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Comment déléguer efficacement des tâches à votre secrétaire indépendante ?

Apprendre à déléguer efficacement le travail peut être difficile, mais les avantages d'une productivité accrue et d'une réduction des coûts peuvent être considérables.  Déléguer permet également à votre entreprise de se concentrer sur ses objectifs fondamentaux au lieu de se consacrer à des tâches répétitives sans valeur ajoutée. Le plus grand défi consiste toutefois à comprendre comment et quand déléguer des tâches. Tout d'abord, vous devez décider la nature de la tâche et si elle peut en effet être déléguée. Ensuite, vous devez apprendre à votre assistant virtuel ou votre secrétaire indépendante spécialisée comment exécuter la tâche de manière satisfaisante.

Une fois que vous avez appris à déléguer des tâches avec succès, vos possibilités de tirer le meilleur parti de votre assistant virtuel augmentent de manière exponentielle - ce qui vous donne la souplesse supplémentaire d'utiliser des compétences que personne dans votre entreprise ne possède. Cette capacité à travailler sur la relation de délégation est d’ailleurs souvent la différence fondamentale distingue la secrétaire indépendante professionnelle et l’assistant virtuel offshore. 

 

 

Ce poste vous aidera à construire votre liberté administrative grâce à quelques précieux conseils sur les meilleures manières de travailler avec une assistante administrative Freelance à domicile.

 

Premiers pas avec une assistante virtuelle

 

Avant d'expliquer comment et quand déléguer, nous allons rapidement examiner comment intégrer de nouveaux assistants virtuels dans votre entreprise. Cette liste de contrôle vous aidera à vous assurer que votre assistante virtuelle est prête à être un membre productif de l'équipe.

 

# Ayez un calendrier des tâches prêt à l'emploi

La planification à l'avance est un élément important pour apprendre à déléguer avec succès. Vous devez avoir mis en place un processus de planification des tâches avec votre assistant virtuel ou à défaut votre secrétaire indépendante devra nécessairement être force de proposition en proposant elle-même sa timeline de réalisation.

# Faites en sorte qu'ils se sentent les bienvenus

Lorsque vous engagez une secrétaire Freelance traitez la comme un membre du personnel ordinaire. Présentez-la à vos autres employés si elle est amenée à être en interaction avec eux et donnez-lui des informations générales sur votre entreprise et sa culture. Il est important que l'aide soit facilement accessible dès le début de la relation – elle doit être à l’aise et certaine d’être en mesure de vous poser toutes les questions nécessaires à sa bonne compréhension de l’environnement de la mission.

# Ayez un plan de partage des documents de travail

Créez un dossier DropBox ou Google Drive ou MowXml sécurisé pour partager des instructions et des documents de travail avec votre assistant virtuel. Vous pouvez également utiliser un outil de collaboration en ligne comme Monday ou encore Microsoft Teams très répandus dans les entreprises depuis la crise du COVID 19. Si vous utilisez déjà un gestionnaire de relation client (CRM), vous pouvez lui donner accès à certaines parties de celui-ci sachant que la secrétaire est soumise par nature à un accord de confidentialité.

# Avoir des tutoriels déjà préparés

Les tutoriels peuvent être très utiles pour mettre rapidement une nouvelle secrétaire indépendante au courant d'un projet.  Envisagez d'utiliser des vidéos de tutorat à cette fin.  Réalisez-les par exemple avec Screenflow, un logiciel très utile. Vous pouvez également créer des documents expliquant les tâches techniques que votre assistant virtuel devra effectuer.

# Évaluez régulièrement leur succès

Il est important de mesurer la progression de votre assistant sur la mission effectuée par rapport au temps imparti. En effet ce n’est pas au dernier moment la veille d’une deadline qu’il faut se rendre compte que l’efficience n’est pas au rendez-vous alors que les corrections ne peuvent plus être réalisées.

