Pourquoi recruter dès maintenant une secrétaire médicale indépendante pour votre centre de soins ?

Alors que le secteur des soins de santé continue à profiter des avantages du passage au numérique, de plus en plus d'établissements et de cabinets de soins de santé commencent également à reconnaître l'intérêt d'avoir recours à une secrétaire médicale indépendante. Mais qu'est-ce secrétaire médicale freelance pour la gestion des soins de santé ? Que peuvent-ils faire pour améliorer concrètement le fonctionnement de votre cabinet ?

Au cours des deux dernières années, le nombre de cas de personnes travaillant à distance n'a cessé d'augmenter et la crise du COVID 19 accélère encore cette tendance mondiale manifeste. Voici quelques statistiques révélatrices pour soutenir la tendance croissante au travail à distance :

Le nombre de travailleurs à domicile explose y compris dans la santé.

16 % des entreprises embauchent désormais exclusivement des travailleurs à distance

Depuis 2005, le nombre de travailleurs à distance a augmenté de 140 %.

18% des personnes travaillent à distance à temps plein

La tendance au télétravail a également atteint le secteur de la santé. Avec le nombre croissant d'établissements et de cabinets de soins de santé qui se numérisent complètement  au niveau de la prise de rendez-vous ou des téléconsultations (consultations médicales vidéo individuelles), il y a davantage de raisons de demander l'aide de travailleurs à distance ou d'assistants médicaux à domicile pour gérer l'aspect en ligne de votre cabinet médical.

Qu’est-ce qu’une secrétaire médicale indépendante ?

En préambule il est utile de mentionner que la secrétaire médicale indépendante à distance ne doit pas être assimilée à un assistant virtuel d’intelligence artificiel qui lui n’opère des tâches qu’en fonction d’algorithme et sans intervention d’âme humaine. La secrétaire va davantage apporter son soutien sur des tâches administratives et d'assistance à la clientèle telles que la prise de rendez-vous en ligne, l'engagement des clients, etc. Nous y reviendrons.

La secrétaire médicale virtuelle est un excellent moyen de compléter votre équipe médicale interne, tout en respectant votre budget. Avec ce type de personnel à distance sous contrat de prestation de service, vous pouvez vous libérer, ainsi que votre équipe interne, des tâches administratives fastidieuses et vous concentrer sur ce qui compte vraiment : fournir des soins de santé et des services médicaux de premier ordre à vos patients.

Même en travaillant à domicile, une secrétaire médicale indépendante peut améliorer considérablement l'expérience globale de vos patients. Certains assistants virtuels dans le domaine de la santé peuvent impliquer vos clients en répondant à leurs questions ou en leur offrant leur aide de manière proactive. Un assistant virtuel dans le domaine des soins de santé à domicile peut également soulager votre personnel interne, de sorte que les temps d'attente pour vos patients seront considérablement réduits.

Certaines secrétaires médicales ont également une formation poussée jusqu’au niveau infirmière et peuvent le cas échéant offrir des prestations de services jusqu’à  la transcription médicale.

ENGAGER UN ASSISTANT VIRTUEL DE SANTÉ POUR EFFECTUER CES TÂCHES

Vous pensez qu’une secrétaire médicale indépendante est un complément indispensable à votre cabinet pour gagner du temps ?  C'est très bien ! Mais avant de consulter les offres d'emploi en ligne pour une secrétaire médicale, il est important de savoir exactement quelles tâches vous allez d'abord lui déléguer.

Voici quelques-unes des tâches qu’une secrétaire médicale freelance peut effectuer pour vous.

TÂCHES ADMINISTRATIVES

Les tâches administratives occupent une grande partie de la liste des tâches quotidiennes d'un cabinet médical. De la saisie de données, comme le transfert des formulaires d'historique de soins dans votre base de données numérique, au suivi de vos rendez-vous, il y a beaucoup de tâches administratives à effectuer dans un établissement ou un cabinet médical, peu importe sa taille. Une secrétaire médicale indépendante peut prendre en charge un grand nombre de ces tâches afin d'améliorer le flux de travail, de gagner du temps et, d'une manière générale, de rendre votre cabinet beaucoup plus efficace.

Voici quelques-unes des tâches administratives qu’une secrétaire médicale administrative freelance peut effectuer à distance :

Numérisation des formulaires d'historique de santé

Gestion des données du DME/DSE

Prise de rendez-vous pour les patients

Vérification de la viabilité et des niveaux de couvertures assurances et mutuelles

Autorisations médicales

Traitement de l'éligibilité

Facturation médicale

ASSISTANCE À LA CLIENTÈLE

Assister vos clients et répondre à leurs questions, prendre les appels, répondre aux messages de discussions instantanées et aux courriels font également partie des tâches d’une secrétaire médicale indépendante. Elles officient donc également comme des réceptionnistes connectées. En leur faisant faire ces tâches, vous permettez à votre personnel interne de se concentrer davantage sur des choses qui ne peuvent être faites qu’en présentiel ainsi que sur leur corps de métier à savoir les soins de santé en s’affranchissant du poids écrasant de l’administratif. Le temps réel passé sur les soins s’en trouvera amélioré et la qualité du service proposé accru, en lien direct avec la fidélité de votre patientèle.

