Comment assurer la gestion de l’administratif pour les PMEs et entrepreneurs ?
Les PMEs et entrepreneurs doivent accélérer leurs ventes pour rembourser les prêts garantis par l’état.
Bruno le Maire a osé prononcer le « quoiqu’il en coûte » à l’instar d’un Mario Draghi à une autre époque. Les aides de l’Etat à destination des entreprises ont été incroyablement généreuses en France par rapport au reste du monte, quoi qu’on puisse en penser. Mais tout folie doit un jour ou l’autre toucher à sa fin et l’heure des comptes va bien devoir arriver. C’est la peur actuelle de toutes les entreprises, les restaurants, les entrepreneurs individuels qui ont pu profiter des aides de l’état pendant la période de pandémie pensant naïvement que l’Etat allait tirer un trait sur cette dette colossale. Emmanuel Macron a rappelé à plusieurs reprises que la France ne se trouvait pas dans un état économique qui permettait de telles folies et Bruno Le Maire est lui aussi revenu à la réalité en demandant à chacun de revenir à la raison et de se discipliner.
Concrètement, ça signifie que toutes les entreprises qui ont bénéficié des aides et PGE vont devoir proposer des plans de remboursements. En d’autres termes, les carnets de commandes et autres prévisions de ventes doivent être au maximum afin d’encaisser le déficit lié aux remboursements des crédits avec, comme on peut l’imaginer, une gestion administrative au service de la machine vente.
Les entrepreneurs ont du mal à suivre la gestion de leur administratif
Les entreprises sont au maximum. En cette période d’été d’ordinaire très calme pour (hors activités saisonnières), beaucoup d’entrepreneurs font le choix de repousser leurs vacances et travailler sur des plans nouveaux afin de séduire une nouvelle clientèle et développer leurs ventes.
Qui dit nouvelles ventes venant de canaux généralement inexploités dit aussi davantage de traitements des demandes concernant :
- Les demandes de facturations
- Le SAV
- Les demandes d’informations
- Les demandes de devis
- La réception de colis
- Les réponses aux courriers…
- Le Community management
Toute forme d’accélération entraîne un besoin accru sur ces piliers naturels. C’est ainsi que, sans y prêter attention, la gestion de l’administratif peut rapidement passer du côté des points noirs de l’activité, jusqu’à devenir un réel handicap.
Un risque réel de perte de liberté
Face à ce phénomène et ce risque réel, on retrouve deux types d’entrepreneurs :
L’entrepreneur débordé et acharné qui s’épuise :
Les entrepreneurs qui souhaitent tout gérer seuls quitte à travailler le dimanche. C’est le cas encore de nombreux jeunes entrepreneurs ou patrons de PMEs qui considèrent que le travail n’est jamais mieux fait que par soit même et qui, dans tous les cas de figures, ne souhaitent certainement pas prendre le risque d’une nouvelle embauche pour une assistante commerciale ou administrative. Ils envisagent en effet le risque réel lié au contrat de travail et la nécessité d’assumer coûts fixes et différentes charges et ce malgré le bénéfice certain de l’apport de compétences. Dans ce cas précis, l’entrepreneur est débordé, épuisé, travaillé généralement 7 jours sur 7 et frôle l’épuisement professionnel, malgré une réelle passion pour son entreprise et son projet. C’est une réelle alerte et il convient d’avoir une analyse honnête et précise de sa situation.
L’entrepreneur qui délègue son besoin administratif à une assistante opérationnelle :
Ces entrepreneurs nouvelle génération ont compris que pour performer dans le long terme, il fallait être présent sur sa zone de génie et déléguer les tâches qui prennent trop de temps aux personnes qui ont déjà la compétence, sans que ça ne coûte la viabilité financière de l’entreprise en question.
Ainsi, pour prendre un exemple concret, beaucoup de constructeurs de piscine l’été délèguent la demande accrue de devis et factures à des secrétaires indépendantes spécialisées dans la gestion de l’administratif pour les artisans du BTP.
Ces professionnelles de la gestion administrative sont rompues à l’exercice, flexibles et surtout capables d’être opérationnelles immédiatement avec une réponse directe et adaptée au besoin exprimé.