 

Découvrir ce qu'il faut déléguer

Pour apprendre à déléguer avec succès, il est important d'identifier les tâches qui peuvent être confiées à d'autres personnes.

Tout d'abord, passez une semaine à un mois à enregistrer les types de tâches que vous effectuez couramment. Il peut s'agir de répondre à des courriels, d'aider des clients en cas de problème, d'envoyer des tweets, de mettre à jour le site web de votre entreprise, envoyer des colis ou répondre à des appels d’offres. Toutes les missions récurrentes peuvent ici être listées et envisagées.

 

Ensuite, asseyez-vous et passez en revue ce que vous avez fait. Vous serez peut-être surpris de constater le temps que ces tâches répétitives sans valeur ajoutée vous prennent par rapport à votre journée !  Maintenant, mettez en évidence les tâches qui ne peuvent et ne doivent être accomplies que par vous. Tout le reste de la liste peut être délégué.

 

Ca y est vous l’avez compris ! Vous pouvez gagner votre liberté administrative et vous concentrer sur votre valeur ajoutée simplement en externalisant les tâches répétitives et chronophages que votre entreprise effectue. Parcourez la liste et donnez à chaque élément 2 rangs sur 10 - un pour la simplicité de la tâche et un pour sa durée/répétitivité. Si la tâche est simple, donnez-lui un rang élevé (10/10) et si elle prend du temps, donnez-lui un rang élevé (10/10).

Cherchez maintenant les éléments qui ont un chiffre élevé à la fois pour la simplicité et la durée. Ce sont les tâches qui s'externalisent très facilement et qui feront gagner beaucoup de temps à votre entreprise chaque jour !

 

Voici quelques-unes des tâches qui peuvent généralement être déléguées très facilement :

 

Tâches de gestion du temps - Planifier des réunions et des rendez-vous, gérer votre agenda de travail, gérer votre liste personnelle de choses à faire.

Assistance administrative virtuelle - Gérer les courriels, répondre au téléphone, saisir des données, assurer le secrétariat, traiter avec les fournisseurs.

Soutien financier aux entreprises - Gestion des dépenses, tenue de livres, facturation aux clients, remplissage des déclarations d'impôts, contrôle des crédits.

Assistance marketing - Réalisation d'études de marché, création de contenu, marketing par courrier électronique, gestion des médias sociaux, gestion de sites web, gestion de la relation client et optimisation des moteurs de recherche.

Soutien aux ventes - Génération de prospects, télémarketing, qualification des prospects, prise de rendez-vous d'affaires, génération de propositions et gestion du pipeline des ventes.

Planification de voyages et d'événements - Planification de voyages d'affaires, organisation d'événements et recherche d'événements.

 

Préparer vos assistants virtuels à des tâches avancées

 

Si vous souhaitez déléguer des tâches techniquement avancées à votre assistant virtuel, vous devrez peut-être lui donner une formation. Vous devez également être prêt à consacrer un peu de temps à votre secrétaire indépendante au cours des premières semaines, lorsqu’elle prend connaissance de la mission à traiter.

Cette formation peut être dispensée par le biais d'une vidéo en ligne, d'une ressource écrite ou en parlant avec l'assistant virtuel par téléphone ou par Microsoft Teams. Une fois la tâche commencée, soyez disponible pour que l'assistant virtuel puisse clarifier les points sur lesquels il n'est pas sûr.

Pour identifier les points sur lesquels l'assistant virtuel pourrait avoir besoin d'aide, répartissez chaque tâche en ses éléments essentiels. Si l'un de ces éléments nécessite l'utilisation d'un logiciel particulier ou des compétences que l'assistant virtuel ne possède pas encore, il peut avoir besoin d'une formation dans ce domaine.  Créez une vidéo ou un document qui enseigne à l'assistant virtuel comment effectuer cette partie de la tâche.

