Pourquoi est-il si difficile de débuter comme secrétaire indépendante ?

Pourquoi les secrétaires indépendantes qui débutent leur activité en freelance prennent-elles rapidement la pression ?

C’est un constat saisissant :  bien que le nombre de secrétaires indépendantes en activité ne cesse de croître de jour en jour, les profils qui semblent complètement désemparés face à l’ampleur de la tâche qui les attend évolue sur une ligne identique, comme si ces femmes néo entrepreneuses n’étaient pas prévenues de la difficulté de la création d’entreprise. Mais alors, pourquoi est-ce si difficile de lancer sa micro-entreprise en secrétariat freelance ?

La mentalité n’est pas préparée

Tout d’abord, il faut bien comprendre que devenir entrepreneur n’est pas une histoire si simple qu’il n’y paraît. La France a ceci de problématique est qu’elle permet à n’importe quelle personne ou presque de créer sa micro-entreprise pour générer des revenus, parfois en sus de leur activité salariée, sans se soucier de leur capacité réelle à appréhender et comprendre les responsabilités du monde de l’entreprise. Alors, lorsque l’on quitte subitement la protection incroyable qu’offre le salariat pour se confronter à la réalité des responsabilités du chef d’entreprise, la réalité peut apparaître comme un violent revers. Obligations administratives, fiscales, comptables, juridiques  : tout peut sembler être fait pour nous décourager alors qu’il ne s’agit simplement que des obligations classiques du créateur d’entreprise qui doit déclarer son identité et son activité pour se conformer à la réglementation.

Les connaissances en matière juridique sont beaucoup trop faibles

En général, les néo secrétaires indépendantes sont extrêmement motivées à l’idée de trouver leur premier client sans passer par la douloureuse étape de création de leur image d’entreprise et la prospection client, rôle dans lequel elles sont généralement peu à l’aise pour « ne pas vendre ses compétences après tout ce que j’ai réalisé dans ma carrière ». Simplement, avant même de pouvoir vendre ses prestations de services, il faut bien comprendre le cadre dans lequel on opère. 

Exit la protection du salariat. Lorsqu’on choisit de créer sa propre entreprise pour vendre ses prestations de services aux particuliers ou aux entreprises, on entre dans une nouvelle dimension avec des responsabilités qui, en cas de défaut, peuvent coûter très très cher tant à la réputation qu’au portefeuille. Rares sont les assistantes administratives free-lance qui prennent ce sujet du juridique au sérieux, en estimant la plupart du temps qu’elles n’ont jamais eu de problème dans leur carrière et que ça ne risque pas d’arriver. Mais c’est totalement faux. Et bien souvent, quand l’étape de la création des CGVs intervient, 90% des secrétaires préfèrent passer outre ou choisir de télécharger des modèles gratuits quitte mettre en danger leur activité plutôt que de se protéger réellement avec un modèle de CGV fait pour les secrétaires indépendantes. 

Ceci atteste inéluctablement d’un manque de compréhension des enjeux de l’entreprise et de l’importance de comprendre le cadre juridique dans lequel on opère. Celui-ci ne doit plus être un enjeu de peur ou de crainte mais bel et bien un atout différentiant.

Les compétences liées à l’activité du freelance ne sont souvent pas acquises lors de la création

Encore une fois il ne faut pas s’y méprendre. On peut être très compétente en tant que secrétaire administrative dans une PME TPE pendant 20 ans, sans n’avoir jamais eu de reproches ou problèmes à déplorer et malgré connaître une difficulté immense à proposer les mêmes prestations en tant que secrétaire indépendante freelance. La compétence métier initiale ne représente que 15% du succès de l’entreprise finale.

Identification du client idéal

En effet, pour réussir à construire une clientèle à distance, sur son client idéal, il faut être capable de définir les prestations précises qui sont être notre vitrine pour « parler » à notre type de client privilégié qui in fine, achètera nos prestations. Et cet exercice ne s’invente pas, il relève de techniques webmarketing et marketing plus au moins avancées, et requiert du temps et une certaine forme de mise à l’épreuve. Vous allez devoir rapidement vous jeter dans le bain et parler le plus tôt possible au type de prospect que vous pensez être votre client type pour comprendre si, en effet, votre vitrine et votre offre font sens  et sont claires et précises pour lui.