Voici quelques-unes des tâches d'assistance à la clientèle qu’une secrétaire médicale indépendante peut effectuer :

Tâches de réceptionniste en ligne

Assistance par courrier électronique

Assistance téléphonique

Support texte

Support de chat en ligne

Répondre aux questions générales des patients

Traitement des demandes de renouvellement de prescription

TÂCHES CRÉATIVES ET TECHNIQUES

Outre les tâches dites administratives, une secrétaire indépendante de part sa large palette de compétences peut accompagner votre centre médical sur un angle lié aux nouvelles technologies, nécessaires aujourd’hui pour capter une clientèle de plus en plus connectée :

Marketing numérique

Rédaction du contenu

Gestion des médias sociaux

Engagement des clients

Développement du site web

Support informatique

Configuration des logiciels médicaux

Les secrétaires médicales indépendantes s’adressent à plusieurs types de professionnels de santé.  

Qui peut bénéficier d'un assistant virtuel de santé ? Pratiquement tout établissement ou cabinet médical (dentistes, ostéopathes, naturopathes, thérapeutes, psychologues, et autres) ! Tant que vous établissez les bases d’échanges avec le ou la professionnel de l’externalisation lui introduisant vos besoins et en lui laissant le temps de se former à votre méthode de travail  et vos logiciels internes (à prévoir dans le temps total de la prestation inscrit au devis) alors tout le monde peut profiter de cette aide à distance.

Voici quelques établissements et cabinets de soins de santé qui peuvent bénéficier de l'embauche d’une secrétaire médicale freelance pour les soins de santé :

Cliniques et cabinets médicaux

Centres de soins d'urgence

Centres de chirurgie ambulatoire

Centres de naissance

Clinique privée

Cabinets généralistes

Cliniques dentaires

Établissements de soins de santé mentale, psychologues

Centres de soins pour sportifs

Centres de physiothérapie et autres centres de réadaptation

Télésanté

Pratiquement tout type de cabinet de soins de santé a intérêt à embaucher une secrétaire médicale en freelance, car elles peuvent fournir une gamme de services très étendue. Dans de nombreux cas, les assistants virtuels peuvent également être facilement formés pour effectuer des tâches spécifiques à un certain type de pratique.

TÉLÉSANTÉ, COVID-19, ET VAS

La pandémie COVID-19 a obligé de nombreuses pratiques et établissements de soins à imposer une nouvelle façon de faire. Bien que la télésanté, et la santé en ligne en général, ait été lentement adoptée par la communauté médicale, COVID-19, ou nouveau coronavirus, a définitivement mis en lumière les soins de santé virtuels.

Les assistants virtuels de santé complètent parfaitement la télésanté, la télémédecine et les télésoins. Grâce à l'utilisation d'ordinateurs, de logiciels médicaux, d'outils de communication et d'autres technologies modernes, les professionnels de la santé peuvent fournir aux patients les soins nécessaires à distance en délivrant des recommandations et ordonnances spécifiques.

Sous l'impulsion de la pandémie COVID-19, un nombre croissant de cabinets médicaux et de soins de santé ont mis en place des systèmes de télésanté et des programmes de santé en ligne afin de pouvoir continuer à fournir les soins dont leurs patients ont tant besoin. Si vous mettez en place votre propre système de santé en ligne avec une méthodologie de prise de rendez-vous et téléconsultation, l'idéal est de compléter votre processus par une secrétaire médicale à distance.

Comment trouver et recruter une secrétaire médicale en freelance ?

Attention il n’est pas nécessaire qu’un professionnel ait une expérience exhaustive dans le milieu médical pour qu’il soit utile à l’externalisation administrative de votre cabinet de soins. Avec une attention aux détails et l’envie de se former aux logiciels spécifiques utilisés dans la profession, un profil agile saura répondre à vos besoins.

Parmi les autres compétences à rechercher, soyez attentifs aux compétences en dactylographie rapide, avec une vitesse de frappe d’au minimum 60 mots minutes et une grande précision pour garantir l’efficacité du travail administratif. De la même manière, d’excellentes compétences en communication orale et écrite sont également très importantes.

Pour chercher le profil qui correspond aux besoins spécifiques de votre activité médicale, parcourez la plateforme SIO en saisissant la spécialité secrétaire médicale. Vous pourrez ainsi filtrer les profils selon leur localisation. Si votre besoin porte sur du pur administratif comme de la mise en forme de documents, vous pourrez également effectuer des recherches plus ciblées avec un accès gratuit aux profils taclant vos besoins. Sur SIO la prise de contacts avec les secrétaires est directe et sans frais pour humaniser la relation dès le premier échange. Bonne recherche.