Les 9 tâches à déléguer d'urgence à une télésecrétaire pour retrouver votre liberté adminstrative !
Chefs d’entreprises, quelles sont les 10 tâches à externaliser d’urgence auprès d’une secrétaire indépendante compétente ?
Avant d'aller plus loin nous vous invitons à lire l'article revisité : Les 7 tâches administratives que les entreprises peuvent déléguer simplement à une assistante freelance.
Nous vivons dans un monde où nous devons faire de plus en plus de choses et être de plus en plus innovants pour parvenir à créer une offre robuste et un service irréprochable, peu importe le domaine dans lequel nous évoluons. Les professionnels de santé doivent élargir leur patientèle jusqu’à voir des ostéopathes à Paris traiter jusqu’à 8 patients simultanément, les avocats et cautionnent des legaltech pour faire du chiffre sans réellement croire au projet (d’ailleurs la plupart sont mal à l’aise quand ils sont interrogés sur le sujet et mettent en avant les charges supposées colossales des avocats), les entrepreneurs du e-commerce foncent sur le webmarketing et le Dropshipping pour annoncer des gros chiffres d’affaires sans prendre la mesure de l’importance du service client … Où ceci nous mène-t-il si ce n’est à une dégradation totale du cœur de métier et de l’exercice de notre art ?
Avocats, huissiers, juristes mais aussi professionnels de santé, réveillez-vous et reprenez du plaisir à l’exercice de votre métier ! Une solution existe pour aider les professionnels du droit, de la santé et du e-commerce pour retrouver leur liberté administrative.
Le recours à une secrétaire indépendante qualifiée peut en effet vous faire gagner des heures sur votre semaine de travail. Si vous hésitez encore un peu à déléguer certaines parties de votre entreprise à quelqu'un que vous n'avez jamais rencontré, vous n'êtes pas seul. L'idée d'engager une assistante virtuelle peut sembler étrange au début, mais vous vous rendrez vite compte que le plus difficile est de votre côté dans le choix pertinent des tâches que vous pouvez réellement déléguer en toute confiance.
Il y a beaucoup d'idées fausses sur le marché concernant le concept d'assistant virtuel et son rôle dans l'assistance aux organisations. La raison de ces idées fausses est que les entreprises qui embauchent des télésecrétaires, n’investissent pas de temps dans leur formation et finissent par être déçues et confuses lorsque les choses ne se passent pas exactement comme elles l’auraient imaginé. Ainsi donc le problème ne réside pas nécessairement dans la qualité du travail de l'assistante virtuelle, mais plutôt dans le choix des tâches qui lui ont été confiées. Faisons donc un tour d’horizon des missions que vous pouvez confier aux secrétaires indépendantes professionnelles pour gagner votre fameuse liberté administrative précédemment évoquée.
1LLes dossiers nécessitant des recherches en ligne
Veille concurrentielle, information produit, toutes les possibilités sont ouvertes. Ne perdez pas votre précieux temps là-dessus et obtenez l'aide d’une télésecrétaire pour effectuer toute recherche longue sur Internet et recevez les meilleures informations sur tout sujet, produit ou concurrent dans un délai qui vous convient.
2. Marketing des médias sociaux
Un assistant virtuel peut publier en votre nom sur vos canaux de médias sociaux et commercialiser votre contenu SEO, augmentant ainsi la visibilité de votre marque, de vos produits et de vos services. Une assistante administrative Freelance compétent en médias sociaux peut vous aider à créer une stratégie de médias sociaux, en l'intégrant au reste de votre stratégie marketing. Bien évidemment tout dépend après de son domaine d’expertise et ses compétences clés et c’est la raison pour laquelle la plateforme de recherche de secrétaire indépendante SIO permet d’effectuer un filtre par expertise.
3. Présentation des données et mise en forme de document
Vous avez une réunion importante avec un nouveau client et vous voulez faire bonne impression ? Un assistant virtuel peut réaliser une présentation PowerPoint étonnante selon vos spécifications afin que vous puissiez tirer le meilleur parti de votre temps productif. Et clairement ceci vous coûtera beaucoup moins cher que les sites spécialisés en mise en forme Powerpoint de supports de réunions.
4. Créateur de contenu pour alimenter un blog
Le marketing de contenu est le nom du jeu aujourd'hui. Votre blog vous attirera une quantité incroyable de trafic, s'il est bien fait c’est d’ailleurs une de clés des stratégies SEO de qualité et encouragées par SIO. Une secrétaire indépendante peut vous aider à rédiger un contenu frais et de qualité pour votre blog. Elle peut également publier des articles sur des plateformes spécialisées d’autorité pour vous afin de nourrir votre netlinking. C'est essentiel pour ajouter du carburant à la portée de votre contenu et générer du trafic direct vers votre site web.
