Le secrétariat freelance et l'aide administrative pour particuliers

Choisir de devenir aide administrative à domicile ou secrétaire indépendante pour particuliers

Introduction 

Grâce à ses multiples atouts tels que l’absence de lien de subordination et la  liberté de pouvoir choisir son emploi du temps (dans le respect de ses engagements personnels), ses missions et ses collaborations, le  secrétariat pour les particuliers est une activité de plus en plus convoitée du marché de travail. Afin de réussir en tant qu’aide administrative pour particuliers, il est important de maîtriser certains aspects de ce métier.

Devenir secrétaire indépendante en 2021

Une secrétaire indépendante pour particuliers  est une personne engagée pour effectuer les différentes tâches administratives de leur vie privée ou professionnelle. Une aide administrative pour particuliers peut servir aux personnes âgées ou encore aux artisans, commerçants, médecins, avocats, agriculteurs, associations, etc. Bien qu’il ne soit pas nécessaire d'être titulaire d'un diplôme spécifique pour pouvoir exercer en tant que secrétaire indépendante pour particuliers (cette branche n’étant pas encore bien réglementée en France), il est bon de procéder par étapes pour se positionner sur le marché du travail.

Il faut dans un premier temps identifier ses besoins, ses ambitions, ses compétences et travailler à les consolider ainsi qu'à éliminer ses points faibles à l'aide de formations spécifiques et adaptées. Il faut ensuite se pencher sur le plan économique  (business plan à l’appui, etc.) pour avoir une vue d’ensemble de son projet et d’en maîtriser les différents aspects (logistique  et matériel à prévoir, besoins financiers, frais,  retour sur investissement, etc.). Viennent ensuite le choix du statut juridique et l’enregistrement de son activité (URSSAF) avant de se lancer à la recherche de futurs clients.

Proposer des prestations d'aide administrative pour les particuliers

Pour pouvoir proposer des prestations de qualité dans le domaine du secrétariat pour particuliers et que ses collaborations soient fructueuses, il faut bien cerner les services que l’on souhaite mettre en avant en se basant essentiellement sur son propre profil. Afin d’être efficace et de se démarquer, la secrétaire free lance pour particuliers doit concevoir une offre autour des forces et atouts. Il faut également assurer une veille concurrentielle assidue et stratégique afin d'identifier l’offre présente sur le marché, les  prestations mises en avant ainsi que les tarifs pratiqués.

L'une des étapes clés pour réussir cette démarche est l’étude de marché qui permet de distinguer clairement les clients potentiels, leurs besoins,  leurs attentes, leurs niveaux d’exigence, leurs profils,  leurs secteurs d’activité et leurs budgets. Plusieurs outils peuvent être utilisés pour optimiser la visibilité et la communication du projet d’aide au particulier tels le web (réseaux sociaux, les e-mails, les plateformes telles que Linkedin, etc.), les questionnaires ciblés qui permettent de dresser avec précision le profil des clients ou encore les sites spécialisés  de petites annonces professionnelles en tous genres.

En tant que secrétaire freelance pour particuliers, deux niches de clients potentiels sont à cibler, à savoir :

• La niche axée sur le développement des services à la  personne  (personnes âgées, personnes débordées ne pouvant s’acquitter des tâches administratives quotidiennes nécessaires à  la gestion et à l’organisation de leurs vies, etc.).
• La niche axée sur la sous-traitance des activités considérées comme étant non stratégiques dans le domaine de l’entreprise (gestion des frais,  des notes, des factures, des papiers administratifs, etc.).

Une étude de marché efficace et une communication réussie sont les clés du succès de tout type de projet, en particulier dans le domaine du secrétariat privé.

Les missions propres à l'aide administrative aux particuliers

Plusieurs types de missions peuvent être menées à bien par une aide administrative aux particuliers qualifiée, performante et efficace :

·       La prise en charge de toutes sortes de documents administratifs (lecture, traitement,  compréhension, synthèse, etc.).

·       L’explication du contenu des documents et  une prise de décision  conjointe avec la personne aidée.

·       La rédaction et l’envoi de courriers et de documents administratifs de tous types (documents personnels, professionnels, etc.).

·       L’archivage de documents divers.

·       La gestion des devis et des commandes  auprès des fournisseurs.

·       La communication et la médiation (le ou la secrétaire Freelance peut jouer le rôle  de liaison pour établir un contact ou maintenir un lien avec différents interlocuteurs).

·       La rédaction de notes.

L’aide administrative à domicile joue également un rôle d’accompagnement auprès de ses clients en  leur fournissant  toute une série de  conseils avisés. Ces conseils portent sur la manière de prendre en charge, gérer (tri, archivage, organisation, etc.) et suivre les dossiers et les papiers  importants pour une organisation  efficace du quotidien (dossiers  relevant du domaine de la santé, de la tenue  et de la gestion du budget,  de la retraite,   des assurances, des impôts, de l’éducation, etc.).

Les dispositions et adhésions obligatoires pour les secrétaires

Pour pouvoir se positionner sur le marché du travail en tant  que secrétaire pour particuliers, il est judicieux de créer une entreprise spécialisée dans le domaine de  l’aide administrative. Dans le cas du statut juridique d’auto-entrepreneur est intéressant puisqu’il bénéficie d’un statut simplifié sans aucun frais de constitution, d’une couverture sociale complète, d’un allègement fiscal et parce que  le capital personnel est protégé. Une déclaration de ce type d’activité auprès du Centre de Formalités des Entreprises  doit  être effectuée (déclaration de début d’activité).

Au moment de l'inscription,  il faut adhérer au régime d’imposition sur le revenu convenu pour ce type d’activité  (l’imposition classique ou le versement fiscal libératoire) et adhérer au Registre du Commerce et des Sociétés (immatriculation) pour pouvoir exercer en  toute légalité. Par la suite, il est obligatoire  de déclarer le chiffre d'affaires tout au long de la durée de l’exercice de l’activité d’aide administrative.

Possibilité de réduction de 50% via déduction fiscale pour les particuliers sous certaines conditions

Comme le précise le BOFIP, Si votre entreprise individuelle ou votre société est agréée par l’Etat, il est possible de proposer des missions qui ouvrent droit à 50% de réduction par foyer fiscal dans la limite de 12 000 euros par an dans les dépenses engagées dans les services à la personne. A noter que ce plafond peut être majoré à 15 000 euros maximum sous conditions (1500€ par enfant ou ascendant de plus de 65 ans à charge du foyer).

SIO, la plateforme pour trouver une secrétaire freelance pour particuliers

La plateforme SIO est l'un des meilleurs outils permettant de mettre en relation des secrétaires Freelance et toute personne ou entité souhaitant une aide sur le plan administratif. Cette plateforme met en avant  les secrétaires indépendantes disponibles.

Les clients potentiels choisissent, en  fonction de leurs besoins et des profils qui leur sont présentés, la personne qui sera la mieux placée pour honorer les engagements administratifs en question en respectant les délais convenus. Avec un forfait mensuel, la plateforme SIO assure et optimise la visibilité en ligne de tous les secrétaires indépendants qui souhaitent promouvoir leur activité, mieux se positionner parmi  la concurrence et prendre en charge de nouvelles missions adaptées à leurs compétences.

La plateforme met également à la disposition de toutes les aides administratives plusieurs outils pour développer leurs activités ainsi que des formations qui permettent aux débutants et débutantes de commencer à travailler dans le secrétariat pour particuliers.