9 qualités pour réussir comme secrétaire indépendante
Les traits de l’économie actuelle et les effets directs de la pandémie du COVID 19 ont accéléré la tendance des créations d’entreprises en France. Que ce soit pour anticiper d’éventuelles difficultés du salariat, des licenciements économiques ou pour profiter des tendances de niches liées au E-commerce ou à l’immobilier qui paraissent être des secteurs solides, beaucoup de personnes font le choix de se doter de nouvelles compétences ou d’endosser de nouveaux rôles via le statut de micro entrepreneur. Dans ce sillage, le métier de secrétaire indépendante connaît une croissance incontestable par la facilité de création du statut via la micro-entreprise et grâce au fait que sur le papier et sur le papier uniquement, il n’est pas nécessaire d’avoir de compétences particulières car aucun diplôme requis pour s’installer. Ainsi, si on s’arrête au stricte cadre légal, n’importe quel particulier en droit de travailler avec le bonne existence juridique peut demain devenir secrétaire administrative, secrétaire médicale ou secrétaire juridique.
Seulement, comme le dit le vieil adage, au royaume de aveugles les borgnes sont rois. Il est complètement illusoire de se lancer sur un métier en réalité si complexe sans une envie débordante et sans un panel de compétences identifiées certain. Pourquoi ? Car dans les faits, de nombreux challenges se dresseront sur votre parcours d’installation et dans la recherche de vos premiers clients supposés générés vos premiers profits. Parmi les défis initiaux, on compte par exemple la définition de son personae et donc de sa cible (avec précision), le montage de son business plan, la rédaction de ses conditions générales de prestations de services, la maîtrise de nouveaux outils, la création d’un certain réseau etc etc. On l’a compris, c’est un vrai métier qui va nécessité beaucoup d’efforts pour sortir du lot et se créer une dynamique entrepreneuriale solide, efficace et réellement génératrice de revenus. Mais alors, quelles sont les qualités d’une secrétaire indépendante qui réussit ?
1. La fiabilité
La fiabilité est la qualité incontournable pour toute assistante administrative Freelance. Quelles que soient vos qualifications ou votre proposition tarifaire, vous perdrez des clients s'ils ne peuvent pas compter sur vous. En signant une prestation de service avec vous, ils doivent être en mesure de se dire qu’ils transfèrent intégralement l’exécution de leurs tâches et peuvent l’oublier en confiance jusqu’à une parfaite restitution à la date actée. Si une ou des interventions sont nécessaires de la part du mandataire, le bénéfice de l’externalisation perd tout son sens.
2. Précision
La précision est très importante. Les erreurs sont humaines et se produiront mais vous devez éviter les erreurs inutiles comme les fautes de frappe ou des maladresses qui casseraient votre image professionnelle comme par exemple votre cadre de prestations de services. Les CGVs sont d’une importance capitale le premier cadre qui fixe une éventuelle collaboration. Une parfaite écriture qui évalue correctement les zones de risques est un premier pas certain vers un socle de confiance. Pour vous munir d’un modèle de CGV rédigé par un avocat pour le métier de secrétaire indépendante, cliquez sur le lien dédié.
3. L'intégrité
L'intégrité est primordiale lorsqu'il s'agit de propriété intellectuelle. Le plagiat est inacceptable et vous coûtera des clients et des risques juridiques très forts. Le plagiat concerne bien évidemment les documents remis en confiance par vos clients mais aussi votre propre structure. Ainsi, « pomper » des CGVs sur le site d’une autre secrétaire sans en avoir acheter les droits est parfaitement illégal et très risqué. Un autre gage d’intégrité est votre transparence sur l’agenda. En outre, vous devez être fidèle à votre calendrier. Si vous promettez du travail pour jeudi, il doit être fait pour jeudi ; si un retard est absolument inévitable, vous devez le communiquer de manière préventive. Fixez vous toujours une marge dans vos estimations pour être capable d’adapter votre planning et respecter vos engagements.
4. La sympathie
Avoir des relations sympathiques avec vos clients vous mènera plus loin que vous ne pourriez l'imaginer. Restez toujours positive, quelle que soit la façon dont le client agit, sauf si évidemment ceci porte préjudice à l’intégrité professionnelle de la relation. Lorsque vous êtes positive et énergique, vous dégagerez un sentiment de bien être qui sera apprécié en toute période : succès ou difficulté.
