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Les missions de la secrétaire indépendante

Comme on peut l'imaginer, derrière l'appellation de secrétaire indépendante se cache une multitude d'actions possibles qui vont d'actions très simples à des actions parfois complexes qu'il convient bien souvent d'encadrer au mieux pour ne pas franchir les limites de la légalité. Tour d'horizon des missions possibles de la secrétaire indépendante : 

 

 

1. La gestion administrative

 

Pour ce qui paraît être le coeur de métier de la télésecrétaire, il convient de différencier deux aspects possibles du registre : Tout d'abord la gestion administrative basique en présentiel, de classification de dossiers, d'organisation et de tri de documents. Il y a aussi la gestion administrative connectée puisque la plupart des entreprises aujourd'hui stockent leurs données sur un cloud sécurisé. Il est donc primordial de savoir manier l'outil internet et être capable d'organiser et sauvegarder proprement des travaux sur un espace de données virtuel.

 

2. La programmation de rendez -vous

 

Il est primordial dans la panoplies de compétences métiers de l'assistante virtuelle d'être capable de prendre et sécuriser des rendez-vous avec tous les types de clients possibles. Dans cet exercice, il faut généralement garder son sang froid face à des clients qui peuvent être mal disposés mais aussi être agile pour proposer des options alternatives à des rendez-vous non programmables. 

 

3. SAV téléphonique

 

Dans certains cas de figures, la télésecrétaire peut être employée sur une mission de réponses à des demandes clients sur du service après vente. Il convient alors d'exiger un brief très clair des réponses à apporter et une formation sur le produit en question afin de ne pas induire les consommateurs en erreur sur des questions pour lesquelles vous n'avez pas la réponse. C'est souvent une tâche chronophage mais nécessaires pour certaines marques afin de montrer leur proximité avec leurs clients fidèles. 

 

4. Le télémarketing

 

Il s'agit ici de la prospection basique lié à un argumentaire de ventes proposé par la marque qui vous missionne. Il ne vous sera pas demandé de surpasser le brief, néanmoins il est avantageux d'être doté de grandes capacités d'écoute et de persuasion pour parvenir à décrocher un rendez-vous de closing.

 

5. Rédaction de devis, facturation et relance pour les impayés

 

Ces missions sont très demandées par les jeunes start up notamment qui mobilisent souvent leur énergie à  développer leur produit, le perfectionner et à tenter de créer les premières accroches. Une fois les accroches effectuées, les clients requierent des devis afin de pouvoir constater à tête reposée de la proposition formulée par les entrepreneurs avant de prendre une décision quelconque. 

De la même manière, il est souvent très difficile pour de jeunes entrepreneurs peu structurés de suivre leurs premiers contrats et de relancer le cas échéant les mauvais payeurs. C'est donc une mission généralement déléguée. 

 

6. Aide comptable et trésorerie

 

Attention à ce point qui doit relever votre attention. En effet il ne peut être demandé à une secrétaire de saisir des informations comptables dans une livre de comptes. Toute activité nécessitant une codification ne peut être exercée que par un expert comptable, seul habilité à pouvoir le faire. Les termes sont très bien expliqués dans l'article 2 de l'ordonnance 45 du 19 septembre 1945 qui réglemente le titre et la profession d'expert comptable. En revanche d'autres tâches sont possibles comme par exemple la classification de documents ou plus simplement la préparation de notes de frais avant saisie.

 

7. Aide à la recherche RH

 

Bon nombre de jeunes entreprises font appel à un soutien externe pour trier des CV et organiser des rendez vous d'entretiens pour des candidats reçus. Les missions vont alors de la réservation des lieux de passage à l'accueil du candidat en présentiel jusqu'à l'envoi des débriefs des entretiens et réponses données post candidatures. 

 

8. Organisation événémentielle

 

Qui dit événement dit par définition pic d'activité momentané qui peut nécessité dans la préparation, dans l'accomplissement comme dans le suivi l'intervention de secrétaires indépendantes. 

 

9. Missions webmarketing simples

 

Enfin, dans le style de missions proposées on trouve de plus en plus des demandes de PME pas toujours au goût du jour et peu à l'aise avec la technologie d'exercer des premiers pas et premières actions vers la notoriété de leur marque sur le web. Il convient alors de maîtriser les fondamentaux des réseaux sociaux comme la gestion sommaire de pages Facebook, pages LinkedIn ou encore savoir répondre à des demandes consommateurs sur les sites de la marque. 

 

Cette liste non exhaustive présente un premier échantillon des missions possibles de la secrétaire indépendante qui selon son niveau et ses soft skills pourra se voir confier de plus en plus de missions orientées vers ses compétences

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