Comment recouvrer des impayés suite à des prestations d'assistante administrative réalisées ?

Cet article n’a pas pour but de proposer du conseil juridique mais bien de l’information que chacun est libre d’interpréter à sa manière. Ceci ne saurait se substituer aux conseils d’un avocat dont c’est lé métier.

Malheureusement depuis la crise du covid, il n’est pas rare de voir, dans le cadre d'une prestation de secrétariat externalisé, de nombreux contractants faillir à leur obligation de payer malgré des factures émises conformément à ce qui avait été prévu. Il n’est pas rare non plus de se rendre compte que des propres consoeurs ne parviennent plus à nous régler dans le cadre d’une sous-traitance effectuée et ce pour prioriser une trésorerie de dépannage et éviter ce qui leur paraît être de plus graves problèmes indépendamment de votre situation à vous. Ce n’est pas correct, pas professionnel et il convient d’adopter alors un ton plus ferme et envisager le contentieux. Seulement, ces démarches riment souvent avec avocat et frais juridiques très lourds par méconnaissance des voies de recouvrement possibles et pas toujours si longues ou si coûteuses que cela. Tour d'horizon des voies possibles pour régler les litiges et recouvrer les impayés suite à une prestation de secrétariat freelance. 

Comprendre le problème et faire des relances amiable

A partir du moment où vous avez un dossier solide, il convient de relancer de manière amiable votre contractant via téléphone mais surtout via e-mail pour garder des traces écrites des échanges.

Astuce : tracer ses e-mail pour connaître la bonne foi de son interlocuteur

 A l’image d’une lettre avec accusé de réception, n’hésitez pas à user d’outils disponibles via extensions chrome qui permettent de vérifier si un mail a bien été ouvert comme par exemple « Boomerang ». Juridiquement rien ne prouve que le mail a été ouvert par la personne propriétaire de l’adresse mail en question mais c’est très souvent le cas et vous en saurez plus sur la bonne foi de votre interlocuteur.

 L’idée ici est double : Soit obtenir une réponse directe avec un règlement de la somme et un mot d’excuse, soit obtenir une raison valable qui expliquerait le délai de paiement. Si réponse il y a sans avoir démenti le rappel des éléments contractuels, alors il y a accord sur les éléments contractés et possibilité plus simple de lancer des procédures juridiques par la suite. Dans cette phase amiable, il ne faut pas hésiter à faire plusieurs relances.

Les agents de recouvrement dans la phase amiable

Ces relances peuvent être faites par vos soins de manière assez simple ou rédigées et envoyées par un cabinet de recouvrement de créances qui reprendra les termes de l’accord et relancera par courrier avec AR, e-mails et téléphone. Ceci peut s’avérer pratique si on ne s’entend pas du tout avec le contractant, que le lien est rompu ou si on a pas du tout le temps de s’en occuper. Généralement, ces agents de recouvrement se rémunèrent au forfait à raison de 10% des sommes recouvrés en cas de succès uniquement. Mais dans le cas de client récalcitrants ou de mauvaises foi, l’efficacité de cette démarche est très aléatoire.  


Si échec de la phase de relances amiables, rédigez une lette de mise en demeure.

Si malgré vos différences relances amiables le client ne règle pas la créance due sans donner de raisons ou en démentant des faits évidents (contrats, factures, bons de commandes, bons de livraisons, CGV, échanges mails…) alors il convient de formaliser l’étape préalable au contentieux via une lettre de mise en demeure envoyée avec accusé de réception.

Cette étape peut être faite par l’agent de recouvrement (pas toujours crédible car calqué sur des modèles génériques peu fournis), par vos soins, ou par un avocat. Cette étape est cruciale et laisse courir différents frais qu’il incombera à votre co-contractant de régler en cas de succès en procédure judiciaire. En effet, le fait d’envoyer une lettre de mise en demeure ouvre les droits aux intérêts de retard (taux légal si non acté dans le contrat), aux dommages et intérêts et autres frais de procédure.

Modèle de mise en demeure

Pour trouver un modèle de lettre de mise en demeure efficace, cliquez ici.

La lettre de mise en demeure ainsi rédigée va générer deux alternatives avec en premier lieu la résolution in fine amiable du litige et le paiement des créances dues ou à contrario l’ouverture du procédure de contentieux avec différentes voies plus ou moins simples possibles selon la complexité du dossier (Procédure d’injonction de payer, procédure en référé, procédure au fond).

La procédure d’injonction de payer

La procédure d’injonction de payer est contrairement au nom barbare qu’elle laisse supposer, très simple, directe, unilatérale et rapide si votre dossier est évident et très solide. Elle peut être demandée via l’envoi en recommandé AR d’un simple formulaire Cerfa disponible sur internet. Attention toutefois, si le juge émet une ordonnance en votre faveur, votre débiteur a toujours la possibilité de faire appel et d’ouvrir un débat contradictoire qui peut amener, si les preuves sont jugées insuffisantes, à une procédure au fond qui cette fois peut s’avérer couteuse et très longue. Il convient donc dans certaines configurations de consulter un avocat pour être dirigé dans la meilleure voie possible selon sa situation.