Où obtenir l'aide administrative pour devenir organisme de formation ?

Comment créer un dossier administratif irréprochable pour devenir organisme de formation ?

Introduction à la possibilité de devenir organisme de formation 

Dans le monde actuel et au sein d’un marché du travail  de plus en plus complexe et compétitif, la valeur d’une personne est essentiellement évaluée sur la base de  son parcours académique et professionnel. C’est  sur cela que les organismes de formation basent l’ensemble de leurs activités en tentant de donner à leurs clients le savoir-faire et les compétences nécessaires pour mener à bien leurs différentes missions professionnelles.

Cependant, compte tenu de la délicatesse de leur travail et des prérogatives  administratives, juridiques et autres (comment devenir  un organisme de formation en général, comment devenir un organisme de formation CPF en particulier autrement dit un organisme dont les formations sont éligibles au  CPF, comment monter un dossier administratif,  quelles certifications obtenir, etc.), il est nécessaire de maîtriser les différents aspects, démarches  et procédures avant d’envisager la création de ce type d’organisme.

 
Qu’est ce qu’un organisme de formation ?

Un organisme de formation est assimilé à une organisation dont le pivot principal de  l’activité se base sur la formation des individus.

Plus précisément et Selon l’article L6313-1 C  du code du travail français, un organisme de formation est «toute personne qui réalise des prestations de formation professionnelle continue», autrement dit :

- Les actions de préformation et de préparation à la vie professionnelle
- Les actions d’adaptation et de développement des compétences des salariés
- Les actions de promotion professionnelle
- Les actions de prévention
- Les actions de conversion
- Les actions d’acquisition, d’entretien ou de perfectionnement des connaissances
- Les actions de formation continue relative à  la radioprotection des personnes prévues à l’article L. 13333-11 du code de la santé publique
- Les actions relatives à l’économie et à la gestion de l’entreprise,
- Les actions de formation relatives à l’intéressement, à la participation et aux dispositifs d’épargne salariale et d’actionnariat salarié
- Les actions permettant de réaliser un bilan de compétences
- Les actions permettant aux travailleurs de faire valider les acquis de leur expérience
- Les actions d’accompagnement, d’information et de conseil dispensées aux créateurs ou aux repreneurs d’entreprises agricoles, artisanales, commerciales ou libérales exerçant ou non une activité
- Les actions de lutte contre l’illettrisme et l’apprentissage de la langue française »
-Les actions relatives à «  la participation à un jury d’examen ou de validation des acquis de l’expérience mentionné  dans l’article L. 3142-3-1 lorsque ce jury intervient pour délivrer des certifications professionnelles inscrites au répertoire national des certifications professionnelles selon les termes de l’article L. 335-6 du code de l’éducation ».

Les certifications à obtenir pour s’appeler organisme de formation

Un nouveau référentiel qualité englobant principalement 32 critères d’évaluation vient d’être promulgué lors de la dernière réforme portant sur la formation  professionnelle dans le but de mieux réguler et contrôler la qualité des prestations fournies pas les organismes de formation et d’octroyer aux meilleures d’entre elles une certification leur permettant de bénéficier comme auparavant  des financements publics (à partir du 1er janvier 2022). L’objectif principal de cette certification est d'homogénéiser la qualité des formations délivrées par les prestataires.

D’un point de vue pratique, cette nouvelle certification est incontournable pour les organismes de formation s’ils souhaitent  que leurs formations puissent être financées par les OPCO, Pôle Emploi et la Caisse des Dépôts et Consignations.

La certification Qualiopi est un nouveau processus plus simple, plus léger et plus clair qui est  associé à de nouveaux acteurs et à un  nouvel organisme régulateur de la formation professionnelle (France compétences), même s’il présente des similitudes certaines avec l’ancien système basé sur les indicateurs du Datadock.

Sachant que les prestataires travaillant sur des fonds privés ne sont pas concernés, cette nouvelle certification unique concerne essentiellement :

-          Les prestataires intervenant sur des fonds publics ou mutualisés,
-          Les prestataires de formations réalisant des actions de formations, bilans de compétences, validations des acquis d’expérience et programmes de formation en apprentissage (CFA).

Zoom sur les critères du référentiel QUALIOPI

Le référentiel Qualiopi se compose quant à lui de 32 indicateurs comprenant 10 indicateurs spécifiques et 22 indicateurs communs à tous les prestataires.

7 critères qualité reprenant les six critères précédents révisés et un critère relatif à l’inscription du prestataire dans son environnement socio-économique à savoir :

Ø Critère 1 : Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus.

Ø  Critère 2 : L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations.

Ø Critère 3 : L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre.

Ø Critère 4 : L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre.

Ø Critère 5 : La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.

Ø Critère 6 : L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel.

Ø  Critère 7 : Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.

 
La certification Qualiopi adopte une démarche de certification rigoureuse et méticuleuse qui nécessite l’instauration d’une dynamique et d’une logique intrinsèques basées sur une amélioration profonde et durable axée autour des 32 indicateurs et des 7 critères listés précédement cités. 

Comment monter un dossier Qualipi rigoureusement ?

Afin d’obtenir la certification qualité « Qualiopi », certaines démarches doivent être effectuées, à savoir :

-      La demande de certification auprès d’un organisme certificateur.
-      La signature d’un contrat avec un organisme certificateur.
-     L'audit initial à l'issue duquel sera délivrée la certification Qualiopi pour une durée de 3 ans.

Une fois la certification obtenue, il faut rester  disponible pour l’audit de surveillance, qui peut avoir lieu au bout d'environ 18 mois, le plus souvent à distance, puis pour l’audit de renouvellement avant la fin du cycle de 3 ans.

Étant donnée la procédure de certification, pour monter un  dossier efficace et rigoureux, une secrétaire indépendante spécialisée pour organisme de formation peut être d'une aide précieuse pour vous fournir une aide administrative pour dossier Qualiopi et pour formation CPF. Elle se chargera entre autres de la préparation en  amont de l’audit d’un classement par dossiers dans lesquels on retrouvera les éléments de preuve nécessaires,  de la préparation de documents scannés pour le processus digitalisé de l’audit à distance, etc.

Conclusion sur les conditions pour devenir organisme de formation

Au 1er janvier 2022, la certification Qualité « Qualiopi » deviendra une obligation légale pour tous les Organismes réalisant des actions pour le développement des compétences souhaitant bénéficier de fonds publics ou mutualisés.

Cette nouvelle certification est une étape incontournable et nécessaire à tous les types d’organismes de formation professionnelle puisqu’elle leur permet  de bénéficier d’aides publiques considérables et les  pousse à instaurer une démarche d’amélioration continue  et durable favorisant des prestations et des formations de haut niveau conformes aux standards de qualité exigés par un monde en perpétuel changement et d’un marché du travail  de plus en  plus exigeant.


Pour créer votre propre formation, la vendre sur internet et respecter les critères Qualiopi 


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