Considérez également les processus que vous utilisez pour maintenir un niveau élevé d'efficacité. Partagez ces processus avec l'assistant virtuel afin qu'il soit aussi productif que vous lors de leur exécution. Le conseil précieux est de passer du temps sur la préparation car c’est pour vous un investissement in fine ultra rentable. Plus vous êtes clair dans l’explication de la mission et les outils à utiliser pour la secrétaire Freelance, plus elle sera efficace.  

 

Conseils supplémentaires pour déléguer efficacement


Vous êtes sur le point de trouver une secrétaire indépendante. Profitez encore de quelques conseils bien judicieux.

Ayez des tâches et des objectifs très clairs (SMART /mesurables).

Il est important que vous soyez parfaitement clair lorsque vous décrivez la tâche à l'assistant virtuel.  Il doit comprendre :

 

-Ce que vous voulez qu'il fasse et quel est l'objectif général

-Quand la tâche doit être accomplie ou combien de temps ils doivent y consacrer chaque jour

-Quels sont les processus qu'ils doivent utiliser pour accomplir la tâche

-Quels sont les résultats que vous attendez à court et à long terme

En communiquant très clairement sur la tâche et les objectifs connexes, ils comprendront précisément ce qui doit être fait, ce qui conduira à de meilleurs résultats pour toutes les parties.

 

Avoir des normes de travail très claires à suivre pour l'assistant virtuel

Si vous disposez de certaines normes ou directives concernant la présentation du travail, assurez-vous qu'elles soient claires pour l'assistant virtuel. Utilisez un document partagé pour qu'il puisse enregistrer ces normes et les mettre à jour lorsqu'elles changent, notamment dans le cadre d’une secrétaire indépendante avec qui vous souhaitez travailler sur le long terme (multi-missions).

 

N’utilisez que des assistants virtuels auxquels vous pouvez faire confiance

C’est une des clés de la réussite. Soit vous choisissez de réserver une secrétaire via une plateforme intermédiaire qui va salarier des secrétaires avec ses propres règles plus ou moins éthiques, soit vous décidez de choisir vous-même et trouver la secrétaire indépendante qui vous convient, selon des compétences clés et savoirs spécifiques. C’est tout ce que propose la plateforme SIO.

 

Soyez clair sur les délais

Si votre projet a un calendrier très serré, assurez-vous que votre assistant virtuel le comprenne dès le début. En utilisant des outils de gestion de projet ou de collaboration en ligne comme Monday, votre assistante Freelance pourra à tout moment mesurer son rôle dans le projet et mesurer sa performance.

Ne regardez pas constamment par-dessus son épaule

Le but de la délégation est de vous aider à gagner du temps en créant la confiance nécessaire à la délégation !  Evitez de micro-gérer les efforts de travail de votre assistant virtuel. Si vos instructions et vos objectifs sont clairs, tout ira bien.  Au lieu de faire de la micro-gestion, concentrez-vous sur des activités que vous seul pouvez effectuer.

 

Utilisez les compétences créatives de votre assistante indépendante et jouez sur ses forces !

N'oubliez pas que votre assistant virtuel est un travailleur hautement expérimenté et qualifié.  Il peut avoir des idées fantastiques sur la façon d'améliorer les processus et d'accroître la productivité de votre entreprise. Demandez-lui son avis et vous serez surpris des informations utiles que vous recevrez ! Et oui l’amélioration continue c’est pour votre assistant mais aussi pour vous !

Donnez régulièrement du feedback à votre assistant virtuel

Donnez fréquemment à votre assistant virtuel des commentaires constructifs dès les premiers jours de la relation. Cela les aide à adapter leur flux de travail et à apporter des améliorations.   Ils n'auront pas besoin d'un retour d'information aussi fréquent une fois la relation de travail établie, mais un retour d'information constructif est toujours utile. Pour comprendre tout l’enjeu du Feedback dans l’amélioration continue, vous pouvez consulter cet article.

 

En espérant que tous les conseils prodigués vous auront été utile, il est désormais l'heure de trouver votre secrétaire indépendante spécialisée et compétente sur SIO. 

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