Les questions clés pour se lancer comme secrétaire médicale indépendante
Cet article admet l’idée que vous ayez effectuer une formation appropriée en secrétariat via un parcours académique ou que vous ayez pu suivre une formation pour secrétaire indépendante à domicile via les différents spécialistes en présentiel ou sur Internet. Nous allons brosser ici les questions qui reviennent le plus souvent et dont les réponses restent trop souvent incomplètes voire dangereuses car mal avisées.
J’ai fini ma formation, je viens d’être appelé par un prospect sur du bouche à oreilles il me propose une mission semaine prochaine sous réserve d’un premier rendez-vous découverte réussi. Je n’ai aucun outils de prêts, que dois-je faire ?
Pas de panique, il convient de prendre un peu de recul sur les choses. Ce qui va être important avant de se lancer tête baissée est de structurer son approche en la professionnalisant pour créer un niveau de confiance pour les deux parties. Un premier bon conseil pour se lancer comme secrétaire médicale indépendante est de réfléchir l’encadrement des futures missions. Bien évidemment il est absolument proscrit de faire quoique ce soit sans signature de contrat même si le prospect est un ami d’un ami, tout peut arriver. Les avocats spécialisés, seuls habilités à proposer du conseil juridique personnalisé invitent les professionnels en prestations de services à adopter le couple Conditions générales de prestations de services associées à un devis qui doit respecter toutes les mentions légales en vigueur. Pour rappel le devis est obligatoire dès lors que le montant de la prestation de service dépasse les 100 euros TTC.
Vous pouvez vous munir de différents outils pour suivre ce conseil avec par exemple pour un modèle de CGV adapté à votre activité de secrétaire indépendante un outil crée par un avocat pour ce métier et proposé à la vente sur le site SIO ici.
Pour ce qui est des devis il est recommandé d’utiliser les logiciels gratuits et efficaces pour débuter comme Henrii, très plébiscité des entrepreneurs.
Avec ces deux éléments vous serez en mesure de proposer un cadre légal correct, adapté et créer un niveau de confiance professionnel dans votre démarche de prospection.
J’ai fini ma formation mais je ne sais pas comment trouver de nouveaux clients pour lancer mon activité et générer mon premier chiffre d’affaires.
Pour répondre à cette interrogation il convient d’analyser la dimension de la formation suivie. On peut parler d’une formation de type académique qui peut nous apprendre les éléments techniques de la formation de secrétariat alors qu’une formation spécialisée sur le secrétariat Freelance va davantage axée les détails sur des piliers importants du lancement de l’activité comme par exemple la prospection et les techniques webmarketing. Ainsi, une bonne formation de secrétaire indépendante doit nécessairement aborder la question de la création de la marque et les outils pour créer un profil magnétique qui attire un certain type de client.
En effet, un bon conseil avant même de prospecter les professionnels et de cibler un type de client prioritaire pour être capable de rendre sa communication plus impactante. Par exemple, pour une secrétaire médicale on comprend facilement que l’on peut avoir différents clients comme les médecins pour la réservation de rendez-vous, les ambulances et taxis VSL pour l’externalisation de factures, les ostéopathes pour l’optimisation des plannings multi plateformes, les cabinets dentaires pour les suivis carte vitale, etc etc. Tout est envisageable. Pour rendre son profil plus attrayant, spécialisé et cohérent il convient de choisir sa cible et accepter de de concentrer sur un type de client quitte à refuser ou sous-traiter d’autres missions avec des spécialistes du domaine. La communication s’en trouvera bien plus impactante, le prospect ayant de facto confiance en ce qu’il comprend de votre identité de marque.
Je commence à avoir du succès, je n’arrive plus à répondre à la demande, dois-je refuser les missions ? Comment faire pour gérer ?
On comprend la frustration qui peut être générée si on a tout mis en place pour avoir du succès, que celui-ci arrive mais que nous arrivons à notre limite de possibilités en termes d’acceptation de missions. Le refus n’est pas l’unique option. En effet, avec des conditions générales de prestations de services bien rédigées et complètes, vous pourrez sous-traiter une mission négociée avec un prospect en la déléguant à une autre secrétaire indépendante spécialisée. Mais attention il ne faut pas faire cette procédure à la légère. Vous devez en sus des CGS signées par votre client, signer de votre côté un contrat de sous-traitance avec la secrétaire choisie.
Pour trouver un modèle de contrat de sous-traitance pour secrétariat externalisée, rendez-vous rubrique « ressources » du site SIO.
Pour trouver une secrétaire médicale indépendante spécialisée qui correspond à la mission à sous-traiter, rendez vous dans l’espace secrétaire du site SIO où vous aurez la possibilité de proposer des missions en sous-traitance et observer les prétendants qui postulent avant de conclure un accord.
Je n’ai pas de site internet, j’ai compris qu’il fallait communiquer sur ma spécialité mais je n’ai pas le budget pour un site professionnel. Dois-je laisser tomber cette option ?
Il existe deux type de sites : Un site de ventes où vous vendez vos services directement sur le site via un module de paiement. Vous devez alors aller plus loin qu’un site simple et faire rédiger des CGV spécifiques par un avocat pour vous protéger. C’est sincèrement complexe et pas forcement recommandé.
En parallèle vous pouvez aussi décrire vos offres sans modules de paiement à travers un simple blog d’informations et de prise de contacts. A ce moment là différentes options existent. Vous pouvez soit créer votre blog par vous-même ou le faire réaliser par un professionnel, il vous en coûtera quelques centaines d’euros ainsi que des frais d’hébergement incompressibles. Vous pouvez également choisir de prendre un modèle de blog professionnel dédié à cette activité sur le site SIO dans la rubrique visibilité. Vous pourrez alors gratuitement générer un blog adapté à votre profil en ne vous acquittant que des frais d’hébergement annuels.
Si vous avez d’autres questions sur ce métier, consultez les articles à venir dans la même rubrique du site SIO et laissez des commentaires sur le sujet, nous nous ferons un plaisir d’y répondre de manière étayée.