5. L'ingéniosité
Un assistant virtuel précieux est la personne à contacter pour obtenir des informations. Vous n'avez pas besoin de tout savoir sur l'entreprise, mais vous devez avoir un système en place qui vous permet de répondre aux éventuelles demandes. Par exemple dans le cadre de la gestion des sites e-commerce il n’est pas anodin de voir le management de la FAQ gérée par une secrétaire indépendante qui va être capable d’alimenter la FAQ au gré des questions au même titre que les forums spécifiques. La secrétaire doit être capable de chercher la réponse par elle-même dans la base de données que représente la FAQ et éventuellement alimenter cette dernière d’une nouvelle réponse si celle-ci n’existe pas encore.
6. Une personne "d'idées"
Cet axe là est essentiel et fait la différence entre une secrétaire lambda et une secrétaire indépendante remarquable. Bien évidemment, le fait de pouvoir proposer un angle nouveau sur un axe d’amélioration doit être identifié lors du premier contact client lors de la phase dite de « pénétration » aidée par une fiche de prospection client précise. Indéniablement, si vous êtes capable de proposer un axe d’amélioration suite à un audit factuel, vous marquerez des points certains. A contrario, si la recommandation n’est supportée que par votre approche suggestive, il est possible que celle-ci ne soit pas considérée voire pire, perçue comme malvenue. Il est donc conseillé d’avoir acquis un certain nombre d’expériences avant de formuler ce type de recommandations.
7. Suivez les dossiers et assurez un suivi.
Gardez le contrôle de chaque tâche, même si votre client ne le fait pas. Les petites tâches peuvent souvent passer à travers les mailles du filet, mais c'est votre travail de ne pas laisser cela se produire. Par exemple, j'ai eu un client qui devait approuver tous les signets avant que je ne les affiche. Si je n'obtenais pas d'approbation au bout de deux ou trois jours, je lui envoyais un autre courriel avec les signets en pièce jointe en disant : "Au cas où vous les auriez manqués, ces signets sont en attente d'approbation". Je l'ai fait à plusieurs reprises, et elle m'a même remercié de l'avoir gardée à l'esprit. La rigueur et le suivi sont gages de professionnalisme. Si vous pensez que seul le résultat compte et que le respect des deadlines ou des étapes clés à respecter n’est pas si important, vous n’êtes pas faite pour ce métier. Par exemple, il n’est pas rare de voir que parmi 50 tâches proposées à des secrétaires indépendantes novices, seules les plus importantes sont traitées sérieusement, estimant que les petits oublis « passeront » à côté de la réalisation de la tâche la plus importante. C’est faux. Tout est important et il s’agit ici de faire preuve d’honnêteté intellectuelle sur votre capacité réelle à traiter un sujet dans son intégralité.
8. Capacité à travailler sous pression et dans un environnement incertain
Ne vous laissez pas envahir par la pression. Vous devez montrer certains gages de sérénité pour passer dans le sérail des professionnels de confiance. En outre, peu importe le stress généré par l’incertitude de vos débuts ou votre charge de travail, chaque client doit se sentir unique comme si vous ne traitiez que ses demandes. Bien évidemment il faut bien commencer un jour, mais imaginez l’état d’un mandataire qui doit externaliser la création d’un dossier important si vous lui dites que c’est votre première fois et que vous ne vous sentez pas très sûre… Choisissiez donc bien vos missions en fonction de vos expertises et votre personae, c’est la seule manière de construire une crédibilité pérenne et rester efficace.
L’essence même de votre métier est de le soulager d’un poids, pas d’ajouter du stress et de l’incertitude.
9. Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois.
Evidemment, cela va sans dire mais une qualité importante pour réussir dans ce métier est de savoir jongler entre différentes missions et différents clients même si la ligne directrice de vos types de missions peut être la même selon votre expertise. Si vous n’avez aucune garantie en gestion de projet ou aucune capacité à accélérer en période de rush, vous risquez sincèrement de vous brûler les ailes. Un conseil : commencez doucement, prenez le temps de comprendre vos forces et confirmer vos compétences réelles avant d’accélérer le volume de missions progressivement.
Ces quelques qualités qui dépeignent le profil idéal d'une secrétaire à succès doivent être moteurs de motivations pour les adhérentes et futures adhérentes du site SIO, communauté de secrétaires indépendantes motivées par un projet entrepreneurial qui leur correspond.
