sont désormais 2.0 et maîtrisent les codes du numériques et les softwares professionnels comme Monday ou Microsoft Teams. Si vous souhaitez comprendre comme déléguer efficacement vos tâches administrative à une professionnelle de l’externalisation, lisez l’article ici.
Clairement, les charges sont moins lourdes
Même si on apprécie construire la relation avec une secrétaire indépendante efficace, il ne faut pas oublier que le statut Freelance empêche l’employeur de faire de la secrétaire son unique prestataire sous peine de requalification en CDI. Ainsi celle-ci doit être missionner en prestataire de services sur des durées déterminées et selon un contenu de mission qui sera encadré par des conditions générales de prestations de services à co-signer et un devis très explicite comprenant toutes les obligations légales en vigueur. Une fois les formalités agrées, la secrétaire indépendante ne vous coûtera pas de charges sociales ou patronales. Exit aussi les coûts de congés payés. Vous payez la prestation convenue et c’est vraiment un trait direct vers l’efficacité.
Vous allez travailler avec une personne qui a choisi d’être secrétaire indépendante, passionnée par le service aux clients et qui a souhaité ce statut pour un équilibre de vie harmonieux. En résumé, la personne fera son possible pour effectuer à bien la mission et ajouter de la valeur aux tâches demandées. Mais alors quel est le juste coût pour s’attacher les services d’une secrétaire indépendante ?
Un coût de marché compris entre 25 et 35 euros HT pour une heure.
Sur le marché de l’externalisation des tâches administrative, on voit passer tous les prix : de 10 euros HT à 80 euros HT. Il y a des choses à clarifier pour justifier un tel éventail.
Attention à faire la distinction entre assistants virtuels offshore et secrétaire indépendante.
Certains services proposent aujourd’hui de trouver la prétendue assistante parfaite à des prix complétement cassés. 99% de chance qu’on parle ici d’offshoring sans savoir exactement combien seront rémunérés les assistants sur place pour leur travail et en ayant un contrôle que limité sur leur discipline et la qualité prétendue des travaux effectués. Quelques fois il vaut mieux se recentrer sur des choses que l’on maîtrise davantage. Ce n’est donc pas une recommandation à pousser si l’on souhaite un travail à forte valeur ajoutée et parfaitement réalisé, bien qu’il existe certainement des exceptions absolument capables de le faire.
La secrétaire indépendante peut avoir des qualités très recherchées et justifie un prix premium.
A titre d’exemple, certaines PME qui ont du faire face à la crise sanitaire du COVID ont du implémenter la solution Microsoft Teams pour permettre à leurs effectifs d’échanger et communiquer en maintenant une certaine dynamique de travail. Il y a 3 manières de le faire : La moins efficace : Le patron achète la licence logiciel et invite tous les salariés à se connecter sans savoir si tout le monde maîtrise parfaitement la technologie et les éventuelles questions qu’ils pourraient avoir. L’intermédiaire, la société fournit en accompagnement une vidéo de formation pour pouvoir utiliser la solution, avec un accès 7/24 aux tutoriels complets et précis, mais là encore ca manque d’humanité notamment pour les personnes dites « non digital native » des générations plus anciennes. Enfin la solution privilégiée par de nombreuses sociétés est de faire appel à une assistante indépendante, rompue à l’usage du logiciel qui va soutenir un soutien appuyé par téléphone ou en présentiel pour « former » le personnel. En cas de questions particulières, celle-ci peut être également le relais avec Microsoft pour apporter des réponses fournies et personnalisées.
Ceci n’est qu’un exemple mais il en existe de nombreux comme le recrutement d’une assistante indépendante spécialisée dans le traitement des questions liées au SAV E-commerce. On obtient ici une assistance ultra premium sur un coût ultra maîtrisé. Un must have. Dans cette optique inutile de dire qu’un coût de 35e HT de l’heure est parfaitement justifié par rapport à une employée que l’on prendrait en CDI qui n’aurait peut être pas un volume d’activité suffisant ou encore un service offshore ou pire automatisé par BOT qui n’aurait pas un traitement personnalisé et efficace de la demande. C’est aussi l’image de votre société que vous placez dans les mains de la secrétaire indépendante qualifiée.
En général, la secrétaire indépendante évolue en micro-entreprise et ne peut donc pas défiscaliser ses coûts. Il faut donc un tarif horaire décent pour une relation éthique co-choisie.
Vous le savez peut être, le statut micro entrepreneur ou auto entrepreneur est supposé apporter de nombreuses souplesses administratives et paraît assez intéressant sur le papier à toute personne créant souhaité sa société sans prendre une grande part de risque, même si cette notion reste à mesurer. Le côté plus sombre de ceci concerne certaines activités nécessitant de gros frais (achat matériel, formation spécifique, frais juridiques pour rédiger leur dossier CGS…) et que l’on ne peut de fait pas retirer de nos revenus pros imposables comme pour une société normale. Ainsi il faut bien comprendre que la secrétaire indépendante sera relativement taxée. Dans le principe en effet elles seront soumises au barème progressif de l’impôt sur le revenu après un abattement de 50% sur les prestations de services.
Pour avoir une image complète, il faut comprendre que la plupart des secrétaires indépendantes ont choisi ce métier pour des raisons personnelles et ne travaillent pas toutes 35h ou plus par semaine. Il est donc important pour elles d’adapter le prix en fonction d’un revenu mensuel nécessaire à atteindre un niveau de vie normal tout en composant avec les contraintes du statut, de la fiscalité et de l’exigence des missions proposées.
Pour toutes ces raisons, il paraît juste et clair de considérer en effet que la zone se situant aux alentours du prix de des 35 euros HT par heure de secrétariat administratif externalisé est justifiée pour une secrétaire avec qui vous contracteriez en direct afin qu’elle puisse en effet toucher le juste fruit de son travail.
