Comment externaliser vos tâches administratives ?
Définir les bons processus d’externalisation administrative pour travailler avec des assistantes digitales en ligne.
Les entreprises cherchent des secrétaires administratives indépendantes
Le succès du marché du secrétariat est sans appel et la tendance s’est encore nettement accélérée depuis le COVID, les entreprises n’hésitent plus un seul instant à faire appel à des prestataires de services externes pour effectuer des tâches extrêmement complexes qu’elles ne savent pas faire en interne ou bien à contrario des tâches qu’elles considèrent à faible valeur ajoutée et pour lesquelles il est plus intéressant financièrement de jouer sur un système agile.
L’externalisation administrative est à considérer dans cette 2ème catégorie de missions que les entreprises sont davantage enclines à déléguer à des professionnels expert du sujet et qui sauront, après analyse de la définition du besoin, se positionner sur une demande de devis et prendre en charge la totalité d’une mission d’aide administrative qui sera effectuée en totale autonomie et avec une expertise complète, dans les bonnes règles de la prestation de service.
Quels sont les avantages pour les entreprises de faire appel à une secrétaire indépendante ?
En co-contractant avec une secrétaire administrative freelance, une société peut jouir de plusieurs avantages tant contractuels que financiers :
- Absence de contrat de travail très règlementé et souplesse proposé par un contrat de prestation de service.
- Coût de formation nul ou limité
- Mise en action immédiate des secrétaires indépendantes (déjà formées sur le besoin)
- Pas de charges à payer
- Pas de matériel spécifique à fournir (sauf utilisation exceptionnelle de logiciels).
- Souplesse maximale
- Vous ne payez que le nécessaire pour l’exécution de la réponse opérationnelle à votre besoin.
- Garantie de la parfaite exécution de votre besoin (selon les conditions générales de prestations de services).
Quel est le coût d'une secrétaire indépendante à distance ?
La réponse dépendra de l’ expertise et de l’expérience recherchée. Pour faire simple, les standards du marché font office d’un coût horaire HT d’en moyenne 35 euros de l’heure pour une secrétaire professionnelle basée en France. A ce titre, il est conseillé de faire très attention aux plateformes généralistes qui acceptent tous les profils, y compris offshore, capables de jouer le jeu d’une concurrence déloyale.
Quelles tâches déléguer à une secrétaire indépendante ?
Que vous cherchiez une secrétaire juridique, une secrétaire généraliste ou une secrétaire médicale, il faut bien comprendre ici que la secrétaire devra rester dans la zone de maîtrise de son art, à savoir les missions de gestion administrative. Celles-ci sont généralement préciser dans les conditions générales de prestations de services des professionnels en secrétariat freelance. A titre d’exemple, ces 9 tâches à déléguer d’urgence à une secrétaire indépendante sont aujourd’hui des grands classiques dans les demandes de missions sur ces marchés.
Comment déléguer intelligemment pour collaborer avec une secrétaire indépendante dans les bonnes règles ?
Pour une bonne prestation de service, tout commence par l’acceptation des conditions générales de prestations de services de la secrétaire en question. Une fois le besoin clairement défini, il convient de convenir d’un devis qui viendra expliciter le détail de la prestation qui peut alors débuter.
Au préalable, la société peut parfaitement créer une fiche de mission qui viendra reprendre les principaux livrables, les personnes clés à contacter en cas de besoin, les accès aux logiciels à utiliser, préparer des modèles types si une certaine conformité doit être respectée, et même pourquoi pas prévoir des exemples d’applications en vidéos sur certaines opérations.
L’idée étant ici de pouvoir créer une base de données du besoin qui pourra, à discrétion, être réutilisée dans le cas d’un nouveau besoin avec cette même secrétaire ou une professionnelle différente.
Où trouver des secrétaires indépendantes qualifiées ?
Il est de plus en plus fréquent de voir des secrétaires souhaiter développer leur activité de leur propre chef avec un site internet dédié. Malheureusement ces dernières sont rarement très visibles ou ne parviennent pas à se spécialiser suffisamment pour parler à leur client idéal.
Pour vous assurer de trouver une secrétaire indépendante qui correspondra à votre besoin de prestation administrative, rendez-vous sur la plateforme de visibilité pour secrétaires indépendantes professionnelles SIO.
