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Gestion de facturation pour les artisans : Acomptes, facturation, soles de factures - Secrétariat externalisé

Le processus de facturation : une des tâches d’une secrétaire indépendante en auto entrepreneur

 

L’une des tâches principales d’une secrétaire indépendante travaillant pour des artisans du BTP est l’émission des différentes factures à chaque étape du projet. Quel type de facture émettre à quel moment ? Quelles sont les obligations légales à respecter pour mener à bien cette mission ? Des éléments de réponse dans cet article.

 

Arrhes et facture d’acompte : à émettre avant le commencement des travaux

 

La gestion des acomptes de facture fait partie des principales missions d’une secrétaire indépendante travaillant pour le compte de clients du BTP. Dans le secteur du bâtiment, il est en effet coutume de verser des acomptes et des arrhes dès l’acceptation du devis. Qu’est-ce que l’acompte et comment la facturer ?

 

Qu’est-ce que l’acompte ?

L’acompte est un paiement partiel du prix de la prestation à la commande. Il signifie un engagement ferme des deux parties, à savoir, le professionnel du bâtiment et son client. Il est généralement payé avant le début des travaux. L’acompte est différent des arrhes, un montant que le client pourra verser avant le début des travaux, mais qui ne l’engage en rien. Il pourra abandonner sa commande, mais ne touchera pas les arrhes déjà versées. Dans le cadre d’un acompte, l’artisan est protégé puisque le client est tenu de respecter ses engagements. La secrétaire indépendante pour artisans du BTP doit ainsi mentionner l’acompte dans le devis et contrat signé par le client. 

 

Que doit contenir une facture d’acompte ?

 

La facture d’acompte est obligatoire depuis le 1er janvier 2004. Avant l’émission de la facture d’acompte, la secrétaire indépendante doit s’assurer que l’acompte a effectivement déjà été règlementé. La facture doit contenir une mention « facture d’acompte » et intégrer ainsi le numéro de devis auquel le versement de l’acompte fait référence.

Elle doit également vérifier que la facture contient tous les éléments obligatoires dans la facturation classique. Elle doit contenir la date d’émission de la facture ainsi que le numéro de la facture et la date de prestation de service, c’est-à-dire la date de début des travaux.

La secrétaire indépendante doit aussi veiller à ce que la facture contienne l’identité de l’entreprise qui l’emploie. Le nom, l’adresse et les numéros SIREN ou SIRET de l’entreprise ainsi que les numéros d’immatriculation en relation avec sa forme juridique doivent être mentionnés dans la facture. L’identité du client, c’est-à-dire son nom et son adresse, doit être inscrite dans la facture d’acompte. Il en est de même pour le numéro d’identification à la TVA et les différents taux de TVA applicable aux travaux. Les éventuelles réductions de prix, et le montant de l’acompte doivent aussi être indiqués dans la facture.

 

La facture de situation : que doit-il contenir ?

 

La secrétaire indépendante pour artisans du BTP sera aussi amenée à rédiger pour chaque chantier différentes factures de situation. Celles-ci sont réalisées à des dates préalablement définies lors de la signature du contrat ou à chaque fin du mois. Le montant de cette facture est calculé en fonction du pourcentage de l’avancée du projet par rapport au devis initial.

Les mêmes obligations légales sur la facture d’acompte s’appliquent à la facture de situation. Celle-ci doit contenir l’identité du professionnel de BTP et celui de son client, etc. Mais elle doit également contenir des éléments obligatoires dans la facturation de situation, à savoir :

·         Le numéro spécifique de la facture de situation

·         Le numéro de devis correspondant à cette situation

·         La désignation du marché

·         Le degré d’avancement des travaux en général

·         Le degré d’avancement des travaux par rapport à la précédente échéance s’il ne s’agit pas d’une première facture de situation.

·         Le numéro de la facture d’acompte ainsi que le montant déjà payé

 

La facture de solde ou de clôture 

 

Quand les chantiers sont réalisés, la secrétaire indépendante pour artisans doit émettre une facture finale, appelée facture de solde ou facture de clôture. Cette facture doit faire état des sommes déjà perçues et du reste à payer. Comme dans tous les autres types de factures évoquées jusqu’alors, la facture de solde doit contenir les éléments obligatoires dans la facturation comme le nom de l’entreprise émettrice de la facture, son numéro d’immatriculation ainsi que le nom et l’adresse du client. La secrétaire ne doit pas oublier d’inscrire la date d’émission de la facture ainsi que tout ce qui a trait à la TVA (les différents taux de TVA et le numéro d’identification à la TVA).  

 

Solde pour la fin de la prestation

 

Outre les mentions obligatoires applicables à toute facture. La facture de solde doit comprendre le numéro de la facture d’acompte et du montant déjà perçu à ce titre. La liste des factures de situation émises jusqu’alors doit également être inscrite dans cette facture finale. Tous les numéros des différentes factures de situation déjà émises ainsi que le montant de la somme perçue sont aussi à inscrire dans la facture. La secrétaire doit toujours inscrire le montant hors-taxe et le montant de la TVA. Le montant du reste à payer, mais avec toutes les taxes incluses, doivent aussi être inscrites dans la facture de clôture.

 

Contrôle et vérification

 

La secrétaire indépendante pour artisans doit gérer la facturation de plusieurs chantiers en même temps. Elle doit ainsi veiller à ce qu’aucune erreur de nomination ne s’inscrive dans la facture. Elle doit s’assurer que la bonne facturation arrive au bon destinataire. Une vérification des différents numéros de facture est aussi indispensable avant l’envoi. Il faut s’assurer que le numéro de facture corresponde parfaitement au numéro de devis, etc.

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