Construction de l’audience ciblée

Une fois le client idéal cerné, il convient de pouvoir l’attirer, lui faire connaître votre proposition de valeurs à travers différents outils traditionnels et numériques. On pense alors aux techniques de growth qui vont permettre via les auto répondeurs, réseaux sociaux etc d’envoyer de l’information de qualité à un maximum de clients potentiels qui correspondent à votre audience cible. Une nouvelle fois, ces pratiques sont très encadrées, poussées et nécessitent souvent de se former en profondeur avant de commencer à obtenir des résultats.

Maîtrise du RGPD et de la confidentialité

Sur ce registre, c’est souvent une catastrophe. Il n’est pas rare de voir des partages d’informations personnelles (sens RGPD du terme) entre secrétaires sur des FORUM de type Facebook ou autres sites peu scrupuleux. Cette pratique est totalement proscrite. Une connaissance du RGPD est essentielle pour prétendre opérer sur ces métiers.

Maîtrise de votre image sur le web

A partir du moment où l’on choisit de construire sa clientèle via une activité numérique, il convient de comprendre que l’image que l’on véhicule contribue à fabriquer un actif ou un passif pour notre entreprise, selon le niveau de maîtrise que l’on démontre. Dans les débuts, la tentation est très grande de vouloir se faire accompagner et poser de multiples questions sur des forums de type groupes Facebook que l’on pense bienveillant. Le fait est que de multiplier les questions sur des éléments supposés de bon sens ou acquis risquent de vous affubler d’une étiquette non désirée et nuire à d’éventuelles futures opportunités. Il faut donc veiller à maîtriser les codes de la communication avant de se laisser aller à la facilité.

Les nouvelles secrétaires qui se lancent ne sont pas toujours en position de choisir avec le recul et la sécurité financière court-moyen terme.

Les nouvelles secrétaires qui se lancent ne sont pas toujours en position de choisir avec le recul et la sécurité financière court-moyen terme.


Ce point est fondamental. Devenir assistante administrative à domicile et plus généralement être en position freelance en s’affranchissant du cadre du salariat est un choix qui s’anticipe et se calcule. En effet, il faut bien considérer que s’installer en freelance va générer des frais fixes et potentiellement variables qu’il convient de calculer dans vos approches tarifaires. 

- Prix matériel et logiciels secrétariat
- Espace bureau
- Prix rédaction CGVs
- Prix comptabilité (logiciel) ou expert comptable
- Formations diverses
- Assurances pro
- PJ
- Mutuelle et prévoyance
- Abonnements Logiciels marketing et plateforme secrétaires indépendantes
- Graphiste (Logo pro, identité graphique …)
- Création site web pro …

Comme débuter son activité en freelance est une source d’investissement certaine, il est fortement recommandé de se trouver en situation de sécurité financière pour débuter son activité. Ceci peut se traduire par différentes formes :

- Matelas de finances construit avec le temps mais ce qui signifie financier son activité en capitaux propres,
- ARE, bénéficier des allocations d’aide au retour à l’emploi ce qui garantira un certain confort dans l’approche mais reflète aussi souvent un manque d’implication car le fait d’avoir cette source d’aide automatique ne favorise pas le passage à la mentalité nécessaire pour devenir un freelance performant.
- ARCE : vous pouvez aussi faire le choix de créer votre micro entreprise et transformer vos 45% de vos ARE en capital (2 versements espacés de 6 mois) de départ pour lancer votre business.

Il existe davantage de sources de matelas financiers possibles pour s’affranchir d’une pression financière immédiate au lancement qui, quant à elle, n’aura pour effet que de vous garantir de prendre les mauvaises décisions. C’est ainsi que l’on observe très souvent des nouvelles secrétaires indépendantes partager leur désarroi de ne pas trouver de clients rapidement (car n’ayant pas investi dans les bonnes ressources et la bonne approche dès le départ). Il en ressort inévitablement des alternatives dangereuses comme par exemple accepter des missions sans maîtriser du tout la teneur du besoins et ainsi vous mettre vous et votre client en danger (et dans ce contexte, sans CGVs en béton, inutile de dire que c’est fatal) ou encore entrer dans un cercle vicieux de baisse de vos tarifs horaire HT jusqu’à ne plus pouvoir vivre décemment de votre activité.

Tout cela se calcule. Vos coûts réels (y compris marketing etc) doivent être intégrés pour fixer justement le prix nécessaire au lancement de votre activité de secrétaire indépendante.  Il n’y a que comme cela qu’une démarche réellement professionnelle peut se mettre en place.

Conclusion : Devenir secrétaire en freelance doit être un choix raisonné et calculé et non un choix de frustration.