5. Gestion et optimisation des prises de rendez-vous
Toute entreprise a fondamentalement besoin d’un pilier secrétariat que ce soit un business en dur, une institution ou un business internet. Votre secrétaire répond en effet aux appels et surveille votre emploi du temps. Si vous devez vous rendre à certains endroits et appeler certaines personnes, il est préférable que quelqu'un vous rappelle de le faire. Bien sûr, vous pouvez télécharger un logiciel qui le fait pour vous, mais la procrastination peut toujours vous bloquer. Vous accomplirez vos tâches beaucoup plus rapidement si vous laissez votre assistant virtuel gérer votre agenda.
Plus récemment avec l’ « uberisation » du droit et de la médecine, l’accès à des professionnels a été simplifié pour le particulier ou le demandeur sans imaginer la complexité générée pour le professionnel prestataire. L’exemple le plus frappant est probablement Doctolib, cette plateforme vous permettant de réserver des praticiens et professionnels de santé en ligne sur n’importe quelle spécialité. L’objectif initial est de permettre au professionnel de remplir son agenda et de gagner en productivité tout en permettant aux personnes ayant besoin de consultation d’avoir une disponibilité de professionnels de santé constante. Sur le papier c’est propre même s’il semblerait que les tarifs abonnements de Doctolib soient indécents (paroles confirmées par 100% des médecins interrogés). Il ne faut pas oublier deux variables dans l’équation : les désistements nombreux et non justifiés ainsi que l’ancienne patientèle n’ayant pas encore fait la transition digitale. Ceci rend les plannings très complexes à gérer entre les mails en direct, les appels téléphones, les réservations Doctolib, les potentielles autres plateformes … Votre secrétaire médicale indépendante sera ici votre meilleure alliée
6. Gestion des clients et des partenaires
Une pratique commune dans la distribution est d’envoyer des cartes de vœux pour la nouvelle année à tous les partenaires ou les clients avec qui on travaille. Ca montre un geste d’attention en période souvent très stressante. C’est un super geste mais très chronophage ! Pourquoi ne pas externaliser ce processus à votre secrétaire indépendante ? Vous pouvez illustrer ce pilier par de nombreux autres exemples comme par exemple l’usage des réseaux pour envoyer des clins d’œil à vos partenaires lors de leur anniversaire. C’est suffisamment rare pour vous faire passer de prestataire au cercle fermé des partenaires dont il se souviendra.
7. Maintenance des sites web et commerce électronique
C’est définitivement un des piliers importants de délégation auquel il faut impérativement penser. L’exemple le plus frappant aujourd’hui est certainement celui du e-commerce et du Dropshipping. Les entrepreneurs sont aveuglés par leur vitrine, le produit qu’ils mettent en place et oublient le service qui fidélisera pourtant leurs clients. Or on sait qu’un coût de recrutement est bien moins élevé que le coût de fidélisation pour une audience de mixeurs. On trouve aujourd’hui des télésecrétaires spécialisées dans la gestion back office des sites e-commerce qui comprend : la rédaction des fiches produits, traitements des questions clients, SAV, réintégration des questions dans la FAQ, échanges avec les fournisseurs et j’en passe. Une aide précieuse !
8. Formation interne
La formation de vos employés à l'utilisation d'un nouveau logiciel ou service peut prendre une bonne partie de votre temps productif. Pourquoi ne pas confier ce travail à un assistant virtuel ? Elle pourrait même former votre personnel à distance, en utilisant Skype par exemple, ce qui vous permettrait de réaliser des économies substantielles. Votre secrétaire indépendante pourrait complétement être le référent logiciel sur un tool particulier proposé par votre entreprise. La pratique s’est fortement répandue avec la démocratisation de l’outil Microsoft Teams après le COVID. Pour certaines PME non initiées le recours à une secrétaire indépendante comme pilier de déploiement de la solution s’est avérée une solution humanisée et très intéressante !
9. Créer des rapports de données
Le monde entrepreneurial est ainsi fait qu’une entreprise doit être animée par un suivi régulier sur des outils de reporting chiffrés afin de comprendre si les résultats de la société sont à la mesure des ambitions. En donnant accès aux CRMs et autres outils nécessaires, vous pouvez tout à faire demander à votre secrétaire indépendante d’extraire les datas nécessaire à la construction des fichiers afin de vous libérer du temps sur l’analyse desdites données.
Ces quelques missions sont loin d’être exhaustives et vous trouverez sur www.secretaire-independante.online des secrétaires indépendantes qualifiées sur les compétentes recherchées
